Внутрішні документи організації: основні характеристики

Довідки

Це внутрішні документи, які описують і підтверджують факти і події. Найбільш часто використовуваними довідками на підприємстві є довідки про заробітну плату та підтверджують факт роботи працівника на даному підприємстві. За його вимогу організація зобов’язана видати йому таку довідку.

Найчастіше на підприємстві використовуються формалізовані бланки довідок для прискорення процесу їх підготовки і подальшої видачі.

Довідка повинна містити дані про працівників, яким вона надається, його посади та окладі. В обов’язковому порядку повинна мати дату складання, підписи керівників, печатки підприємства.

Окремим видом довідок є довідки з виробничою тематикою, які можуть бути надані за запитом керівництва. Вони складаються у двох примірниках: один надається адресату, другий додається до справи.

Облік внутрішніх документів організації повинен бути суворим.

Розпорядчі документи організації

Розрізняють наступні види розпорядчих документів:

• Наказ. Видається керівництвом організації з метою вирішення виробничих завдань. Розрізняють накази з виробничих питань та накази по особовому складу. До перших відносяться накази щодо фінансування, постачання, реалізації товарів або послуг, розподілу ресурсів. До других – про прийом на роботу або звільнення, про відпустку або відрядження співробітника. Повинен бути підписаний керівником і доведений до відома тих осіб, діяльність яких він торкається.

• Рішення та розпорядження. Акти, створюваний з метою оперативного вирішення виниклих на виробництві питань. Переважно носять методичний та інформаційний характер. Рішення та розпорядження оформляються ідентично наказам і видаються в одному з наступних випадків: при необхідності розподілу обов’язків або визначення термінів виконання тієї чи іншої задачі; при визначенні порядку використання автотранспорту і так далі. Розпорядження, як правило, складаються з розпорядчої частини та констатуючої, мають окремим пунктом призначення контролюючого органу у вигляді підрозділу чи посадової особи. Підписуються директором, нумеруються в межах календарного року. Якщо стосуються основної діяльності підприємства, зберігаються постійно, за господарсько-адміністративних питань – п’ять років.