Документи по особовому складу: види, склад, зберігання

Документи обліку особового складу

Документи з обліку особистого складу веде кадровик. На підставі первинних паперів здійснюється оперативний облік змін та руху чисельності складу працівників підприємства. До документів обліку відносяться: накази, картки, штатний розклад, розрахункові відомості і багато інші документи.

При прийманні на роботу кожному службовцю присвоюють табельний номер, який згодом значиться у всіх документах з обліку особового складу та нарахування зарплати. Навіть у разі переміщення людини на нову посаду або звільнення його табельний номер залишається за ним і не присвоюється іншому людині.

Накази по особовому складу

Накази документів по особовому складу – це одні з найбільш важливих паперів в кадровому справі. Вони групуються в окремі справи і при цьому мають власну нумерацію. Всередині папка систематизується в хронологічному порядку.

Деякі накази створюють в уніфікованому вигляді, заповнюючи надалі надалі тільки потрібні графи. Всі ж інші складаються за потреби, але при цьому всі документи повинні відповідати певним вимогам.

Організація документів по особовому складу, в тому числі і наказів, здійснюється на підставі термінів їх зберігання. Логічно підшивати їх у справи, які мають одні і той же термін. Так, наприклад, накази про прийом і звільнення повинні зберігатися 75 років, а значить, вони повинні знаходиться окремо від щорічних документів, що регламентують відпустку і зберігаються лише п’ять років.

Якщо підприємство велике і документообіг досить пристойний, то можна різні типи паперів оформляти в окрему справу (наприклад, накази по відпустках – одна папка, накази з відряджень – інша). Це значно полегшить роботу з документами. Крім того, кожна окрема річ заноситься в номенклатуру організації. Якщо в наказі є додаток, то воно також підшивається. А ось, що стосується підстав до наказів – доповідні, заяви, акти, то їх зберігають окремо.

Як показує практика, накази і підстави до них у поточному діловодстві тримають разом, а ось при підготовці до архівного зберігання їх починають переформовувати, розкладаючи по різних папках. Заяви, наприклад, зберігаються до 75 років, але вони входять до складу особової справи.

Всі інші підстави мають термін зберігання до п’яти років, тому вони формуються в окрему справу.