Термін зберігання договорів в організації. Види договорів

Початок строку зберігання договорів

Це досить непросте питання, оскільки саме у зв’язку з цією датою виникає більшість помилок. Зберігання договорів на більшості підприємств однаково і починається з початком календарного року, в якому даний документ не має сили. Наприклад, є договір, термін дії якого закінчився 15.07.2010 р. Його потрібно зберігати протягом п’яти років, але знищити його можна не 15.07.2015 р., а тільки з початком 2016 року. Тобто відлік строку йде з 01.01.2011 р., а не з липня попереднього року. Як правило, з метою мінімізації кількості помилок, до встановленого раніше строку додають один рік. І тільки після того, як термін зберігання договору в організації закінчився, документ можна знищити.

Специфіка зберігання договорів

Як ми вже говорили, є спеціальні керівні документи, які встановлюють правила і строки передачі в архів і зберігання. Ще раз нагадаємо, що документація повинна зберігатися в сухому, провітрюваному приміщенні з певним температурним режимом. Самі папки з документами повинні бути розташовані на закритих або відкритих стелажах. При необхідності в архіві повинні бути спеціальні сейфи для зберігання документів із грифом «комерційна таємниця». Хоча сам процес зберігання документів ніхто не перевіряє, але от відсутність певних файлів легко виявляється при перевірці, так що налагодити систему заощадження належним чином – в інтересах підприємства. Отже, термін зберігання договорів в організації закінчився, і документ потрібно знищити. Як це зробити правильно?