Документи по особовому складу: види, склад, зберігання

Державний архів

У кожному регіоні РФ існує державний архів документів по особовому складу. Основним завданням його діяльності є забезпечення надійного зберігання паперів з особового складу всіх підприємств. Крім того, архів відповідає на запити підприємств і громадян з питань, що стосуються паперів з особового складу. Це напрям його діяльності є дуже потрібним і актуальним, оскільки при закритті організації людям просто нікуди звернутися за отриманням потрібної інформації.

Саме з цієї причини перед архівами стоїть завдання збереження всіх паперів. В даний час дуже часто ліквідуються і закриваються не тільки приватні, але і бюджетні організації. У цьому випадку вони повинні передати документи з особового складу на зберігання в державний архів. У ньому повинні знаходитися протягом 75 років з паперу: накази, розрахункові відомості, документи про переміщення та звільнення, особисті справи і т. д.

Варто зазначити, що справи повинні бути підготовлені перед передачею за всіма правилами. Муніципальні архіви надають свої послуги за умови попереднього узгодження здачі документів.

Підготовка паперів для передачі включає в себе правильне оформлення всіх справ, проведення експертної оцінки паперів, а також складання описів.

Чи потрібно платити гроші за зберігання? Державні та бюджетні підприємства послуги архіву не оплачують. Ліквідовані підприємства недержавної форми власності передають правильно оформлені справи тільки при наявності договору.

Справи передаються за умови затвердження і погодження з експертно-перевірною комісією архіву. Прийом-передача паперів проводиться співробітниками установи в присутності ліквідованої організації. Даний процес досить тривалий і копіткий, оскільки перевіряється стан документів шляхом їх візуального перегляду. В кінці складається відповідний акт.