Внутрішні документи організації: основні характеристики

Внутрішні документи організації включають в себе наступні типи: організаційні, службові та розпорядчі.

Організаційні документи підприємства

Абсолютно вся діяльність фірм і підприємств повинна бути зафіксована. Для цього передбачені різні типи документів.

На підставі чинного законодавства всі установи, фірми і приватні підприємства діють на підставі виданих статутів, положень, штатних розкладів та інструкцій. Всі перераховані документи і складають підгрупу документів, іменованих організаційними. Всі вони є необхідними елементами будь-якого підприємства.

Таким чином, організаційними документами підприємства можна назвати групу паперів, які регламентують функції, завдання та загальну структуру підприємства або фірми. Вони регулюють організацію його роботи, обов’язки і права, а також відповідальність його фахівців і керівного персоналу. Це внутрішні нормативні документи організації.

Статут

Статут – правовий акт, який регламентує порядок утворення організації, її компетенцію, основні функції, умови роботи і завдання. По суті, це звід правил, який регулює діяльність будь-якої організації, суспільства або громадян.

При утворенні юридичної особи статут повинен бути затверджений групою його засновників і в обов’язковому порядку зареєстрований відповідно до законодавства. Є основним документом в діяльності організацій будь-яких правових форм власності і регулює їх взаємовідносини з іншими організаціями чи фізичними особами, також встановлює їх обов’язки і права в рамках напрямку діяльності. Статут належить до обов’язкових внутрішніми документами організації.

Зміст статуту має відповідати вимогам чинного законодавства. До складу статуту повинні бути включені:

• найменування та вид підприємства;
• його поштову адресу;
• мета і напрям діяльності;
• порядок утворення статутного капіталу та розподілу прибутку;
• інші аспекти діяльності.

Положення

До положень відносять нормативні акти, які визначають порядок утворення та організацію роботи підприємства. Вони можуть регулювати рамки діяльності різних посадових осіб. Але на практиці, як правило, створюються положення, які регулюють загальну сукупність трудових відносин.

Найбільш поширеним видом положення є документ, який регламентує спільну діяльність діяльність організації або її структурного підрозділу зокрема. Якщо положення стосується організації в цілому, то воно визначає статус підприємства, його компетенцію, а також порядки ліквідації та реорганізації. Положення, що стосуються структурних підрозділів, фіксують порядок розмежування їх функцій. Які нюанси мають ці внутрішні документи організації?

Всі положення мають уніфікований формуляр і оформляються на загальному бланку підприємства. В обов’язковому порядку вони повинні містити інформацію про найменування підприємства або підрозділу, дату і гриф затвердження. Сам текст положення включає в себе цілі, завдання, функції, права та обов’язки, загальні положення, керівництво.

Положення повинні бути затверджені директором, завізовані юристом і підписані безпосередньо тими, хто їх розробляв. Це можуть бути заступники керівника або керівники структурних підрозділів.

Штатний розпис і штатна чисельність

Документ, що закріплює найменування підрозділів, наявних посад та кількість одиниць в штаті, іменується штатною чисельністю. Як і положення, штатна чисельність уніфікована в системі організаційно-розпорядчої документації. Також вона повинна бути оформлена на загальному бланку. Штатна чисельність має візу головного бухгалтера підприємства, інспектора відділу кадрів, безпосередньо керівника і повинна бути завірена печаткою.

Нижче будуть розглянуті й інші внутрішні та зовнішні документи організації.

Документ, що закріплює на підприємстві посади і чисельність працівників, а також фонд заробітної плати, називається штатним розкладом. Форма документа має уніфіковане назву Т-3 і являє собою таблицю, в якій містяться найменування посад тарифні ставки, оклади, надбавки та інша інформація. Складання та затвердження штатного розкладу знаходиться в компетенції головного бухгалтера підприємства.

Які ще внутрішні документи організації існують?

Посадові інструкції

Це нормативні акти, що визначають права і обов’язки співробітників організації, сферу їх діяльності, рамки відповідальності. Посідають особливе місце в структурі внутрішніх документів підприємства. Саме на підставі посадових інструкцій розробляється та укладається договір з працівником. Таким чином, саме трудовий договір та штатний розклад використовуються для вирішення конфліктної ситуації між працівником і роботодавцем у разі її виникнення.

Розробка посадової інструкції входить до компетенції інспектора відділу кадрів, потім вона узгоджується з юридичним відділом і завіряється керівником. Будь-яка зміна, що має істотне значення, має вноситися на підставі наказу директора. Цього вимагають внутрішні нормативні документи організації.

Договори

Договір – багатофункціональний документ. Він регулює будь-які взаємини між суб’єктами економічної діяльності. Договір може оформлятися при покупці або оренді приміщень, поручительство або ціноутворення, продажу товарів або послуг, наймання співробітників або підрядників, залучення сторонніх організацій. Він є, як правило, основним документом, який регулює різні зв’язки економічного характеру між категоріями громадян, юридичними особами.

Основною частиною договору є положення про взаємні права і обов’язки сторін, порядок і строки розрахунку, повні реквізити. Організація роботи з внутрішніми документами лежить на керівнику підприємства.

Службові документи

Службові документи – офіційні документи, які використовуються в поточній організаційної діяльності підприємства. Основними видами службової документації є акти, протоколи, службові записки та довідки.

Акти

Це внутрішні документи, що відображають ті чи інші події або факти і складені кількома особами.

Складаються ці документи в різних ситуаціях, тому мають величезну кількість різновидів: це акти прийому-передачі, акти списання, комерційні акти. Повинні бути складені постійно діючою або призначеною керівником комісією. Оформляються на загальному бланку підприємства (якщо є внутрішніми), повинні мати інформацію про організацію (якщо є зовнішніми).

Складаються акти з двох частин. У першій вони несуть інформацію про предмет та на підставі складання, членів комісії. У другій міститься безпосередньо інформація про проведеної комісією роботи, її результати.

Підписується всіма членами комісії. Якщо акт несе яку-небудь матеріальну або фінансову навантаження, він повинен затверджуватися керівником і завірятися печаткою.

Якщо акт зачіпає діяльність інших структурних підрозділів або посадових осіб, то останні повинні бути з ними ознайомлені. Внутрішні регламентуючі документи організації часто запитуються перевіряючими органами.

Акти, що стосуються важливих питань у діяльності організації (реорганізація, перевірка, ревізія), повинні зберігатися на постійній основі. Менш важливі підлягають зберіганню протягом п’яти років.

Протоколи

Фіксують хід зборів і нарад, обговорювані на них питання та прийняті рішення. Порядок організації внутрішніх документів повинен дотримуватися.

Як правило, протокол зборів та засідання ведеться секретарем шляхом конспектування або стенографування. Включає в себе основні тези виступають з доповідями, проекти рішень з порушених питань. Складається на загальному бланку підприємства з зазначенням найменування протоколируемого події, дати його проведення, списком учасників і порядковим номером.

Протокол складається з вступної частини (зазначаються голова, секретар та присутні посадові особи, а також порядок денний) і основний (включає в себе розділи, відповідні порядку денному, опису виступів та постанова – рішення).

У перелік внутрішніх документів організації також входять акти про псування майна, недостачі, пошкодження або порушення при транспортуванні. Такі повинні складатися на фірмовому бланку без будь-яких виправлень або помарок.

Доповідні, службові, пояснювальні записки

Службові та доповідні записки являють собою документи, які адресують керівникові підприємства або будь-якого підрозділу (у рідкісних випадках – вищестоящому органу). Містять інформацію з якого-небудь питання, що стосується діяльності підприємства або посадових осіб, пропозиції або висновки.

Службова записка – це елемент внутрішнього листування. Складається в тому випадку, якщо питання між підрозділами не може бути вирішене усно. При необхідності візується у керівника. Може бути складена як у рукописному, так і в друкованому вигляді.

Службова записка повинна мати заголовок і основний текст, розкриває суть події, що послужило приводом до її складання, а також висновки і пропозиції. Датою є дата складання. Повинна бути підписана укладачем, а в разі направлення у вищі органи – ще й керівником організації.

Службові записки, що стосуються діяльності підприємства та направляються у вищі органи, зберігаються постійно, а документи внутрішнього контролю організації – п’ять років.

Пояснювальні записки складаються в довільній формі і несуть інформацію по трудовим відносинам. Як правило, містять інформацію про причини, які привели до яких-небудь порушень. Залежно від важливості зберігаються від одного року до п’яти років.

Довідки

Це внутрішні документи, які описують і підтверджують факти і події. Найбільш часто використовуваними довідками на підприємстві є довідки про заробітну плату та підтверджують факт роботи працівника на даному підприємстві. За його вимогу організація зобов’язана видати йому таку довідку.

Найчастіше на підприємстві використовуються формалізовані бланки довідок для прискорення процесу їх підготовки і подальшої видачі.

Довідка повинна містити дані про працівників, яким вона надається, його посади та окладі. В обов’язковому порядку повинна мати дату складання, підписи керівників, печатки підприємства.

Окремим видом довідок є довідки з виробничою тематикою, які можуть бути надані за запитом керівництва. Вони складаються у двох примірниках: один надається адресату, другий додається до справи.

Облік внутрішніх документів організації повинен бути суворим.

Розпорядчі документи організації

Розрізняють наступні види розпорядчих документів:

• Наказ. Видається керівництвом організації з метою вирішення виробничих завдань. Розрізняють накази з виробничих питань та накази по особовому складу. До перших відносяться накази щодо фінансування, постачання, реалізації товарів або послуг, розподілу ресурсів. До других – про прийом на роботу або звільнення, про відпустку або відрядження співробітника. Повинен бути підписаний керівником і доведений до відома тих осіб, діяльність яких він торкається.

• Рішення та розпорядження. Акти, створюваний з метою оперативного вирішення виниклих на виробництві питань. Переважно носять методичний та інформаційний характер. Рішення та розпорядження оформляються ідентично наказам і видаються в одному з наступних випадків: при необхідності розподілу обов’язків або визначення термінів виконання тієї чи іншої задачі; при визначенні порядку використання автотранспорту і так далі. Розпорядження, як правило, складаються з розпорядчої частини та констатуючої, мають окремим пунктом призначення контролюючого органу у вигляді підрозділу чи посадової особи. Підписуються директором, нумеруються в межах календарного року. Якщо стосуються основної діяльності підприємства, зберігаються постійно, за господарсько-адміністративних питань – п’ять років.

Внутрішні документи кредитної організації

Зазвичай кредитні організації розробляють і затверджують різні документи, які регулюють діяльність їх підрозділів та посадових осіб. Це документи про вчинення банківських операцій та інших угод (деякі види правил, процедур, положень, розпоряджень, рішень, наказів, методик, посадових інструкцій та інших документів у формах, прийнятих міжнародною банківською практикою).