Внутрішні документи організації: основні характеристики
Протоколи
Фіксують хід зборів і нарад, обговорювані на них питання та прийняті рішення. Порядок організації внутрішніх документів повинен дотримуватися.
Як правило, протокол зборів та засідання ведеться секретарем шляхом конспектування або стенографування. Включає в себе основні тези виступають з доповідями, проекти рішень з порушених питань. Складається на загальному бланку підприємства з зазначенням найменування протоколируемого події, дати його проведення, списком учасників і порядковим номером.
Протокол складається з вступної частини (зазначаються голова, секретар та присутні посадові особи, а також порядок денний) і основний (включає в себе розділи, відповідні порядку денному, опису виступів та постанова – рішення).
У перелік внутрішніх документів організації також входять акти про псування майна, недостачі, пошкодження або порушення при транспортуванні. Такі повинні складатися на фірмовому бланку без будь-яких виправлень або помарок.
Доповідні, службові, пояснювальні записки
Службові та доповідні записки являють собою документи, які адресують керівникові підприємства або будь-якого підрозділу (у рідкісних випадках – вищестоящому органу). Містять інформацію з якого-небудь питання, що стосується діяльності підприємства або посадових осіб, пропозиції або висновки.
Службова записка – це елемент внутрішнього листування. Складається в тому випадку, якщо питання між підрозділами не може бути вирішене усно. При необхідності візується у керівника. Може бути складена як у рукописному, так і в друкованому вигляді.
Службова записка повинна мати заголовок і основний текст, розкриває суть події, що послужило приводом до її складання, а також висновки і пропозиції. Датою є дата складання. Повинна бути підписана укладачем, а в разі направлення у вищі органи – ще й керівником організації.
Службові записки, що стосуються діяльності підприємства та направляються у вищі органи, зберігаються постійно, а документи внутрішнього контролю організації – п’ять років.
Пояснювальні записки складаються в довільній формі і несуть інформацію по трудовим відносинам. Як правило, містять інформацію про причини, які привели до яких-небудь порушень. Залежно від важливості зберігаються від одного року до п’яти років.