Терміни зберігання документів у діловодстві: особливості і правила

Віктор Кузьмін

1 minute

Існують різні строки зберігання документів у діловодстві документів певного виду. Деякі з них відносяться до таких, що мають безстрокову інформативну цінність, інші ж втрачають актуальність досить швидко. Так які документи і як довго необхідно зберігати? Яким способом вони повинні бути утилізовані? Все це гранично чітко прописано в законодавстві.

Три типи термінів зберігання

Перелік термінів зберігання документів у діловодстві: тимчасовий (до 10 років), довгостроковий (понад 10 років) і постійний. Якщо говорити про справи тривалого і постійного зберігання, то вони після свого завершення передаються в спеціальні відділи строком на 2 роки, а потім надходять в архів.

Чи впливає вид носія на час зберігання?

Тип носія інформації (паперовий або електронний) не впливає на період зберігання. Важлива інформація, яку він містить. Подальше використання тієї чи іншої справи визначає спеціальна експертиза. Вона класифікує всі документи, що позначає, чи можуть вони бути використані в інтересах (або проти) науки, держави, суспільства, окремих осіб і т. д.

Навіщо проводиться експертиза з визначення цінності документів?

Без цієї процедури неможливо обійтися в сфері діловодства, будь це держархів, організація або підприємство.

Цілі експертизи – визначити або змінити термін зберігання документа; провести відбір тих справ, які підлягають утилізації як вже не несучі цінності або втратили актуальність; визначити термін збереження документів, що не мають історичної або наукової цінності, але володіють практичним значенням. Також експертиза повинна визначити, до якого типу цінності відноситься інша документація: політичної, наукової, господарської, культурної, виробничої і т. д.

За інформацією про укомплектуванні, обліку, зберігання і подальше призначення справ слід звернутися до Закону про архівну справу.

Підсумком експертизи має стати перелік, що містить 12 розділів документів, що з’явилися в результаті функціонування держструктур, організацій, установ та інших компаній. Особливу увагу звернемо на бухгалтерські та кадрові справи, розглянувши умови та терміни зберігання документів на підприємствах. Злегка торкнемося медичних документів.

Медична документація

Папери медичного призначення, як і інші інформативно важливі, мають свої певні терміни зберігання документів у діловодстві медичної організації. Цей період регламентовано нормативно-правовими актами РФ і за різних категорій документів складає від 1 року до 50 років.

Бухгалтерська документація

Для документації, виробленої бухгалтерськими відділами, застосовуються окремі умови і терміни зберігання документів у діловодстві. Первинної документації, балансів, даними облікових регістрів, звітів після обробки наказано зберігатися в спеціальному приміщенні, або в закритому шафі – до того моменту, як вони будуть переведені в архів організації. Бланки суворої звітності повинні знаходитися в металевих шафах або сейфах. Головний бухгалтер призначає особа, уповноважена стежити за цими питаннями.

Якщо цього типу документи втрачені, зіпсовані, нелегально передані третім особам, то керівництво організації повинне в обов’язковому порядку повідомити про цей факт правоохоронні органи. Знищення або вилучення документації повинно відбуватися виключно за вимогам, визначеним законодавством.

Період зберігання бухгалтерських документів

Існуючі норми термінів зберігання бухгалтерських справ:

первинна документація, бланки – 3 роки;
касові документи, інформація, що стосується фінансових операцій, – 5 років;
платіжні та розрахункові відомості (якщо не є особового рахунку) – 75 років.

Вилучати справи по закінченні періоду зберігання заборонено без перевірки з боку податкових органів, а рішення про знищення документів у діловодстві з вичерпаним терміном зберігання повинна приймати спеціально призначена комісія.

Кадрове діловодство

Кадрова документація володіє великою соціальною значущістю (в першу чергу це стосується наявності персональних даних), тому їх зберігання визначається особливими правилами. Значна їх частина служить фактичним підтвердженням прав працівників на соцзабезпечення (по старості, інвалідності та ін.), містить інформацію про їхній трудовий стаж і т. д. У зв’язку з цим більшість кадрових документів відноситься до таких, що мають тривалий або постійний термін зберігання, використовується в архівах, куди звертаються громадяни за довідковою інформацією. Також вони володіють археографічної та біографічної цінністю, служать джерелами для статистичних оглядів або історичних і соціальних досліджень.

Головна умова для зберігання документації з відділу кадрів – обмеження нелегального доступу до персональної інформації про працівників, а також можливість швидкого пошуку потрібних справ.

В організації діловодства та строків зберігання документів кадровиків можна виділити два типи зберігання: поточний і подальший. Перший тип поділяється на два підтипи: зберігання документації в процесі виконання і зберігання виконаної документації.

Справи в період їх виконання знаходяться у того, хто ними займається, в спеціальних папках із назвами (наприклад, “Терміново”, “На підпис”). Тут же повинні бути вказані телефон, прізвище, ініціали виконавця. Після вони підшиваються і зберігаються відповідно до номенклатури.

Накази

Всі накази повинні зберігатися в оригіналах, а їх копії (за заохочень, стягнень, прийому на роботу, звільнення тощо) заносяться в особову справу працівника. Воно поміщається в пронумеровану папку, а його сторінки повинні бути прошиті. Обкладинка особової справи має свій порядковий номер. Поточне терміни зберігання документів кадрового діловодства поширюється тільки на працюючих в даний час співробітників. Після звільнення справу треба витягти з папки і оформити на передачу в архів.

Умови зберігання трудових книжок працівників, так само як і печаток, штампів, бланків документів, ключів від шаф з документацією, мають на увазі утримання їх в сейфі начальника відділу кадрів. Крім цього, працівникові кадрового відділу рекомендується, виходячи з свого кабінету, прибирати всі записи і документи в шафу і вимикати комп’ютер. По закінченні робочого дня необхідно помістити всю документацію шафа з металу і опечатати його. Ключ здається начальнику відділу з розписом у відповідному журналі. Всі чернетки і забраковані бланки знищуються, комп’ютери відключаються від мережі. Якщо працівник отримав на руки копію чи виписку з документа, він повинен залишити розпис про це в журналі.

В архівний фонд потрапляють тільки ті документи, чий термін зберігання понад 10 років. Вони мають соціальну, економічну, політичну, історичну та іншу цінність. Графік, за яким відбувається здача документів до архіву, затверджується керівником або роботодавцем. Документи повинні поступати сюди у вигляді оригіналів. Якщо це неможливо, то завіряється і здається їх копія.

Регулює термін і порядок зберігання кадрової документації “Перелік типових управлінських документів”, затверджений Росархівом. Терміни зберігання документів у діловодстві та порядок зберігання трудових книжок затверджено у спеціальному нормативному акті – Постанові Уряду РФ “ПРО трудових книжках”.

Терміни зберігання кадрової документації

Отже, протягом 5 років зберігаються:

Документи (довідки, інформація, відомості тощо), що стосуються наявності, комплектування або руху працівників.
Документи (списки, відомості, довідки), що стосуються вивільнення або потреби в робочому складі, створення робочих місць, статі, віку, професійної кваліфікації співробітників.
Листування, що стосується питань працевлаштування.
Документи про переведення працівників на скорочений робочий день або тиждень.
Документи, що стосуються трудових спорів.
Звіти, що стосуються стану та перевірки роботи з працівниками, зберігаються на постійній основі, а заявки (довідки) про вивільнення і потреби працівників – також протягом п’яти років.

Протягом 3 років зберігаються:

Документи (відомості, баланси робочого часу, відомості, доповідні записки), що стосуються обліку робочого часу.
Акти (інформації, характеристики, повідомлення, довідки тощо), в яких міститься інформація про трудову дисципліну.
Акти (звіти та інші відомості, що стосуються обліку трудових вкладишів і книжок.

Зберігання терміном в один рік стосується табелів та журналів обліку робочого часу, а також графіків надання відпусток.

Особиста справа і особиста картка працівника зберігається протягом 75 років, а якщо мова йде про даної документації на керівників, працівників з державними нагородами або званнями, членів виконавчих, керівних або контрольних структур організації, то постійно.

Штатний розклад організації та зміни до них зберігаються на постійній основі, а штатні розстановки – протягом 75 років.

Типова посадова інструкція за місцем затвердження і розробки зберігається постійно, персональна (в складі особових справ) – протягом 75 років.

Залишається у роботодавця примірник трудового договору, подшивающийся в особову справу співробітника, повинен зберігатися протягом 75 років, а потім здаватися в архів. Якщо ж особисті справи не ведуться, то такі договори повинні бути сформовані в окрему справу на тих же умовах зберігання.

Картки обліку, книги, журнали також мають свої терміни терміни зберігання документів у діловодстві:

Прийом, переміщення, звільнення співробітників – 75 років.
Облік відряджень працівників – 5 років з дня звільнення.
Облік військовозобов’язаних – 3 роки.
Відомості про відпустки – 3 роки.
Особисті справи, картки, трудові договори і угоди – 75 років.
Видача трудових вкладишів і книжок – 50 років.
Видача довідок про зарплату (місці або стаж роботи – 3 роки.
видача посвідчень про відрядження – 5 років.

Підсумувавши все вищесказане, можна для зручності особам, яким потрібна інформація в зібраному вигляді, самостійно представити терміни зберігання документів у діловодстві в таблиці.

Що робити, якщо документ зіпсований?

Такі документи підлягають відновленню. Приміром, якщо зіпсований табель робочого часу (термін його зберігання – сімдесят п’ять років), то інформацію про нього можна знайти на комп’ютері бухгалтерського відділу. Викидати зіпсований табель не можна, так як це буде самовільним зменшенням приписаних нормами термінів зберігання, що може призвести до покарання керівництва організації. Таким чином, будь-який документ, який прийшов в непридатність раніше закінчення терміну, повинен бути відновлений. Зараз всі організації користуються програмним забезпеченням, в якому міститься необхідна для цього інформація.

Висновок

Отже, строки зберігання документів у діловодстві залежать від типу і цінності документів. Значна частина кадрової документації має підвищений термін зберігання. З боку законодавства РФ є жорсткі визначені норми для цього. Також законом регулюється порядок і терміни зберігання окремих видів документів, а також утилізації документів: вона повинна відбуватися тільки після експертизи та відповідним чином.