Документи по особовому складу: види, склад, зберігання

Віктор Кузьмін
1 minute

Види документів по особовому складу

Документи по особовому складу можна розділити на наступні види:

  • Папери, які пов’язані з комплектуванням персоналу підприємства.
  • Документи, що підтверджують просування працівників по службі.
  • Папери, що підтверджують виконання трудової дисципліни.
  • Документи, пов’язані з припиненням трудових відносин.

    • Як ми бачимо, до документів з особового складу відносяться багато папери, які регулюють відносини між роботодавцями і працівниками. Всі вони регулюють ті чи інші питання, пов’язані з персоналом підприємства.

    Первинні документи по особовому складу підрозділяються на два види:

  • По обліку кадрів.
  • По обліку робочого часу та розрахунків, що стосуються оплати праці.

    • До документів з особового складу належать: накази, трудові договори, дипломи, атестати, трудові книжки, особисті справи, картки, свідоцтва з атестації працівників, особисті доручення.

    Зберігання документів

    В останні роки, на жаль, спостерігається тенденція недостатньої уваги до збереження ділових паперів. За результатами перевірок державної архівної служби були зроблені висновки, що свідчать про те, що зберігання документів з особового складу в нормальних умовах спостерігається лише у 20% перевірених підприємств.

    Хоча кожне підприємство повинно дотримуватися правила, закріплені законодавчим чином. Правильне ставлення до ділових паперах безпосередньо пов’язано з необхідністю сприяння організацій з органами пенсійного страхування та інших державних структур. Порушення ведення документообігу може привести до небажаних наслідків, а також загрожує штрафом.

    Документи по особовому складу (види паперів наведено нами в статті) свідчать про трудовий стаж людей, а також є підставою для призначення громадянам пенсій та інших виплат. У тому випадку, якщо роботодавець допускає будь-які помилки, занижують дохід працівника, людина може заперечити цей факт у суді.

    Крім того, варто розуміти, що зберігання документів з особового складу необхідно, оскільки тільки на їх підставі можна відновити історичні відомості, що мали місце. Не дарма ж для кадрових паперів встановлені законом найтриваліші терміни зберігання.

    Зайве говорити про те, що документи не можна втрачати, більш того, їх необхідно тримати в належних умовах. Керівник та начальник відділу кадрів будь-якої організації зобов’язані забезпечити всі умови, необхідні для поточного та архівного зберігання.

    До основним вимогам змісту паперів відносяться:

  • Наявність окремого приміщення для поточного зберігання.
  • Ящики або шафи з паперами повинні замикатися на ключ.
  • До документів повинен бути обмежений доступ.
  • Для архіву потрібно виділити окреме приміщення і контролювати доступ до нього.
    • 1 2 3 4 5 6 7 8