Термін зберігання договорів в організації. Види договорів

Приклад системи обліку і зберігання

Щоб краще зрозуміти особливості та термін зберігання договорів в організації, можна розібрати основні моменти на невеликому прикладі. Існує якийсь службовець (зазвичай це співробітник бухгалтерії), що відповідає за зберігання договорів з контрагентами. Він підшиває їх в окрему папку, де вони знаходяться протягом періоду дії. При закритті договору він переводиться в іншу папку. При цьому, як правило, складається опис або реєстр, який містить перелік документів і дозволяє відстежувати їх рух. Крім того, там відзначений і термін зберігання, після якого вони підлягають знищенню. Після закінчення нормативного терміну документи знищують згідно з вже описаною процедурою.

Збереження організаційно-розпорядчої документації компанії в цілому і договорів зокрема вимагає вдумливого, уважного і обережного ставлення, щоб уникнути проблем. Загальним для всіх підприємств і організацій є принцип організації зберігання у відповідності з нормами закону. Це виключає застосування штрафних санкцій у разі перевірок. Внутрішні документи (акти, описи, реєстри, різні види договорів) за формою можуть відрізнятися в різних організаціях, але принципового значення це не має.