Терміни зберігання бухгалтерських документів для ІП, ТОВ та ЗАТ

Практично в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми та кількості працівників (навіть якщо говорити про ІП), в процесі її роботи накопичується величезна кількість різних ділових паперів, листів, податкових звітів та іншої інформації на електронних носіях. Практично всі підприємства, які функціонують вже більш-менш тривалий час, рано чи пізно стикаються з необхідністю систематизації своїх архівів.

Якісь із документів потрібно зберегти, а які, навпаки, пора знищувати. Але які терміни зберігання бухгалтерських документів, після закінчення яких їх можна сміливо утилізувати? Адже наша законодавча база рідко відрізняється поблажливістю по відношенню до порушення таких умов, а тому знати їх необхідно.

Саме розкриттю цього питання і присвячена дана стаття.

Як бути?

Слід врахувати, що багато документів належить зберігати не менше 75 років, а деякі категорії звітності так і взагалі настійно рекомендується не чіпати на всьому протязі роботи компанії. Як же бути? Адже хочеться і закон дотримати повною мірою, але в той же час не ускладнювати життя співробітникам, відповідальним за ведення архівної обліку!

Перш ніж ми відповімо на це питання, ознайомимося з основними регламентними документами, в яких закріплені основні вимоги, які розглядають терміни зберігання бухгалтерських документів всіх підприємств, незалежно від їх організаційно-правової форми, розмірів та напрямку діяльності.

Нормативне регулювання зберігання документів

Давайте розглянемо основні нормативні документи, які регламентують ведення архівної справи в організаціях.

По-перше, ФЗ від листопада 2004 року №125-ФЗ. Це загальний документ, він повністю регулює ведення архівної справи в нашій країні. Так, його положення говорять про організації процесу збереження всіх виробничих та бухгалтерських документів, про способи комплектування та використання архівів. Крім того, в ньому законодавчо закріплені процеси взаємодії між архівними установами і тими громадянами, які бажають скористатися збереженої там інформацією.

Звичайно ж, величезну роль грають «Основні правила роботи архівних установ». Вони були офіційно схвалені і рекомендовані до використання рішенням Росархіву, яке було прийнято 06.02.2002. Починаючи організацію архівного відділу в організації, настійно рекомендуємо в першу чергу ознайомитися саме з цим документом, так як в ньому відображені найбільш головні і фундаментальні моменти подібного роду діяльності.

Інші документи

Для нормального збереження важливих паперів необхідно також знати перелік типових документів архівного призначення, які утворюються в процесі робочої діяльності будь-якого підприємства. Саме там вказуються строки зберігання бухгалтерських документів, причому даний документ був затверджений окремим наказом Міністерства Культури РФ ще в 2010 році. Номер документа – N 558. З самої його назви стає очевидно, що в ньому міститься перелік основних паперів, які утворюються в результаті господарської чи іншої діяльності підприємства.

Спадщина СРСР

Досі актуально Положення “Про документи”, виданий ще Міністерством фінансів СРСР 29.07.1983, №105. В рамках цього положення встановлюються як первинні терміни зберігання документів, так і порядок їх створення, прийняття і використання.

З Податкового Кодексу

Крім того, знайти відповідні відомості можна в 23 статті відповідного документа. Так, у восьмий статті є пункт, окремо розглядає терміни зберігання бухгалтерських документів, які можуть бути використані для нарахування та утримання податків. До таких належать папери, які підтверджують безпосереднє отримання доходів, витрати, а також вже виплачені на користь держави податки.

Нарешті, такі відомості є в 29 ФЗ (№402-ФЗ від 06.12.2011 р) «Про бухгалтерському обліку». В ньому можна відшукати терміни зберігання бухгалтерських документів в організації для комерційних підприємств.

Що і як довго потрібно зберігати?

Не дивно, що особливо важливого значення набуває збереження типових бухгалтерських паперів, які утворюються в процесі діяльності будь-якої організації (все це є у вищезазначеному Переліку). Типові папери зберігаються: 1 рік, 5 років, 75 років. Деякі документи (відомості про отримання коштів в особливо великих розмірах) пропонується зберігати постійно.

Групи зберігання

Професійні аудитори кажуть, що всі документи, які відображають ведення бухгалтерського обліку, можна поділити на чотири основні групи. Наведемо перелік термінів зберігання бухгалтерських документів:

• Папери, які належить зберігати постійно. До їх числа відносяться вся річна бухгалтерська звітність, а також будь-які свідчення, одержувані при постановці на облік у податкових органах.
• Група довготривалого зберігання (понад 10 років). Це повідомлення, підписані співробітниками документи про згоду на обробку персональних даних. Дані ж про самому суб’єкті, який давав таку згоду, належить мати протягом 75 років.
• Тимчасовий тип. Передбачається, що папери цієї групи слід зберігати до 10 років включно. До них відносять рахунки-фактури, а також гарантійні листи.
• До складу четвертої різновиди входять всі вищеописані документи, у яких вийшов термін зберігання, а тому вони підлягають утилізації.

Важливі нюанси

Важливо! Необхідно знати, що скорочення термінів збереження суворо заборонено, а от збільшення цього часу допустимо. Але це відноситься лише до тих організацій, які ведуть дуже специфічну діяльність.

Так, термін зберігання бухгалтерських документів ТОВ, які займаються наданням фінансових позик населенню, починається від 75 років. На практиці ж перевіряючі організації зазначають, що подібні документи повинні бути доступні постійно, так як в разі виникнення якихось претензій (з боку спадкоємців, наприклад) може знадобитися їх підняття навіть після закінчення цього строку.

А тому набуває особливої важливості організація тієї номенклатури, яка буде використана на конкретному підприємстві для організації архівної справи. Зараз ми розглянемо основні вимоги, які перевіряючі організації пред’являють до конкретних організаціям, залежно від їх організаційно-правової форми власності.

Загалом, вони не відрізняються різноманітністю, але є і деякі нюанси. Як правило, вони не пов’язані з обсягом одержуваних компанією доходів.

ТОВ

Спершу розглянемо ТОВ. Так як оборот таких підприємств досить значний, вимоги до них суворіше. По-перше, вся бухгалтерська та податкова звітність повинна зберігатися мінімум 75 років. Крім того, термін зберігання бухгалтерських документів у ТОВ може бути продовжений на невизначений час у тих випадках, які ми вже розглядали вище.

Документація по розрахунках з персоналом повинна зберігатися на всьому протязі роботи конкретної людини в організації не менше 10 років з дати його звільнення. Якщо ж працівник йде на пенсію саме з цієї компанії, документи повинні зберігатися постійно, так як в разі виникнення претензій за розмірами нарахувань їх потрібно піднімати в першу чергу.

Рахунки-фактури, інші документи, що свідчать про розрахунках із постачальниками і покупцями, відносяться до третьої групи, а тому повинні зберігатися до 10 років включно. Як ми вже й говорили, загальна бухгалтерська звітність повинна зберігатися постійно.

Індивідуальні підприємці

Вимоги до цієї категорії компаній куди менш суворі, так як і кількість створюваних документів там набагато менше. Так який термін зберігання бухгалтерських документів ІП? Давайте розглянемо це питання трохи детальніше. По-перше, всі свідчення про постановці на облік, щорічна звітність в податкові органи. Ці відомості повинні зберігатися постійно, протягом усього терміну існування конкретної компанії.

Втім, якщо у підприємця немає найманих працівників, а він веде облік за спрощеною схемою, на цьому всі вимоги і закінчуються. Зрозуміло, термін зберігання бухгалтерських документів ІП в цьому випадку становить все ті ж самі 75 років, так як до їх числа відносяться тільки річні звіти.

ЗАТ

Так як діяльність такого роду підприємств передбачає отримання значного обсягу доходів, а також розрахунки з акціонерами, то і вимоги до збереженим документам в цьому випадку найбільш суворі. Взагалі, в більшості випадків термін зберігання бухгалтерських документів в ЗАТ становить мінімум 75 років. Втім, є винятки.

Зрозуміло, всі відомості про статутний капітал, обсяги вкладів, розмірах статутної частки засновників повинні зберігатися на постійній основі. До переліку документів, які також повинні бути заархівовані на строк від 75 років і більше, належать бухгалтерські документи, які можуть бути використані податковими організаціями: відомості про прибутковості активів, відомості про розрахунки з акціонерами, а також електронні носії, на яких є дані про надходження на рахунки організації коштів в особливо великих розмірах.

Відомості про розрахунки з персоналом зберігаються також 75 років. Інші документи (виставляються рахунки, гарантійні листи) мають термін зберігання до 10 років включно.

Бюджетні організації

А які терміни зберігання бухгалтерських документів в бюджетній установі? Як правило, особливих вимог до цього не пред’являється. Вважається, що 75 років повинні зберігатися тільки відомості щодо щорічної бухгалтерської звітності і папери, призначені для податкових органів. Всі інші документи зберігаються до 10 років включно.

Важливі особливості

Якщо ви ознайомитеся з переліком всіх законів і постанов, що є вище, ви можете здивуватися: адже стандартний термін зберігання документів бухгалтерського обліку не перевищує п’яти років (ФЗ №402)! У той же час у нашій статті ми пишемо про 10 років і вище. Як таке може бути? На жаль, в цьому випадку в наявності погана опрацювання нормативної бази, коли вимоги закону йдуть врозріз з реаліями. Пояснимо на прикладі.

Якщо ви є навіть простим індивідуальним підприємцем, то легко можете зіткнутися з ситуацією, коли податкова інспекція вимагає надання документів, термін зберігання яких вже закінчився (у відповідності з вимогами закону). У разі ж ЗАТ і ТОВ, річний оборот яких може перевищувати десятки і навіть сотні мільйонів рублів, відсутність навіть якихось незначних паперів може спричинити великі неприємності.

Приміром, нерідко потрібні папери, що підтверджують правомірність витребування дебіторської заборгованості. Не секрет, що на практиці її строк може обчислюватися чи не десятком років. Згідно із законом, за те ж час може бути знищено вже два комплекти бухгалтерських документів. Якщо компанія дійсно їх утилізувала, вона може понести великі витрати. Як? Дуже просто.

Якщо компанія не зможе надати витребувані папери, доведеться перераховувати податок на отриманий прибуток (хоча її взагалі могло не бути), а також виплачувати великі штрафи. Простіше кажучи, при визначенні строків зберігання документів слід керуватися не стільки вимогами закону (як це не парадоксально), скільки реальною важливістю того чи іншого документа для конкретної фірми.

Звичайно, термін зберігання первинних бухгалтерських документів у будь-якому випадку повинен бути максимально тривалим, але навіть багато рахунки-фактури в певних умовах потрібно зберігати в архіві більше 15 років. Якщо у підприємства є якісь боржники, або ж воно саме комусь має, такі папери необхідно зберігати постійно, незалежно від вимог ФЗ і постанов.

Як визначити важливість бухгалтерських документів для організації?

Як же зрозуміти, на яких паперах при їх зберіганні необхідно ставити позначку «до минования потреби», і що з ними треба робити надалі? У цьому випадку професійні юристи рекомендують проводити окрему експертизу цінності збережених документів.

Основна вимога, яким повинні керуватися члени комісії, – це не тільки цінність самих відомостей у збережених папери, але і той збиток, який може понести організація при їх втраті.

Таким чином, потрібно збільшувати терміни зберігання для наступних фінансових і бухгалтерських документів: будь-які договори та кошториси за тим роботам, які навіть теоретично можуть збільшити вартість як самого підприємства, так і окремих його компонентів; усі папери та електронні носії, які відносяться до конкурсних закупівель; всі документи, які так чи інакше можуть знадобитися у випадку судових розглядів (навіть теоретично можливих).

Нотатки для індивідуальних підприємців

Так як вимог дуже багато, а їх трактування у різних законодавчих актах і судових рішеннях відрізняється разючою різноманіттям, то процес зберігання паперів стає особливо складним для ІП, так як в індивідуального підприємця нерідко немає юридичної освіти, ні спеціально найнятих для вирішення таких питань фахівців. У цьому випадку необхідно звертатися в юридичні компанії при виникненні будь-яких спірних ситуацій, якщо в їх основі лежать бухгалтерські документи, терміни і порядок зберігання яких у законодавстві чітко не прописані.

Звертаємо увагу: чим більш грамотно і цілком налагоджений процес архівної справи, тим з меншою кількістю проблем вам доведеться зіткнутися в подальшому.

Вимоги до організації архівної справи в компанії

Ось ми і розглянули основні відомості за термінами. Але як же організувати саме зберігання документів організації? Які способи є?

По-перше, можна створити власний архів. У разі ІП і невеликих ТОВ архіваріусом нерідко стає або сам керівник підприємства або спеціально найнятий працівник. Самим архівом стає або спеціально виділене приміщення, або навіть великий сейф.

Але в останні роки значно більш популярним стає звернення в спеціальні компанії, які спеціалізуються на створенні і зберіганні архівів. Вони можуть допомогти систематизувати вже наявні сховища, так і з нуля створювати нові. У випадку компаній, яким особливо важливо зберегти особливо цінні документи в повній безпеці, ці фірми можуть організувати їх зберігання у спеціально захищених і особливо охоронюваних боксах.

Плюсом першого способу є повний ваш контроль над своїми документами, так і дешевизна цього методу очевидна. До мінусів відноситься вразливість архіву (далеко не у всіх є кошти на обладнання пожарозащищенной кімнати). Крім того, далеко не у всіх є відповідна юридична освіта для правильної організації зберігання.

У число плюсів другого методу входить ідеальна організація зберігання, а також повна юридична підготовленість співробітників агентства. Негативною стороною є далеко не настільки повний контроль над самим архівом керівництва компанії.

Ось ми і розглянули, який термін зберігання бухгалтерських документів передбачається законодавчими нормативами, а також вимоги, які пред’являють до основним організаційно-правовим формам бізнесу в цьому випадку.