Термін зберігання договорів в організації. Види договорів

Сам процес зберігання договорів пов’язаний з деякими проблемами. Буває так, що визначити типову належність документа, вид, термін та умови його зберігання, спосіб знищення досить складно. Всі перераховані вище фактори регламентуються законом, але один і той самий договір у різних ситуаціях може мати різні терміни дії, тому нерідко виникають проблеми з визначенням тривалості зберігання. Для ефективного і правильного ведення діловодства необхідно чітко усвідомити порядок і вимоги законодавства в цій сфері, щоб уникнути штрафів або покарання. Нижче розглянемо термін зберігання договорів купівлі-продажу в організації.

Мета зберігання

Наявність договорів у постійному доступі потрібно не тільки на той період, коли триває їх дію. Після цього вони бувають потрібні для вилучення з них будь-якої інформації. Більшість спірних ситуацій, що складаються в тому, що одна або інша сторона не виконує свої зобов’язання, вирішуються в суді або досудовому порядку, з допомогою пред’явлення договору.

Крім того, існує можливість проведення перевірок на підприємстві, здійснюваних державними контролюючими органами. Вони можуть зажадати документи за певний період, в цьому випадку при неналежному зберіганні в організації, порушення строків їх знищення, можуть бути накладені санкції у вигляді досить значних штрафів. В першу чергу, в цьому винне керівництво, яке не контролює цей процес.

Таким чином, приходимо до висновку, що зберігання договорів та іншої організаційно-розпорядчої документації повинне здійснюватися належним чином протягом суворо обумовленого терміну.

Терміни і види зберігання

Терміни зберігання трудових договорів в організації – різні. По загальноросійському класифікатору документів вони віднесені до організаційно-розпорядчої документації. І терміни їх дії класифікуються так само, як і терміни збереження всіх документів. Виділяють наступні терміни зберігання договорів в організації:

• постійний;
• довгостроковий (понад 10 років);
• короткостроковий (до 10 років включно).

Така система, що випливає нібито з логіки самих документів, не дуже зручна в застосуванні. Це нерідко створює плутанину і призводить до серйозних помилок у діловодстві.

Система зберігання з типової приналежності

Більш поширена система зберігання з типової приналежності. Як правило, у більшості підприємств договори поділяються на кілька різновидів: профільні (безпосередньо стосуються основної діяльності підприємства), господарські і трудові.

Наприклад, який термін зберігання договорів надання послуг в організації? Перші дві категорії документів недоторканні не більше п’яти років. Трудові договори також мають термін зберігання не більше п’яти років. Однак тут є винятки. Наприклад, якщо відсутня особовий рахунок, то цей документ доведеться берегти протягом 75 років. Термін зберігання договорів оренди в організації залежить від періоду, на який вона оформляється.

Типові та відомчі переліки

В типових переліках перераховані документи, що мають поширення в більшості організацій, а відомчі містять інформацію, розроблену для цього конкретного відомства.

Існують різні види документів. Переліки являють собою нормативні документи, використовувані для визначення терміну зберігання та відбору документів для подальшого зберігання або знищення.

При складанні номенклатур справ і визначенні строків зберігання договорів зазвичай використовують типові переліки, затверджені державними органами, а також профільними міністерствами та відомствами. Термін зберігання договорів поставки в організації становить 5 років після закінчення дії.

Передача в архів

Процедура передачі в архів документації, термін зберігання якого вже минув, може мати незначні відмінності в різних організаціях. У деяких випадках має місце звичайний спосіб, при якому документи зшиваються між собою і складають у металевий шафа, гордо іменувався архівом. В інших організаціях є і архів, і архіваріус, і затверджена номенклатура справ, а весь процес проходить згідно нормативної документації. Тобто існують певні правила підшивки документів, їх реєстрації і так далі.

Мають право на існування обидва варіанти, потрібно враховувати специфіку організації, обсяг документообігу і кількість працівників. У разі якщо мова йде про великий великої організації з великим штатом, без використання адекватної системи зберігання документів вона просто потоне в них. Загальним правилом, якого намагаються дотримуватися всі організації, незалежно від форми власності і кількості співробітників, є час передачі документів в архів.

Від службовців вимагають надавати документи в архів не раніше визначеного терміну, який не залежить від того, коли у них фактично закінчився час дії. І зазвичай подібна архівація відбувається на початку року. Тобто навіть якщо термін договору закінчився в лютому, то все одно необхідно чекати до наступного року, щоб передати його на зберігання. Який термін зберігання господарських договорів в організації? Мінімально допустимий період 5 років.

Початок строку зберігання договорів

Це досить непросте питання, оскільки саме у зв’язку з цією датою виникає більшість помилок. Зберігання договорів на більшості підприємств однаково і починається з початком календарного року, в якому даний документ не має сили. Наприклад, є договір, термін дії якого закінчився 15.07.2010 р. Його потрібно зберігати протягом п’яти років, але знищити його можна не 15.07.2015 р., а тільки з початком 2016 року. Тобто відлік строку йде з 01.01.2011 р., а не з липня попереднього року. Як правило, з метою мінімізації кількості помилок, до встановленого раніше строку додають один рік. І тільки після того, як термін зберігання договору в організації закінчився, документ можна знищити.

Специфіка зберігання договорів

Як ми вже говорили, є спеціальні керівні документи, які встановлюють правила і строки передачі в архів і зберігання. Ще раз нагадаємо, що документація повинна зберігатися в сухому, провітрюваному приміщенні з певним температурним режимом. Самі папки з документами повинні бути розташовані на закритих або відкритих стелажах. При необхідності в архіві повинні бути спеціальні сейфи для зберігання документів із грифом «комерційна таємниця». Хоча сам процес зберігання документів ніхто не перевіряє, але от відсутність певних файлів легко виявляється при перевірці, так що налагодити систему заощадження належним чином – в інтересах підприємства. Отже, термін зберігання договорів в організації закінчився, і документ потрібно знищити. Як це зробити правильно?

Знищення

Просто так знищити документи не можна. Для початку потрібно переконатися, що термін їх дії минув. Тільки після цього можливе знищення, але і тут є підводні камені, які потрібно враховувати, щоб не потрапити під штрафні санкції перевіряючих. Виглядає процедура приблизно наступним чином. Співробітники роблять вибірку всіх документів, термін яких вже вийшов, потім складається опис, направляється звіт керівнику, складається акт про знищення, документ підписується начальником і відповідальними особами. Потім папки виділяють до знищення. Зберігання договорів та іншої документації в архіві на постійній основі позбавлене сенсу, тому, щоб не загрузнути в документах, необхідно регулярно проводити цю процедуру.

Відповідальність і виконавці

Головна відповідальність щодо всього, що стосується збереження всіх видів договорів та інших документів організації, лежить, безумовно, на керівника. Саме його карають рублем при виявленні порушень під час перевірок. Наступними за списком йдуть головний бухгалтер, юрист і той службовець, який несе відповідальність за збереження документації. Але цих осіб в міру вчинених проступків карає вже сам керівник, першим дістається йому. На практиці в невеликих компаніях система контролю та зберігання договорів покладається на бухгалтерію, а бухгалтер, в свою чергу, призначає конкретну відповідальну особу. Іноді відповідальним за збереження документації в цілому призначається юрисконсульт організації. Але це не зовсім зручно, адже юрист може відповідати тільки за договори, а з іншими паперами він зазвичай знаком вельми поверхнево. Найлегше налагодити цей процес, якщо є конкретна людина, наділений відповідальністю і повноваженнями. Це гарантує максимальну точність і акуратність в поводженні з документами.

Приклад системи обліку і зберігання

Щоб краще зрозуміти особливості та термін зберігання договорів в організації, можна розібрати основні моменти на невеликому прикладі. Існує якийсь службовець (зазвичай це співробітник бухгалтерії), що відповідає за зберігання договорів з контрагентами. Він підшиває їх в окрему папку, де вони знаходяться протягом періоду дії. При закритті договору він переводиться в іншу папку. При цьому, як правило, складається опис або реєстр, який містить перелік документів і дозволяє відстежувати їх рух. Крім того, там відзначений і термін зберігання, після якого вони підлягають знищенню. Після закінчення нормативного терміну документи знищують згідно з вже описаною процедурою.

Збереження організаційно-розпорядчої документації компанії в цілому і договорів зокрема вимагає вдумливого, уважного і обережного ставлення, щоб уникнути проблем. Загальним для всіх підприємств і організацій є принцип організації зберігання у відповідності з нормами закону. Це виключає застосування штрафних санкцій у разі перевірок. Внутрішні документи (акти, описи, реєстри, різні види договорів) за формою можуть відрізнятися в різних організаціях, але принципового значення це не має.