Внесення змін у штатний розклад. Затвердження штатного розкладу підприємства

Штатний розклад підприємства складається у вигляді таблиці. У неї включається 10 граф. Вона використовується для оформлення штатної чисельності, складу і структури підприємства.

Специфіка документа

Затвердження штатного розкладу здійснюється розпорядженням керівника організації. Даний акт може бути також підписаний уповноваженою на це особою. Необхідно відзначити один важливий нюанс. Оскільки наказ про штатному розкладі закріплює зведену таблицю, то і всі коригування в ній виконуються на підставі аналогічного розпорядження керівника або уповноваженої особи. Розглянемо цей момент детальніше.

Штатний розклад

Зразок може коригуватися в різному обсязі. В залежності від цього буде здійснюватися повна або часткова переробка документа. Так, якщо буде велика кількість змін, то зручніше передрукувати всі розклад цілком (скласти нове). У будь-якому випадку для виконання коригувань потрібно буде видати нове розпорядження.

Підстави

У практиці досить часто виникають ситуації, коли необхідно зміна штатного розкладу. Зокрема, це може бути в таких випадках:

ТК РФ

Внесення змін у штатний розклад тягне за собою коригування трудового договору, яка, в свою чергу, має бути зафіксований належним чином. Як правило, для таких випадків необхідно дотримання встановлених строків, згода працівника і виконання інших вимог, передбачених ТК. В якості прикладу виступає скорочення штату або чисельності працівників підприємства. За ст. 180, частини 2 ТК передбачена гарантія працівникам, які звільняються за зазначеною підставою. Зокрема, йдеться про те, що вони повинні бути повідомлені про майбутню процедуру персонально під розпис не менш ніж за 2 місяці до її початку. У зв’язку з цим внесення змін у штатний розклад здійснюється з певної дати у відповідності з установленим періодом.

Розробка зведеної таблиці

По Кваліфікованому довідником посад керівників, фахівців і інших службовців, штатний розклад (зразок таблиці наведено в статті) може становити економіст з праці. У зв’язку з тим, що такий працівник є далеко не на кожній фірмі, то керівництво самостійно вибирає службовця, на яку покладатиметься ця робота. У разі якщо складання розкладу ставиться в обов’язки співробітника, у якого дана функція не прописана в трудовому контракті або інструкції, то призначення здійснюється шляхом видання відповідного наказу. Даним розпорядженням ця робота вводиться в основну діяльність службовця.

Форма штатного розкладу

В ТК не міститься пряма вимога про наявність зведеної таблиці в кожній компанії. Але за Постановою Держкомстату передбачається, що бланки первинної облікової документації з обліку діяльності співробітників і її оплати, у тому числі форма Т-3 (штатний розклад), діють для організацій всіх видів власності. До квітня 2001-го року в законодавстві не було встановлено вимог до складання зведеної таблиці. З введенням уніфікованих бланків облікової (первинної) документації роботодавцями може використовуватися нова готова форма штатного розкладу. У 2004-му році був виданий новий Альбом уніфікованих бланків. Згідно з ним, форма Т-3 (штатний розклад) була відкоригована.

Відповідність даних

Посади в штатному розкладі повинні відповідати тим, що вказані в трудових договорах. Якщо за ФЗ з виконанням робіт за спеціальностями або професіями передбачається наявність обмежень або пільг, то їх назви повинні узгоджуватися з найменуваннями та вимогами, наведеними у кваліфікованих довідниках, затверджених у порядку, який встановлений Урядом. При встановленні посад можна використовувати наступні спеціальні видання:

• ЄТКД.
• Кваліфікаційний довідник посад службовців, фахівців і керівників.
• ЗКППТР.

Порядок коригування

Зміна штатного розкладу може здійснюватися двома способами. Першим є повна переробка таблиці. Новий розклад, що має наступний реєстраційний номер, має затверджуватися розпорядженням по основній діяльності. Однак коригування можуть бути незначними. У цьому випадку вони оформляються наказом. У даному розпорядженні, на відміну від типового по основній діяльності, немає констатуючої частини. Акт можна відразу починати зі слова “Наказую”, оскільки додаткових коментарів для затвердження і введення в дію розкладу не потрібно. При необхідності можна вказати причини даної процедури. Ними можуть стати:

• Вдосконалення структури компанії.
• Реорганізація.
• Проведення заходів, які направлені на поліпшення роботи окремих підрозділів.
• Скорочення або розширення виробничої основи.
• Оптимізація управлінської діяльності.
• Зміна законодавства.
• Планово-економічний розрахунок відділу кадрів, усунення дубльованих функцій і так далі.

При заміні колишніх посад у розкладі новими, зміну їх назв, формуванні відділів необхідно вносити коригування в кадрову документацію співробітників. Вони, в свою чергу, будуть залежати від нововведень табеля. Зокрема, це може бути:

• Покладання додаткової обов’язки.
• Переклад.
• Зміна окладу.

Перейменування спеціальності

Таке внесення змін у штатний розклад не спричиняє коригування трудових функцій чи графіка роботи. Назва спеціальності, професії виступає обов’язковою умовою трудового контракту. У ст. 73 ТК передбачено, що на підставах, що стосуються зміни технологічних або організаційних факторів діяльності, з ініціативи наймача допускається коригування суттєвих пунктів договору, визначених сторонами. Однак при цьому повинна дотримуватися обов’язкова умова. Трудова функція службовця повинна залишитися незмінною. Крім цього, у ст. 73 встановлено особливий порядок, згідно з яким працівник повинен бути попереджений про можливі нововведення не пізніше ніж за 2 місяці. Внесення змін у штатний розклад здійснюється в даному випадку за письмовою згодою працівника. Після його отримання коригуються дані особової картки та трудової книжки.

Нова назва підрозділу

Якщо найменування відділу присутня в контракті з працівником, то його зміна здійснюється аналогічно наведеному вище порядку. У цьому випадку також коригування не повинна торкнутися безпосередні робочі функції або істотні умови здійснення діяльності за фахом. Наприклад, зміна може бути таким: замість відділу маркетингу введено відділ по маркетинговим дослідженням.

Переклад

За ст. 72, ним вважається зміна істотних умов договору чи трудової функції. Маються на увазі, зокрема, місце діяльності, якщо даний пункт зафіксований у контракті, обов’язки і права, характеристики умов діяльності, компенсації і пільги, умови оплати, режим відпочинку і роботи. Постійний переклад в тій же компанії з ініціативи наймача дозволено з письмової згоди службовця. В якості першого документа в процесі оформлення виступає речення. Наступними будуть зміни до договору, оформлені письмово та завірені роботодавцем і працівником. Після видається розпорядження про переказ (форма Т-5). В якості підстави виступає зміна пункту контракту. Далі коригуються дані особової картки та трудової книжки.

Нові оклади, надбавки

При прийнятті рішення про збільшення ставок видається відповідний наказ, згідно з яким змінюється розклад. У розпорядженні встановлюються:

Згідно ст. 57 ТК, умови, згідно з якими оплачується праця працівників, вносяться в контракт з ними. У зв’язку з цим зміни, які стосуються надбавок і ставок, слід оформляти так само, як і інші коригування суттєвих пунктів в договорі. В даному випадку з працівниками, яких торкнулося розпорядження, необхідно укласти додаткову угоду. Відповідно, з наказом про ці зміни повинні бути ознайомлені всі працівники, які відповідальні за ведення відповідної документації.

Важливий момент

Вище розглянуто збільшення надбавок і ставок. Дана ситуація вважається безконфліктної – в таких випадках не виникає складнощів з отриманням схвалення службовців на такі коригування. Однак внаслідок погіршення економічного становища наймачі найчастіше намагаються зменшити ставки працівникам в односторонньому порядку, керуючись ст. 74. Норми даної статті, тим не менш, можуть застосовуватися тільки за умови, що зміни обумовлюються коригуванням технологічних або організаційних факторів. Причини економічного характеру до них не відносяться. Виходячи з цього, в односторонньому порядку наймач не вправі знижувати тарифні ставки. Керівник, звичайно, може спробувати отримати схвалення службовців, скласти додаткову угоду до договору. Однак слід пам’ятати, що будь-які дії співробітників з примусу роботодавця завжди чреваті конфліктами, сварками і фінансовими наслідками для компанії.