Аудит бізнес-процесів: коли і як його проводити? Бізнес-процеси – приклади

Документація

Проведення аудиту складається з таких ключових позицій:

1. Розпорядження про проведення. Даний документ затверджується вищим керівництвом і містить інформацію про причини аудиту (планову/позапланову), цілях, об’єктах, учасників комісії. Тут же призначається Керівник аудиту, а також терміни розробки і затвердження програми.

2. Робочі документи аудиторів. Сюди включаються всі записи, які аудитори роблять в ході перевірки, а також заповнені анкети, результати опитувань, бланків інтерв’ю, тестів і т. д. Крім того, на підприємстві зберігаються нормативні документи, в яких прописані вимоги до робочих документів. Вони повинні містити:

• дату і місце складання, прізвище та ініціали перевіряючого;
• джерела та способи отримання інформації (інтерв’ю, спостереження, анкетування);
• детальний опис досліджуваних бізнес-процесів;
• результати всіх проведених раніше аудитів.

Робочі документи заповнюються як довільної, так і в заздалегідь установленій формі — наприклад, у вигляді таблиць, графіків, тексту і т. д.

3. План аудиту. Включає в себе декілька основних розділів: збір і узагальнення інформації, проведення глибокого аналізу, висновки, розробку пропозицій та рекомендацій, складання звіту та презентацію результатів. На початку аудиту вказується її мета, опис досліджуваних бізнес-процесів, а також етапи та основні заходи перевірки. Для кожного етапу необхідно визначити ключові завдання, методи збору та аналізу даних, терміни виконання, ресурси і відповідальних за результат.

4. Звіт. В даному документі підводяться підсумки проведеної роботи, визначаються сильні та слабкі сторони підприємства. У першому розділі наводяться загальні висновки, а у другому — детальна інформація про витрачені ресурси та результати.

5. Аудиторський висновок. Відображає найважливіші висновки та рекомендації по оптимізації бізнес-процесів.