Документи по особовому складу: види, склад, зберігання

Зберігання наказів

Щоб визначитися зі строками зберігання наказів, необхідно скористатися типовим переліком документів. Він періодично переглядається і уточнюється. На даний момент актуальним є перелік, складений у 2010 році. Згідно йому, як і раніше, підстави наказів підлягають зберіганню близько п’яти років, а велика частина самих наказів зберігаються до 75 років (про виконання обов’язків, відрядження, зміну прізвищ, відпустки та атестаціях).

Крім того, орієнтуватися в термінах зберігання можна за відомчими переліками, складеним для організацій певних сфер діяльності. Правила передбачається проведення експертизи цінності паперів.

Папери довготривалого зберігання необхідно передати в архів документів по особовому складу. На них складається опис, після чого вони передаються на тривале зберігання.

Справи, строки зберігання яких минули, можуть бути знищені.

Як знищити документи?

Архівні папери підприємства можуть бути знищені (якщо строки зберігання минули) самостійно, а можна звернутися за допомогою в спеціальні організації, які займаються даним питанням. Яким би чином ви не організували процес, неодмінно повинен бути складений акт про знищення.

Папери можна самостійно спалити, якщо є безпечне для цього місце, а можна знищити їх з допомогою спеціального апарату. У таких випадках акт складається в довільній формі. А ось великі обсяги справ простіше здати на утилізацію. Але і в цьому випадку всі дії повинні супроводжуватися оформленням документів. В акті приймання-передачі необхідно зафіксувати кількість справ та їх вага. Краще, якщо працівник організації буде особисто бути присутніми при знищенні паперів для дотримання конфіденційності.