Управлінський облік на підприємстві

Кожному підприємцю при веденні власного бізнесу необхідно знати, який товар користується великим попитом, у скільки обходиться його виробництво, який прибуток можна отримати від реалізації. Всі компанії фіксують ці дані. Деякі фірми записують операції в звичайних журналах, інші використовують комп’ютерні таблиці, треті ж йдуть далі і впроваджують спеціальні схеми. Однією з них є система управлінського обліку. Вона дозволяє автоматизувати процес збору інформації, що, в свою чергу, забезпечує отримання цілісної картини роботи компанії у цифрах у будь-який момент. Розглянемо далі, як здійснюється організація управлінського обліку.

Головні складові

Основи управлінського обліку утворені двома елементами. Перший включає в себе комплекс завдань, спрямованих на побудову структури, вибір виконавців відповідних функцій, встановлення строків появи звітів. Другий елемент утворений безпосередньо самими технологіями. До них відносять:

Методи управлінського обліку.

Способи складання звітів.

Оцінку дані та їх аналіз.

Критерії, за якими здійснюється відображення поточних операцій.

Управлінський облік і аналіз включають в себе різні технології. У зв’язку з цим у компанії повинні бути співробітники, які з легкістю можуть відрізнити кредит від дебету, розібратися в розробці та реалізації завдань.

Принципи управлінського обліку

Необхідність постановки різних завдань, що стосуються розвитку і функціонування бізнесу, змушує керівництво замислитися про формування такої схеми звітності, яка дозволила б без особливих труднощів:

Отримувати актуальні дані про свою компанію і натуральних показниках.

Контролювати фінансові наслідки прийнятих рішень.

Спостерігати за результативністю роботи як всієї компанії, так і окремих її підрозділів, а в ряді випадків оцінювати ефективність конкретних операцій.

Система управлінського обліку являє собою розгорнуту схему збору та обробки даних. Вона передбачає реалізацію функцій, що стосуються:

• Комплексу процесів, що формують роботу компанії.
• Структурних підрозділів, що беруть участь у різних операціях.
• Ресурсів, що використовуються в процесах.
• Показників, за допомогою яких відображаються характеристики інших об’єктів адміністрування для досягнення стратегічних і поточних цілей компанії.

Принципи управлінського обліку дозволяють структурувати всі відомості, які збираються і обробляються в моніторинговому режимі.

Цілі

Від того, наскільки грамотно проведена організація управлінського обліку, буде залежати повнота і ясність загальної картини роботи компанії. Як відомо, пошук і обробка інформації є прямими обов’язками маркетингової служби. Однак на практиці найчастіше фахівці обмежуються збором тільки зовнішніх даних. Зокрема, вони вивчають ціни на галузевих ринках, конкурентне середовище і так далі. Управлінський облік на підприємстві передбачає внутрішній маркетинг. Він включає в себе ретельне вивчення самої компанії. Інформація управлінського обліку дозволяє сформувати повне уявлення про економічний стан бізнесу, встановити запас міцності, визначити перспективи розвитку та потенціал фірми.

Відмінні риси

Розглянута схема впроваджується головним чином для підвищення ефективності адміністрування, а не для подальшого звіту перед наглядовими інстанціями. Цим відрізняються фінансовий та управлінський облік. У цьому зв’язку необхідно доручати вести адміністративний контроль компетентним у цьому питанні фахівцям. Адміністративний звіт складається не так, як бухгалтерський. Управлінський облік передбачає використання особливих інструментів і підходів. Крім того, різні і цілі цих робіт. Правила, за якими формується адміністративний звіт, відрізняються від тих, на підставі яких складається бухгалтерський. Управлінський облік необхідний виключно для розвитку компанії, виявлення актуальних завдань і оптимальних варіантів їх реалізації.

Переваги схеми

Управлінський облік на підприємстві володіє наступними перевагами:

Гнучкість і здатність легко адаптуватися до будь-яких нових процесів, які виникають в ході роботи компанії.

Спрямованість на конкретну фірму. Варто відзначити, що це ще одна ознака, за яким відрізняються фінансовий та управлінський облік. Якщо перший ведеться за єдиною для всіх компаній схемою, то другий складається під певну фірму з урахуванням її профілю.

Наявність у схемі як грошових, так і натуральних показників.

При грамотному впровадженні схема зрозуміла всім спеціалістам та керівникам підрозділів. При цьому проміжний облік управлінських рішень дозволяє останнім максимально ефективно реалізовувати повсякденні завдання.

Актуальність проблеми

Існує думка, що управлінський облік дуже складний, тому його впровадження доцільно тільки у великих компаніях. Однак це не зовсім вірно. Насправді управлінський облік здійснюється в повній мірі лише в 10 % всіх фірм. Але навіть перед господарем невеликий роздрібної мережі в певний момент може постати проблема фіксування продукції та результатів її реалізації. Приміром, підприємець продає косметику та парфумерію. У кожному працюючому у нього кіоску присутні більше 1000 найменувань, а всього в обороті задіяно близько 10 тисяч позицій. Якщо у нього 1-2 точки, то фіксувати обіг продукції не так складно. Але якщо його бізнес починає розширюватися, то виникає необхідність періодичної інвентаризації. І в таких випадках підприємець розуміє, що зібрати достовірні відомості практично неможливо. Такі ситуації вважаються типовими для будь-якого бізнесу. Кустарні методи управлінського обліку та оцінки рентабельності значно уповільнюють розвиток компанії. В кінцевому підсумку це впливає на прибуток.

Специфіка адміністрування

Для ефективного контролю над роботою компанії керівництво повинно оперативно отримувати дані по трьох позиціях. Управлінський облік, таким чином, передбачає збір та обробку інформації:

• по собівартості продукції;
• асортименту виробів;
• фінансовому обігу.

Ці три елемента досить тісно пов’язані один з одним, і між ними безперервно відбувається обмін даними. Якщо управлінський облік буде стосуватися тільки одне з названих напрямків, то в результаті не вийде об’єктивною, а головне, повної картини. Так, якщо буде складено звіт тільки по продажах, то він не дозволить виявити зміну попиту на ті або інші вироби, зрозуміти, який їх обсяг був проданий.

Контроль асортименту

Управлінський облік товарів передбачає:

Стратегічне планування. Для будь-якої фірми особливе значення має ефективне розподіл коштів з урахуванням можливостей і змін ринку і потенціалу компанії.

Поточний контроль. В ході нього здійснюється безперервне спостереження за асортиментом. При необхідності проводиться коригування складених планів з урахуванням ситуації і прогнозів на майбутнє.

Для ефективності управління асортиментом в компанії повинен бути розроблений власний класифікатор продукції. Це особливо актуально для тих фірм, в обігу яких перебувають сотні і тисячі товарів. Здійснюючи класифікацію, можна поділити вироби на невзаємозамінні і взаємозамінні. У кожний розділ не варто включати велику кількість позицій. В іншому випадку можуть виникнути складності при аналізі відомостей. Крім того, слід взяти до уваги, що обсяги реалізації по позиціях у кожному розділі повинні бути в цілому порівнянні. Наприклад, при порівнянні обороту в 7 мільйонів рублів і 400 тисяч рублів перевагу може бути віддано випуску першого товару. Це, в свою чергу, здатне призвести до повного виключення другого з асортименту. Але це може бути стратегічною помилкою, оскільки саме в цьому товарі, можливо, будуть потребувати постійні клієнти фірми.

Необхідні відомості

Управління асортиментом передбачає вивчення динаміки:

• цін на продукцію;
• продажу;
• складських запасів;
• собівартості;
• прибутку;
• середньозваженої закупівельної вартості сировини;
• частки конкретної продукції в обороті групи виробів.

Крім цього, необхідні відомості про середньозважений термін оборотності товару.

Облік управлінських витрат

Власник будь-якої компанії прагне отримати максимальний прибуток. Одним з варіантів досягнення цієї мети вважається постійне виявлення і скорочення витрат. Але якщо брати до уваги лише бухгалтерську звітність, то реалізувати ці завдання майже неможливе. Це обумовлено тим, що в балансі компанії відображаються всі витрати по факту. Наприклад, фірма зберігає на складі продукцію. З позиції бухгалтерської після випуску продукції її собівартість незмінна. В цьому випадку не враховуються витрати на оплату складу, заробітна плата комірника, фахівців відділу збуту.

Якщо сировина для виробництва було придбано в кредит, то до того, як не будуть погашені зобов’язання, за договором позики нараховуються відсотки. Відображаються всі ці додаткові витрати в управлінському обліку. З його допомогою визначається собівартість кожної одиниці продукції не для оподаткування, а для одержання найбільш повних даних про витратах і контролю їх. Ефективне управління витратами передбачає розробку особливої схеми розрахунку собівартості. У неї повинні включатися всі деталі. Далі необхідно сформувати “дерево” витрат. При цьому витрати потрібно класифікувати так, щоб потім їх можна було б легко порівняти один з одним. Якщо на одному з рівнів різних витрат буде занадто багато і між ними виявляються значні розходження по абсолютним величинам, то облік не буде ефективним.

Контроль собівартості

В якості основи для ефективного розрахунку в даному випадку буде виступати класифікація всього процесу за стадіями:

Постачання.

Виготовлення.

Реалізація.

У базову собівартість входить ціна на напівфабрикати, сировину, митні податки та ймовірні акцизи, інші витрати. В процесі виготовлення продукції долучаються і виробничі витрати. Далі собівартість збільшується при збуті товару. Після реалізації можуть з’явитися додаткові витрати (у вигляді податків, наприклад). Розглядаючи формування собівартості зазначеним чином, можна своєчасно прийняти необхідні заходи по зниженню витрат на кожній стадії процесу. Стабільно діюча схема дозволяє керівництву знати в будь-який момент про всі зміни щодо будь-якої позиції, групи товарів або всього обсягу продукції.

Рух грошей

При впровадженні управлінського обліку необхідно грамотно розподілити кошти між підрозділами компанії, що відповідають за їх переміщення. Такі відділи іменують за центрами фінансової відповідальності. У кожному такому підрозділі є власний бюджет. Менеджери цих центрів мають право приймати ті чи інші рішення, що стосуються грошей, самостійно. Децентралізація сприяє підвищенню оперативності роботи відділів і всієї фірми в цілому. Крім цього, вона дозволяє досягти прозорості у бізнесі. Керівництву компанії в цьому випадку легше здійснювати контроль над діяльністю конкретних секторів підприємства і бачити джерела появи витрат і прибутку.

Переваги поділу на ЦФО

На практиці зазначені центри добре працюють з наступних причин:

Лінійні менеджери володіють великим обсягом інформації щодо стану справ у власному підрозділі. Це, в свою чергу, забезпечує їх здатність приймати більш актуальні та своєчасні рішення, ніж керівництво компанії.

Посилюється зацікавленість працівників у результатах їх праці, що підвищує їх ініціативність.

Топ-менеджери, у свою чергу, звільняються від необхідності щодня вирішувати дрібні завдання і питання. Це дозволяє їм сконцентрувати сили на стратегічних цілях.

Недоліки роботи центрів

До мінусів децентралізації можна віднести ряд важливих моментів. В першу чергу, існує ймовірність, що лінійні менеджери приймуть рішення, яке буде відповідати інтересам і цілям їх ЦФО, але розходитися з завданнями всієї компанії. Крім цього, керівники одних підрозділів можуть неуважно ставитися до діяльності інших відділів, уповільнювати їх роботу. Для усунення зазначених недоліків у фірмі доцільно створити збалансовану схему показників. У цифрах слід викласти загальні стратегічні завдання, які стоять перед компанією (наприклад, збільшити обсяг реалізації вдвічі за рік), і скласти план заходів, спрямованих на їх реалізацію. Цим і будуть керуватися підрозділи підприємства.

Головні правила

Для успішної підготовки інформації для прийняття складних рішень слід:

Використовувати підхід “витрати – вигода”. Мова, зокрема, йде про розподіл ресурсів на ті альтернативні варіанти, які в максимальній мірі будуть сприяти досягненню пріоритетних цілей компанії, але в той же час є найменш витратними.

Ставитися до поведінки співробітників так само уважно, як і до технічних аспектів. Не слід недооцінювати роль колективу і окремих службовців в ефективності контролю і планування. Самим працівникам слід пам’ятати про те, що схеми управління не обмежуються виключно технічними параметрами (наприклад, типом програмного забезпечення або частотою складання звітів).

Використовувати різні кошти на різні цілі. Тут слід сказати, що не завжди концепція обліку витрат для зовнішньої звітності буде відповідати тій, яка застосовується для складання внутрішнього балансу компанії.

Підхід “витрати – вигода”

Досить часто бухгалтерам доводиться стикатися з необхідністю підготовки інформації для забезпечення найбільш раціонального розподілу наявних ресурсів. До прикладу, може виникнути питання: придбати нове програмне забезпечення або залучити спеціаліста, який оновила б існуючий? Рішення такого роду задач доцільно здійснювати з використанням підходу “витрати – вигода”. Основним критерієм вибору альтернативного варіанта буде збільшення очікуваного прибутку над передбачуваними витратами. Наприклад, компанія планує впровадження нової системи бюджетування. Раніше на фірмі діяла схема, яка включала збір фактичних даних, і малоформализованная модель планування. В якості основного переваги впровадження нової системи бюджетування буде виступати те, що керівники відділів отримають можливість вести регулярне формалізоване прогнозування. У цьому випадку доходи від схеми, які будуть отримані, перевищать витрати на підготовку працівників, закупівлю обладнання і так далі.

Технічний та поведінковий аспекти

Схема управлінського обліку виконує одночасно дві задачі:

Сприяє знаходженню вірних відповідей на актуальні питання.

Мотивує поведінку керівників відділів та інших працівників на досягнення основних цілей компанії.

Менеджмент в першу чергу спрямований на надання підтримки іншим фахівцям з метою підвищення ефективності їх роботи. У деяких ситуаціях керівнику підрозділу доцільніше поспілкуватися з яким-небудь підлеглим йому працівником особисто, ніж направляти йому сухі вказівки.

Різні засоби для різних цілей

В якості прикладу можна розглянути витрати на рекламні акції у зв’язку з впровадженням нового продукту Microsoft. Його термін корисної експлуатації – від 2 і більше років. При складанні зовнішньої звітності (наприклад, для засновників компанії) всі витрати на рекламу по ТБ відносяться на зменшення доходу того року, в якому вони здійснені. Це виступає в якості обов’язкової вимоги при оформленні балансових документів. Для управлінських цілей, у свою чергу, витрати на рекламу при складанні внутрішньої звітності можуть капіталізуватися і списуватися на зменшення доходу протягом декількох майбутніх років. Документи, що відображають переміщення коштів, можуть оформлятися як для сторонніх зацікавлених осіб, так і використовуватися в межах самої компанії. У зв’язку з цим спеціальні способи ведення бухобліку можуть мати відмінності залежно від ситуації.