Аудит бізнес-процесів: коли і як його проводити? Бізнес-процеси – приклади
Етап 1: Вивчення загальних закономірностей
Внутрішня перевірка починається зі збирання основної інформації про діяльність підприємства, його структуру і напрями діяльності підрозділів. В основному її отримують з документів підприємства — стратегічний план, правила управління, посадові інструкції, кодекси і т. п. Всі дані заносяться в звіт, в якому зазначаються:
- структура організації;
- перелік основних бізнес-процесів;
- опис роботи підрозділів: назви, функції, вхідні та вихідні документи, результати діяльності.
Часто після складання звіту проводяться інтерв’ю з персоналом. Це дозволяє на ранніх етапах виявити неточності, побачити різницю між реальним станом речей і тим, як представляють організацію самі співробітники.
Етап 2: Детальний аналіз бізнес-процесів
На цьому етапі необхідно описати послідовність і особливості виконання різних операцій на підприємстві. Для зручності складаються таблиці, що описують кожен бізнес-процес окремо.
|
Назва операції |
Початкові дані з надходження яких починається бізнес-процес. |
|
Документи, довідки, запити і т. д., необхідні для виконання завдання. Їх джерела. |
|
|
Документи та звіти, які заповнюються в ході роботи. |
|
|
Учасники бізнес-процесу: співробітники фірми, постачальники, клієнти. |
|
|
Матеріали та інші ресурси, які використовуються при виконанні функції та виходять в результаті. |
|
|
Значущість процесу в роботі підрозділу («А» — найважливіші, «B» — середні, «C» — малозначні). |
|
|
Які проблеми виникають при виконанні? З чийого боку — співробітників, клієнтів, суміжних підрозділів? Наскільки вони критичні? Як впливають на вартість, час, якість? |
|
|
Терміни виконання процесу. |
|
|
Послідовність дій. |
Крім того, складаються докладні схеми та діаграми діяльності, які відображають організаційну структуру компанії, послідовність робочих інструкцій, взаємодії між працівниками одного відділу і різних підрозділів. Вся процедура повинна бути задокументована. При можливості рекомендується організувати аудіо – і відеозапис.
