Терміни зберігання документів у діловодстві: особливості і правила

Накази

Всі накази повинні зберігатися в оригіналах, а їх копії (за заохочень, стягнень, прийому на роботу, звільнення тощо) заносяться в особову справу працівника. Воно поміщається в пронумеровану папку, а його сторінки повинні бути прошиті. Обкладинка особової справи має свій порядковий номер. Поточне терміни зберігання документів кадрового діловодства поширюється тільки на працюючих в даний час співробітників. Після звільнення справу треба витягти з папки і оформити на передачу в архів.

Умови зберігання трудових книжок працівників, так само як і печаток, штампів, бланків документів, ключів від шаф з документацією, мають на увазі утримання їх в сейфі начальника відділу кадрів. Крім цього, працівникові кадрового відділу рекомендується, виходячи з свого кабінету, прибирати всі записи і документи в шафу і вимикати комп’ютер. По закінченні робочого дня необхідно помістити всю документацію шафа з металу і опечатати його. Ключ здається начальнику відділу з розписом у відповідному журналі. Всі чернетки і забраковані бланки знищуються, комп’ютери відключаються від мережі. Якщо працівник отримав на руки копію чи виписку з документа, він повинен залишити розпис про це в журналі.

В архівний фонд потрапляють тільки ті документи, чий термін зберігання понад 10 років. Вони мають соціальну, економічну, політичну, історичну та іншу цінність. Графік, за яким відбувається здача документів до архіву, затверджується керівником або роботодавцем. Документи повинні поступати сюди у вигляді оригіналів. Якщо це неможливо, то завіряється і здається їх копія.

Регулює термін і порядок зберігання кадрової документації “Перелік типових управлінських документів”, затверджений Росархівом. Терміни зберігання документів у діловодстві та порядок зберігання трудових книжок затверджено у спеціальному нормативному акті – Постанові Уряду РФ “ПРО трудових книжках”.