Аудит бізнес-процесів: коли і як його проводити? Бізнес-процеси – приклади
Етап 3: Моделювання
Мета даного етапу — систематизувати інформацію про компанії та її процеси в наочній графічній формі. Модель повинна відображати структуру бізнес-процесів, особливості їх виконання, а також послідовність документообігу.
Спочатку готується структурна модель, що відображає взаємодію підрозділів, документацію, структуру бізнес-процесів (від загальних до приватних груп завдань). Крім того, показується, як саме переміщуються дані, ресурси і документи між основними учасниками.
Готова модель узгоджується з архітекторами, провідними програмістами та спеціалістами організації.
На цьому етапі розробляється детальна схема документообігу. Для цього кожному документу присвоюють свій унікальний реєстраційний номер/код. У спрощеному вигляді вона виглядає так:
|
№ |
Назва |
Звідки приходить |
Куди йде |
Інформація, яку використовують при заповненні документа |
Які дії виконуються з документом |
Відповідальний (ПІБ співробітника або назва відділу). |
Якщо в ході перевірки виявлені які-небудь відхилення, необхідно чітко встановити їх причину. Вона може бути як зовнішньої, так і внутрішньої, об’єктивної чи суб’єктивної (наприклад, низька мотивація співробітника).
