Термін зберігання договорів в організації. Види договорів
Типові та відомчі переліки
В типових переліках перераховані документи, що мають поширення в більшості організацій, а відомчі містять інформацію, розроблену для цього конкретного відомства.
Існують різні види документів. Переліки являють собою нормативні документи, використовувані для визначення терміну зберігання та відбору документів для подальшого зберігання або знищення.
При складанні номенклатур справ і визначенні строків зберігання договорів зазвичай використовують типові переліки, затверджені державними органами, а також профільними міністерствами та відомствами. Термін зберігання договорів поставки в організації становить 5 років після закінчення дії.
Передача в архів
Процедура передачі в архів документації, термін зберігання якого вже минув, може мати незначні відмінності в різних організаціях. У деяких випадках має місце звичайний спосіб, при якому документи зшиваються між собою і складають у металевий шафа, гордо іменувався архівом. В інших організаціях є і архів, і архіваріус, і затверджена номенклатура справ, а весь процес проходить згідно нормативної документації. Тобто існують певні правила підшивки документів, їх реєстрації і так далі.
Мають право на існування обидва варіанти, потрібно враховувати специфіку організації, обсяг документообігу і кількість працівників. У разі якщо мова йде про великий великої організації з великим штатом, без використання адекватної системи зберігання документів вона просто потоне в них. Загальним правилом, якого намагаються дотримуватися всі організації, незалежно від форми власності і кількості співробітників, є час передачі документів в архів.
Від службовців вимагають надавати документи в архів не раніше визначеного терміну, який не залежить від того, коли у них фактично закінчився час дії. І зазвичай подібна архівація відбувається на початку року. Тобто навіть якщо термін договору закінчився в лютому, то все одно необхідно чекати до наступного року, щоб передати його на зберігання. Який термін зберігання господарських договорів в організації? Мінімально допустимий період 5 років.
