Документи по особовому складу: види, склад, зберігання

В ході діяльності будь-якого підприємства з’являється велика кількість ділових паперів. Серед цієї маси в окремий комплекс виділяються документи по особовому складу. У нашій статті ми хочемо розповісти про те, які види їх існують, як вони зберігаються.

Взаємовідносини з працівниками

Правильно організований документообіг на підприємстві – запорука успіху його діяльності. Тому ділових паперах завжди потрібно приділяти належну увагу, а значить, і правильно їх оформлювати та зберігати.

Варто нагадати про те, що трудові відносини між роботодавцем і працівниками завжди регулюються Трудовим кодексом РФ. Саме на підставі його статей на підприємстві повинен бути правильно організований порядок звільнення, прийому і переведення співробітників. Всі ті папери, в яких позначені етапи трудової діяльності працівників, це і є документи з особового складу (персоналу, кадрів).

Завдання цих паперів у тому, щоб правильно оформити і закріпити між працівниками і роботодавцем трудові відносини. Варто зазначити, що кадрова документація – одна з найбільш важливих сторін діяльності кадрової служби на будь-якому підприємстві. Правильність і своєчасність ведення паперів повинна знаходиться під контролем керівника.

Більша частина документації є обов’язковою для ведення і передбачено Трудовим кодексом РФ, інструкцією про ведення трудових книжок, Пенсійним законодавством та іншими нормативними актами.

Види документів по особовому складу

Документи по особовому складу можна розділити на наступні види:

Папери, які пов’язані з комплектуванням персоналу підприємства.

Документи, що підтверджують просування працівників по службі.

Папери, що підтверджують виконання трудової дисципліни.

Документи, пов’язані з припиненням трудових відносин.

Як ми бачимо, до документів з особового складу відносяться багато папери, які регулюють відносини між роботодавцями і працівниками. Всі вони регулюють ті чи інші питання, пов’язані з персоналом підприємства.

Первинні документи по особовому складу підрозділяються на два види:

По обліку кадрів.

По обліку робочого часу та розрахунків, що стосуються оплати праці.

До документів з особового складу належать: накази, трудові договори, дипломи, атестати, трудові книжки, особисті справи, картки, свідоцтва з атестації працівників, особисті доручення.

Зберігання документів

В останні роки, на жаль, спостерігається тенденція недостатньої уваги до збереження ділових паперів. За результатами перевірок державної архівної служби були зроблені висновки, що свідчать про те, що зберігання документів з особового складу в нормальних умовах спостерігається лише у 20% перевірених підприємств.

Хоча кожне підприємство повинно дотримуватися правила, закріплені законодавчим чином. Правильне ставлення до ділових паперах безпосередньо пов’язано з необхідністю сприяння організацій з органами пенсійного страхування та інших державних структур. Порушення ведення документообігу може привести до небажаних наслідків, а також загрожує штрафом.

Документи по особовому складу (види паперів наведено нами в статті) свідчать про трудовий стаж людей, а також є підставою для призначення громадянам пенсій та інших виплат. У тому випадку, якщо роботодавець допускає будь-які помилки, занижують дохід працівника, людина може заперечити цей факт у суді.

Крім того, варто розуміти, що зберігання документів з особового складу необхідно, оскільки тільки на їх підставі можна відновити історичні відомості, що мали місце. Не дарма ж для кадрових паперів встановлені законом найтриваліші терміни зберігання.

Зайве говорити про те, що документи не можна втрачати, більш того, їх необхідно тримати в належних умовах. Керівник та начальник відділу кадрів будь-якої організації зобов’язані забезпечити всі умови, необхідні для поточного та архівного зберігання.

До основним вимогам змісту паперів відносяться:

Наявність окремого приміщення для поточного зберігання.

Ящики або шафи з паперами повинні замикатися на ключ.

До документів повинен бути обмежений доступ.

Для архіву потрібно виділити окреме приміщення і контролювати доступ до нього.

Терміни зберігання

Терміни зберігання документів з особового складу найбільш тривалі порівняно з іншими діловими паперами. До документів з тривалими термінами зберігання належать:

Всі розпорядчі папери – розпорядження, накази, постанови.

Списки працівників.

Картки обліку працівників.

Особисті справи.

Особові рахунки працівників.

Наряди і табелі.

Трудові договори і угоди.

Протоколи засідань.

Списки людей, які йдуть на пільгову пенсію.

Книги обліку прийому і звільнення співробітників.

Ми навели далеко не весь перелік тих паперів, які зберігаються протягом 75 років. Винятками є наступні документи:

Акти про виробничих нещасних випадках – 45 років.

Тарификационная відомість – 25 років.

Протоколи засідань комісії по виплаті надбавок за вислугу років – 15 років.

Протягом встановленого часу підприємство повинно забезпечити збереження паперів у встановленому законом порядку.

Підготовка документів

Архів документів по особовому складу на підприємстві має знаходитися в окремому приміщенні, у яке немає доступу стороннім особам. У нього передаються повністю підготовлені належним чином справи. Варто зауважити, що підготовка паперів починається ще на етапі їх створення.

За правильне оформлення документів по особовому складу відповідає відділ кадрів. Для зручності користування всією масою паперів вони компонуються кадровиками наступним чином:

Оформляються справи для кожного виду документів: наказів, особових справ, протоколів і т. д. На папках вказуються заголовки, що відображають номенклатуру.

Всім справам присвоюються облікові номери і вкладається опис.

Забезпечується конфіденційний безпечне поточне зберігання: в замкненому сейфі або шафі.

Всі листочки справи підшиваються і нумеруються. А місце прошивки скріплюється печаткою підприємства та завіряється підписами відповідальних осіб.

У кожній справі неодмінно повинні бути присутніми внутрішні описи.

На обкладинках готових документів вказуються всі реквізити: терміни зберігання, назви, дати.

Формування особової справи

Особиста справа вміщає в себе всі ті документи, в яких є відомості про працівника підприємства і його трудової діяльності. В принципі, особисті справи повинні бути заведені на всіх співробітників організації. Але, як правило, в даний час кадровики оформляють їх тільки для провідних фахівців і керівника. Організація має право самостійно приймати рішення щодо того, які саме папери заводити на працівників. Тому склад документів особової справи може відрізнятися на різних підприємствах. Але в цілому він повинен включати в себе наступні папери:

Опис документів справи.

Резюме і автобіографія.

Анкета.

Копії паперів про наявність освіти.

Копії характеристики.

Копії наказу про затвердження посади.

Трудовий договір.

Всілякі довідки.

Копії наказів про призначення, звільнення та переміщення.

У внутрішній опису повинна знаходиться інформація про порядкових номерах кожного документа в справі. Такий документ підписується тією людиною, який його складав.

Всередині справи обов’язково повинна бути анкета, яка містить досить багато інформації щодо біографії, освіти, сімейного стану працівника. Для того щоб правильно заповнити, працівники, як правило, користуються трудовою книжкою, військовим квитком та паспортом, дипломом.

Документи обліку особового складу

Документи з обліку особистого складу веде кадровик. На підставі первинних паперів здійснюється оперативний облік змін та руху чисельності складу працівників підприємства. До документів обліку відносяться: накази, картки, штатний розклад, розрахункові відомості і багато інші документи.

При прийманні на роботу кожному службовцю присвоюють табельний номер, який згодом значиться у всіх документах з обліку особового складу та нарахування зарплати. Навіть у разі переміщення людини на нову посаду або звільнення його табельний номер залишається за ним і не присвоюється іншому людині.

Накази по особовому складу

Накази документів по особовому складу – це одні з найбільш важливих паперів в кадровому справі. Вони групуються в окремі справи і при цьому мають власну нумерацію. Всередині папка систематизується в хронологічному порядку.

Деякі накази створюють в уніфікованому вигляді, заповнюючи надалі надалі тільки потрібні графи. Всі ж інші складаються за потреби, але при цьому всі документи повинні відповідати певним вимогам.

Організація документів по особовому складу, в тому числі і наказів, здійснюється на підставі термінів їх зберігання. Логічно підшивати їх у справи, які мають одні і той же термін. Так, наприклад, накази про прийом і звільнення повинні зберігатися 75 років, а значить, вони повинні знаходиться окремо від щорічних документів, що регламентують відпустку і зберігаються лише п’ять років.

Якщо підприємство велике і документообіг досить пристойний, то можна різні типи паперів оформляти в окрему справу (наприклад, накази по відпустках – одна папка, накази з відряджень – інша). Це значно полегшить роботу з документами. Крім того, кожна окрема річ заноситься в номенклатуру організації. Якщо в наказі є додаток, то воно також підшивається. А ось, що стосується підстав до наказів – доповідні, заяви, акти, то їх зберігають окремо.

Як показує практика, накази і підстави до них у поточному діловодстві тримають разом, а ось при підготовці до архівного зберігання їх починають переформовувати, розкладаючи по різних папках. Заяви, наприклад, зберігаються до 75 років, але вони входять до складу особової справи.

Всі інші підстави мають термін зберігання до п’яти років, тому вони формуються в окрему справу.

Зберігання наказів

Щоб визначитися зі строками зберігання наказів, необхідно скористатися типовим переліком документів. Він періодично переглядається і уточнюється. На даний момент актуальним є перелік, складений у 2010 році. Згідно йому, як і раніше, підстави наказів підлягають зберіганню близько п’яти років, а велика частина самих наказів зберігаються до 75 років (про виконання обов’язків, відрядження, зміну прізвищ, відпустки та атестаціях).

Крім того, орієнтуватися в термінах зберігання можна за відомчими переліками, складеним для організацій певних сфер діяльності. Правила передбачається проведення експертизи цінності паперів.

Папери довготривалого зберігання необхідно передати в архів документів по особовому складу. На них складається опис, після чого вони передаються на тривале зберігання.

Справи, строки зберігання яких минули, можуть бути знищені.

Як знищити документи?

Архівні папери підприємства можуть бути знищені (якщо строки зберігання минули) самостійно, а можна звернутися за допомогою в спеціальні організації, які займаються даним питанням. Яким би чином ви не організували процес, неодмінно повинен бути складений акт про знищення.

Папери можна самостійно спалити, якщо є безпечне для цього місце, а можна знищити їх з допомогою спеціального апарату. У таких випадках акт складається в довільній формі. А ось великі обсяги справ простіше здати на утилізацію. Але і в цьому випадку всі дії повинні супроводжуватися оформленням документів. В акті приймання-передачі необхідно зафіксувати кількість справ та їх вага. Краще, якщо працівник організації буде особисто бути присутніми при знищенні паперів для дотримання конфіденційності.

Державний архів

У кожному регіоні РФ існує державний архів документів по особовому складу. Основним завданням його діяльності є забезпечення надійного зберігання паперів з особового складу всіх підприємств. Крім того, архів відповідає на запити підприємств і громадян з питань, що стосуються паперів з особового складу. Це напрям його діяльності є дуже потрібним і актуальним, оскільки при закритті організації людям просто нікуди звернутися за отриманням потрібної інформації.

Саме з цієї причини перед архівами стоїть завдання збереження всіх паперів. В даний час дуже часто ліквідуються і закриваються не тільки приватні, але і бюджетні організації. У цьому випадку вони повинні передати документи з особового складу на зберігання в державний архів. У ньому повинні знаходитися протягом 75 років з паперу: накази, розрахункові відомості, документи про переміщення та звільнення, особисті справи і т. д.

Варто зазначити, що справи повинні бути підготовлені перед передачею за всіма правилами. Муніципальні архіви надають свої послуги за умови попереднього узгодження здачі документів.

Підготовка паперів для передачі включає в себе правильне оформлення всіх справ, проведення експертної оцінки паперів, а також складання описів.

Чи потрібно платити гроші за зберігання? Державні та бюджетні підприємства послуги архіву не оплачують. Ліквідовані підприємства недержавної форми власності передають правильно оформлені справи тільки при наявності договору.

Справи передаються за умови затвердження і погодження з експертно-перевірною комісією архіву. Прийом-передача паперів проводиться співробітниками установи в присутності ліквідованої організації. Даний процес досить тривалий і копіткий, оскільки перевіряється стан документів шляхом їх візуального перегляду. В кінці складається відповідний акт.

Замість післямови

Документи по особовому складу – це особлива категорія паперів, яка є на кожному підприємстві. Їх важливість полягає в тому, що вони не втрачають актуальності дуже тривалий час. Навіть після великого періоду часу може виникнути ситуація, при якій знадобиться знову звернутися до них. Не дарма ж саме ці папери оформляють з особливою ретельністю і зберігають довгі роки не тільки на підприємствах, але і в державних архівах.