Терміни зберігання документів у діловодстві: особливості і правила
Період зберігання бухгалтерських документів
Існуючі норми термінів зберігання бухгалтерських справ:
- первинна документація, бланки – 3 роки;
- касові документи, інформація, що стосується фінансових операцій, – 5 років;
- платіжні та розрахункові відомості (якщо не є особового рахунку) – 75 років.
Вилучати справи по закінченні періоду зберігання заборонено без перевірки з боку податкових органів, а рішення про знищення документів у діловодстві з вичерпаним терміном зберігання повинна приймати спеціально призначена комісія.
Кадрове діловодство
Кадрова документація володіє великою соціальною значущістю (в першу чергу це стосується наявності персональних даних), тому їх зберігання визначається особливими правилами. Значна їх частина служить фактичним підтвердженням прав працівників на соцзабезпечення (по старості, інвалідності та ін.), містить інформацію про їхній трудовий стаж і т. д. У зв’язку з цим більшість кадрових документів відноситься до таких, що мають тривалий або постійний термін зберігання, використовується в архівах, куди звертаються громадяни за довідковою інформацією. Також вони володіють археографічної та біографічної цінністю, служать джерелами для статистичних оглядів або історичних і соціальних досліджень.
Головна умова для зберігання документації з відділу кадрів – обмеження нелегального доступу до персональної інформації про працівників, а також можливість швидкого пошуку потрібних справ.
В організації діловодства та строків зберігання документів кадровиків можна виділити два типи зберігання: поточний і подальший. Перший тип поділяється на два підтипи: зберігання документації в процесі виконання і зберігання виконаної документації.
Справи в період їх виконання знаходяться у того, хто ними займається, в спеціальних папках із назвами (наприклад, “Терміново”, “На підпис”). Тут же повинні бути вказані телефон, прізвище, ініціали виконавця. Після вони підшиваються і зберігаються відповідно до номенклатури.
