Аудит бізнес-процесів: коли і як його проводити? Бізнес-процеси – приклади
Щоб вижити в жорсткій конкурентній боротьбі, сучасної компанії життєво необхідно швидко реагувати на зміни ринку і раціонально використовувати наявні ресурси. Проте з часом ефективність знижується — частина дій і процедур застаріває, відділи починають дублювати завдання один одного. Саме тому своєчасне аудит бізнес-процесів так важливий. Знаючи слабкі місця підприємства, керівництво може вжити відповідні заходи і оптимізувати роботу.
Визначення
Бізнес-процес — це ланцюжок логічно пов’язаних, періодично повторюваних операцій, в ході яких використовуються ресурси організації для переробки об’єкта (віртуально або фізично). Іншими словами, це якийсь відрізок роботи підприємства з реальними, вимірними результатами.
Внутрішній аудит бізнес-процесів — це аналіз всіх видів діяльності компанії: виробничої, комерційної, соціальної. Його завдання полягає у визначенні, наскільки ефективно функціонують основні структурні підрозділи фірми і канали передачі інформації.
Коли проводити
1. Після впровадження нової документації та інструкцій. Наприклад, при встановленні іншого. В цьому випадку проводити аудит краще не відразу, а через деякий час, необхідний для “обкатки” і тестування. Глибина перевірки залежить від масштабності змін і важливість цього процесу для компанії.
2. Плановий аудит. Проводиться відповідно до встановленого графіку, не рідше 1 рази в рік.
3. Позаплановий аудит. Організовується на вимогу вищого керівництва або менеджера, що відповідає за конкретний бізнес-процес. Така потреба може виникнути у разі, якщо:
- стався великий збій;
- періодично надходять скарги від клієнтів процесу (зовнішніх і внутрішніх);
- є пропозиції та ідеї щодо покращення процесу.
Узагальнивши, можна сказати, що аудит бізнес-процесів необхідний у всіх випадках, коли в компанії відбуваються які-небудь зміни.
