Термін зберігання договорів в організації. Види договорів

Знищення

Просто так знищити документи не можна. Для початку потрібно переконатися, що термін їх дії минув. Тільки після цього можливе знищення, але і тут є підводні камені, які потрібно враховувати, щоб не потрапити під штрафні санкції перевіряючих. Виглядає процедура приблизно наступним чином. Співробітники роблять вибірку всіх документів, термін яких вже вийшов, потім складається опис, направляється звіт керівнику, складається акт про знищення, документ підписується начальником і відповідальними особами. Потім папки виділяють до знищення. Зберігання договорів та іншої документації в архіві на постійній основі позбавлене сенсу, тому, щоб не загрузнути в документах, необхідно регулярно проводити цю процедуру.

Відповідальність і виконавці

Головна відповідальність щодо всього, що стосується збереження всіх видів договорів та інших документів організації, лежить, безумовно, на керівника. Саме його карають рублем при виявленні порушень під час перевірок. Наступними за списком йдуть головний бухгалтер, юрист і той службовець, який несе відповідальність за збереження документації. Але цих осіб в міру вчинених проступків карає вже сам керівник, першим дістається йому. На практиці в невеликих компаніях система контролю та зберігання договорів покладається на бухгалтерію, а бухгалтер, в свою чергу, призначає конкретну відповідальну особу. Іноді відповідальним за збереження документації в цілому призначається юрисконсульт організації. Але це не зовсім зручно, адже юрист може відповідати тільки за договори, а з іншими паперами він зазвичай знаком вельми поверхнево. Найлегше налагодити цей процес, якщо є конкретна людина, наділений відповідальністю і повноваженнями. Це гарантує максимальну точність і акуратність в поводженні з документами.