Терміни зберігання бухгалтерських документів для ІП, ТОВ та ЗАТ
Бюджетні організації
А які терміни зберігання бухгалтерських документів в бюджетній установі? Як правило, особливих вимог до цього не пред’являється. Вважається, що 75 років повинні зберігатися тільки відомості щодо щорічної бухгалтерської звітності і папери, призначені для податкових органів. Всі інші документи зберігаються до 10 років включно.
Важливі особливості
Якщо ви ознайомитеся з переліком всіх законів і постанов, що є вище, ви можете здивуватися: адже стандартний термін зберігання документів бухгалтерського обліку не перевищує п’яти років (ФЗ №402)! У той же час у нашій статті ми пишемо про 10 років і вище. Як таке може бути? На жаль, в цьому випадку в наявності погана опрацювання нормативної бази, коли вимоги закону йдуть врозріз з реаліями. Пояснимо на прикладі.
Якщо ви є навіть простим індивідуальним підприємцем, то легко можете зіткнутися з ситуацією, коли податкова інспекція вимагає надання документів, термін зберігання яких вже закінчився (у відповідності з вимогами закону). У разі ж ЗАТ і ТОВ, річний оборот яких може перевищувати десятки і навіть сотні мільйонів рублів, відсутність навіть якихось незначних паперів може спричинити великі неприємності.
Приміром, нерідко потрібні папери, що підтверджують правомірність витребування дебіторської заборгованості. Не секрет, що на практиці її строк може обчислюватися чи не десятком років. Згідно із законом, за те ж час може бути знищено вже два комплекти бухгалтерських документів. Якщо компанія дійсно їх утилізувала, вона може понести великі витрати. Як? Дуже просто.
Якщо компанія не зможе надати витребувані папери, доведеться перераховувати податок на отриманий прибуток (хоча її взагалі могло не бути), а також виплачувати великі штрафи. Простіше кажучи, при визначенні строків зберігання документів слід керуватися не стільки вимогами закону (як це не парадоксально), скільки реальною важливістю того чи іншого документа для конкретної фірми.
Звичайно, термін зберігання первинних бухгалтерських документів у будь-якому випадку повинен бути максимально тривалим, але навіть багато рахунки-фактури в певних умовах потрібно зберігати в архіві більше 15 років. Якщо у підприємства є якісь боржники, або ж воно саме комусь має, такі папери необхідно зберігати постійно, незалежно від вимог ФЗ і постанов.
