Аудит бізнес-процесів: коли і як його проводити? Бізнес-процеси – приклади
Етап 4: Підготовка звіту, презентація результатів
На основі отриманих відомостей комісія повинна розробити рекомендації та пропозиції щодо вдосконалення процесів. При цьому необхідно відповісти на ключові питання:
- З якими негативними побічними ефектами можна зіткнутися?
- Чи потрібно оновлювати всю документацію?
- Як довго доведеться чекати, щоб побачити ефект від змін?
Далі керівник готує звіт і висновок, а також презентацію результатів. Таким чином, аудит бізнес-процесів дозволяє власникам компанії дізнатися про “слабких місцях” та проблеми в організації. При цьому враховується точка зору відразу 2-х сторін — перевірною і перевіряється.
Удосконалення та розробка бізнес-процесів може включати в себе заходи по додатковому навчанню співробітників, доопрацювання, пропозиції щодо заохочення персоналу і кадрових перестановок.
Методи проведення аудиту та джерела інформації
Початок бізнесу та будь-які значні зміни на підприємстві потребують використання максимально точної і достовірної інформації. В основному це математичні прогнози, порівняння і перерахування даних. В якості джерел даних виступають документи:
- кошториси, журнали виконання робіт;
- документи для оформлення замовлень;
- договори поставок;
- рахунку-фактури;
- картки розрахунку собівартості продукції;
- інвентарні картки;
- регістри бухгалтерського обліку;
- звіти по приходу та відпуску матеріальних ресурсів, картки складського обліку;
- банківські виписки, прибуткові/видаткові касові документи і т. д.
Також необхідно зібрати інформацію про показники процесу — не тільки точні значення, але і те, як відбувається розрахунок планових значень, які заходи вживаються у разі відхилень. Ці дані можна отримати в процесі моніторингу за ходом роботи, а також на інтерв’ю з співробітниками, клієнтами і постачальниками.
