Терміни зберігання документів у діловодстві: особливості і правила

Терміни зберігання кадрової документації

Отже, протягом 5 років зберігаються:

• Документи (довідки, інформація, відомості тощо), що стосуються наявності, комплектування або руху працівників.
• Документи (списки, відомості, довідки), що стосуються вивільнення або потреби в робочому складі, створення робочих місць, статі, віку, професійної кваліфікації співробітників.
• Листування, що стосується питань працевлаштування.
• Документи про переведення працівників на скорочений робочий день або тиждень.
• Документи, що стосуються трудових спорів.
• Звіти, що стосуються стану та перевірки роботи з працівниками, зберігаються на постійній основі, а заявки (довідки) про вивільнення і потреби працівників – також протягом п’яти років.

Протягом 3 років зберігаються:

• Документи (відомості, баланси робочого часу, відомості, доповідні записки), що стосуються обліку робочого часу.
• Акти (інформації, характеристики, повідомлення, довідки тощо), в яких міститься інформація про трудову дисципліну.
• Акти (звіти та інші відомості, що стосуються обліку трудових вкладишів і книжок.

Зберігання терміном в один рік стосується табелів та журналів обліку робочого часу, а також графіків надання відпусток.

Особиста справа і особиста картка працівника зберігається протягом 75 років, а якщо мова йде про даної документації на керівників, працівників з державними нагородами або званнями, членів виконавчих, керівних або контрольних структур організації, то постійно.

Штатний розклад організації та зміни до них зберігаються на постійній основі, а штатні розстановки – протягом 75 років.

Типова посадова інструкція за місцем затвердження і розробки зберігається постійно, персональна (в складі особових справ) – протягом 75 років.

Залишається у роботодавця примірник трудового договору, подшивающийся в особову справу співробітника, повинен зберігатися протягом 75 років, а потім здаватися в архів. Якщо ж особисті справи не ведуться, то такі договори повинні бути сформовані в окрему справу на тих же умовах зберігання.

Картки обліку, книги, журнали також мають свої терміни терміни зберігання документів у діловодстві:

• Прийом, переміщення, звільнення співробітників – 75 років.
• Облік відряджень працівників – 5 років з дня звільнення.
• Облік військовозобов’язаних – 3 роки.
• Відомості про відпустки – 3 роки.
• Особисті справи, картки, трудові договори і угоди – 75 років.
• Видача трудових вкладишів і книжок – 50 років.
• Видача довідок про зарплату (місці або стаж роботи – 3 роки.
• видача посвідчень про відрядження – 5 років.

Підсумувавши все вищесказане, можна для зручності особам, яким потрібна інформація в зібраному вигляді, самостійно представити терміни зберігання документів у діловодстві в таблиці.