Етикет ділового листа. Приклади фраз ділового листа. Загальні правила складання ділових листів

Час і місце

Необхідно пам’ятати, що психологічно кордон відповіді по часу в її критичному значенні становить сорок вісім годин. Це в тому випадку, якщо немає функції автовідповідача. Коли минуть дві доби, адресат вже сповнений впевненості, що його лист залишено без уваги, або в кращому випадку – втрачено. Правила ділового листи містять і цей пункт: ніколи не затримувати відповідь, бо це неодмінна втрата клієнта, а партнер стане хвилюватися і думати про розрив усіляких відносин. У всякому разі це грубе порушення етики ділового листування. Якщо ж потрібна розсилка однакової інформації, можна просто розширити список адресатів. Приміщення всіх адрес в одне поле “кому” набагато скорочує час доставки дотримується прозорість у партнерських відносинах: кожен отримав лист бачить сформований список.

Прекрасний посил до продовження партнерських відносин – ввічлива фраза “заздалегідь дякую”. Як пишеться в діловому листі і в якій частині вона поміщається – кожен вирішує сам. Звичайно, бачити її адресат повинен після вже засвоєної інформації і спонукання до дії. В кінці листа, перед блоком контактів – найкраще місце для цієї фрази. До речі, про контактною інформацією: вона повинна бути в кожному листі, не тільки в першому. Телефони автора, посаду і все інше не можна змушувати шукати. Оформлення ділового листа від тривалості листування ніяк не залежить. Правила потрібно дотримуватися завжди. А щоб не гадати, чи отримав адресат листа, є функція запиту. Тільки в цьому випадку можна бути впевненим, що воно прочитано. Історія листування обов’язково повинна зберігатися, не можна писати відповідь новим повідомленням. Однак при пересиланні всієї стрічки спілкування для вирішення того чи іншого питання необхідно пам’ятати не тільки про субординацію, але і про конфіденційність. Якщо у листуванні присутня особиста інформація, її потрібно обов’язково видалити перед прочитанням третіми особами.