Внутрішні документи організації: основні характеристики

Договори

Договір – багатофункціональний документ. Він регулює будь-які взаємини між суб’єктами економічної діяльності. Договір може оформлятися при покупці або оренді приміщень, поручительство або ціноутворення, продажу товарів або послуг, наймання співробітників або підрядників, залучення сторонніх організацій. Він є, як правило, основним документом, який регулює різні зв’язки економічного характеру між категоріями громадян, юридичними особами.

Основною частиною договору є положення про взаємні права і обов’язки сторін, порядок і строки розрахунку, повні реквізити. Організація роботи з внутрішніми документами лежить на керівнику підприємства.

Службові документи

Службові документи – офіційні документи, які використовуються в поточній організаційної діяльності підприємства. Основними видами службової документації є акти, протоколи, службові записки та довідки.

Акти

Це внутрішні документи, що відображають ті чи інші події або факти і складені кількома особами.

Складаються ці документи в різних ситуаціях, тому мають величезну кількість різновидів: це акти прийому-передачі, акти списання, комерційні акти. Повинні бути складені постійно діючою або призначеною керівником комісією. Оформляються на загальному бланку підприємства (якщо є внутрішніми), повинні мати інформацію про організацію (якщо є зовнішніми).

Складаються акти з двох частин. У першій вони несуть інформацію про предмет та на підставі складання, членів комісії. У другій міститься безпосередньо інформація про проведеної комісією роботи, її результати.

Підписується всіма членами комісії. Якщо акт несе яку-небудь матеріальну або фінансову навантаження, він повинен затверджуватися керівником і завірятися печаткою.

Якщо акт зачіпає діяльність інших структурних підрозділів або посадових осіб, то останні повинні бути з ними ознайомлені. Внутрішні регламентуючі документи організації часто запитуються перевіряючими органами.

Акти, що стосуються важливих питань у діяльності організації (реорганізація, перевірка, ревізія), повинні зберігатися на постійній основі. Менш важливі підлягають зберіганню протягом п’яти років.