Терміни зберігання
Терміни зберігання документів з особового складу найбільш тривалі порівняно з іншими діловими паперами. До документів з тривалими термінами зберігання належать:
Всі розпорядчі папери – розпорядження, накази, постанови.
Списки працівників.
Картки обліку працівників.
Особисті справи.
Особові рахунки працівників.
Наряди і табелі.
Трудові договори і угоди.
Протоколи засідань.
Списки людей, які йдуть на пільгову пенсію.
Книги обліку прийому і звільнення співробітників.
Ми навели далеко не весь перелік тих паперів, які зберігаються протягом 75 років. Винятками є наступні документи:
Акти про виробничих нещасних випадках – 45 років.
Тарификационная відомість – 25 років.
Протоколи засідань комісії по виплаті надбавок за вислугу років – 15 років.
Протягом встановленого часу підприємство повинно забезпечити збереження паперів у встановленому законом порядку.
Підготовка документів
Архів документів по особовому складу на підприємстві має знаходитися в окремому приміщенні, у яке немає доступу стороннім особам. У нього передаються повністю підготовлені належним чином справи. Варто зауважити, що підготовка паперів починається ще на етапі їх створення.
За правильне оформлення документів по особовому складу відповідає відділ кадрів. Для зручності користування всією масою паперів вони компонуються кадровиками наступним чином:
Оформляються справи для кожного виду документів: наказів, особових справ, протоколів і т. д. На папках вказуються заголовки, що відображають номенклатуру.
Всім справам присвоюються облікові номери і вкладається опис.
Забезпечується конфіденційний безпечне поточне зберігання: в замкненому сейфі або шафі.
Всі листочки справи підшиваються і нумеруються. А місце прошивки скріплюється печаткою підприємства та завіряється підписами відповідальних осіб.
У кожній справі неодмінно повинні бути присутніми внутрішні описи.
На обкладинках готових документів вказуються всі реквізити: терміни зберігання, назви, дати.
