Строки зберігання наказів по особовому складу. Правила обліку та зберігання кадрових документів
Кожному роботодавцю важливо знати про те, які строки зберігання наказів з особового складу мають місце. Адже збереження документації – це відповідальність, яку бере на себе кожна компанія. Вона повинна не тільки збирати інформацію по особовому складу співробітників, але і забезпечувати її зберігання. Причому в обов’язковому порядку. Тільки далеко не всім відомо, що передбачає дана документація. І вже тим більше, багатьом незрозумілі принципи зберігання та обліку наказів по особовому складу. Всі подробиці щодо даних питань представлені далі. Вони допоможуть зрозуміти, скільки і як саме зберігається інформація про співробітників, а також інші документи, які можна віднести до документації з особового складу.
Що це таке?
Насамперед слід розібратися, про що взагалі йде мова. Що таке накази по особовому складу? Адже перед тим як починати зберігати щось, необхідно повною мірою розуміти, з якою документацією доведеться працювати.
Накази по особовому складу – папери, що регламентують трудові відносини між працівником і роботодавцем. Дана документація – це все, що може вказувати на файли та інформацію, яка відноситься до діяльності. Всі накази розділені на кілька категорій:
- Документи довготривалого зберігання.
- Короткочасні папери.
- Тимчасові накази.
Відповідно, кожна з категорій має свої власні особливості. Тому, перед тим як починати вивчати теорію зберігання та обліку документації з особового складу в компанії, необхідно розібратися, до якого типу належить той чи інший папір. Тільки після цього вдасться, не порушуючи встановлених правил, здійснити досліджувані процеси. Які строки зберігання наказів з особового складу? Що повинен знати кожен роботодавець про даному моменті?
Довготривалі документи
Тепер настав час розглянути кожен тип раніше перерахованих документів. Вже було сказано, що це допоможе в повній мірі розібратися в тому, скільки саме зберігати документацію. А ось облік у всіх типів паперів однаковий. Тому питання зазвичай не викликає труднощів. Строки зберігання кадрових документів безпосередньо залежать від типу паперів. Перший – це накази довготривалого зберігання. Не важко здогадатися, що вони будуть враховуватися роботодавцем і зберігатися довгий час. Скільки саме? Про це трохи пізніше.
Що можна віднести до даної документації? Це документи, які описують трудові відносини між роботодавцем і підлеглими, а також вказують на суттєві робочі фактори. До них можна віднести? Це:
Не по особовому складу
Тепер зрозуміло, які документи відносяться до довготривалим. Тільки справа в тому, що наказ про прийом працівника на роботу – це папір, який відноситься до особового складу. Але є невеликий виняток з правил. Про нього слід пам’ятати.
Про що мова? Далеко не всі накази про працевлаштування разом з трудовим договором є наказами по особовому складу. Аналогічні папери мають виключення. Є так звані накази з основної діяльності. До них з перерахованих вище можна віднести:
- Трудовий договір з відповідним наказом.
- Зміни трудової угоди (про переведення на іншу посаду, наприклад).
- Документи про звільнення кадру.
Слід зазначити, що з основної діяльності ці папери будуть вважатися лише щодо окремих осіб. Зазвичай це керівники компанії, а також бухгалтери, начальники, заступники. Дані кадри часто прописуються в статуті компанії. Це правило слід пам’ятати, якщо роботодавець хоче дізнатися, які строки зберігання наказів по особовому складу. Далеко не всі документи ставляться до подібної категорії.
Короткочасне зберігання
Далі слід розібратися, що можна віднести до паперів короткочасного зберігання. Зрозуміло, якийсь облік наказів по особовому складу в даній ситуації буде проводитися. Але через короткий проміжок часу такі документи будуть знищуватися. Що можна віднести до цієї категорії? Документами короткочасного зберігання називають накази, які оперативно регулюють виконання працівником тієї чи іншої трудової діяльності. Тобто це не такі серйозні документи, як папери про звільнення або договір про прийом на роботу. Якщо конкретніше, то можна виділити:
Але це ще не все. Правила зберігання документів, що вивчаються, мають безліч особливостей і нюансів. Крім вже розглянутих варіантів можна виділити тимчасове зберігання і постійне. Зустрічаються такі випадки не надто часто.
Тимчасово і постійно
Тимчасові документи – це будь-які накази і розпорядження, які не відіграють істотної ролі для трудової діяльності. Зазвичай вони важливі на певний момент. І після того як в них відпадає потреба, знищуються. Також є накази постійного зберігання. Найчастіше паперів з особового складу можна виділити тільки особові справи керівників та інших посадових осіб, прописаних у статуті корпорації. Облік і зберігання такої документації здійснюється на постійній основі. І вона знищується тільки після закриття компанії.
Довгі терміни
Які строки зберігання наказів з особового складу? Вже було сказано, що багато залежить від того, про яких конкретно папери йдеться. Є документація довготривалого зберігання. Вона повинна бути систематизована і врахована за встановленими правилами. І зберігаються подібні документи тривалий час.
З урахуванням того, що лише деякі компанії здатні працювати довгий час після відкриття, можна сказати, що папери довготривалого зберігання не повинні знищуватися на постійній основі. Чому? Справа в тому, що кадрові накази подібної категорії зберігаються 75 років. І тільки після закінчення цього терміну можна зайнятися знищенням. Лише деяким корпораціям вдається опрацювати більш зазначеного терміну.
Коротко?
А які встановлені строки зберігання кадрових документів, що відносяться до категорії короткочасних? Подібна документація ще може пройти етап знищення без закриття або ліквідації організації. Короткочасні документи зазвичай зберігаються 5 років. У деяких випадках (якщо це прописано у статуті) – 10. Але не більше того.
Про облік і зберігання
Скільки зберігаються ті чи інші накази по особовому складу? Відповісти на це питання не складе праці. Тепер можна приділити увагу правилам обліку даних документів. Це теж важливий момент, який повинен знати кожен роботодавець. Адже якщо є якісь папери, які зберігаються певний проміжок часу, необхідно вести облік оних, інакше можна втратити важливі накази.
Зараз передбачається декілька типів зберігання документів. В будь-якій фірмі вони повинні реалізовуватися. Зараз компанії повинні формувати спеціальні списки обліку наявних у них паперів з особового складу і в паперовому, і в електронному вигляді. До речі, другим можна знехтувати. А ось загальноприйнята паперова форма представлення – це обов’язковий пункт. Але як правильно здійснювати облік? Принципи для електронного та матеріального варіанти однакові. Про них далі.
Основні принципи обліку
Отже, облік наказів по особовому складу – справа відповідальна і регулюється загальноприйнятими нормами. Всі документи по особовому складу в обов’язковому порядку проходять реєстрацію. Якщо цього не зробити, можна не зберігати ту чи іншу папір. Немає реєстрації – немає документа. Що мається на увазі під цим процесом?
Реєстрація наказів по особовому складу – це перенесення реквізитів, написаних на документах, спеціалізовані документаційні форми з подальшим присвоєнням номера та проставлення дати затвердження папери в якості облікованої. Тобто і при паперовій інтерпретації, і при електронній необхідно привласнити кожному наказом цифрове позначення. А також записати його в тому чи іншому вигляді. Це обов’язковий пункт.
Записуються дані в журналах обліку наказів по особовому складу. Також занесення має місце в електронні бази даних та архіви. Тільки так можна повною мірою здійснити облік та зберігання документів. У компаніях передбачається вільний вибір форми збереження документації. У статуті мають бути прописані норми, згідно з якими, всі накази (або якісь конкретні) зберігаються і в паперовому варіанті, і в електронному. Варто зазначити, що перший пункт зазвичай є обов’язковим. Саме матеріальний документ здатний підтвердити той чи інший наказ.
Журнал наказів
Найпоширеніша практика обліку та зберігання документації – це оформлений у компанії журнал наказів по особовому складу. Являє собою цей документ невелику зошит. У ній записуються номери наказів, а також їх основні дані (реквізити). Наприклад, назва та дата затвердження. В журналі наказів фіксуються папери постійного, довготривалого та короткочасного зберігання. А от якщо мова йде про тимчасову документації, то вона не повинна заноситися в подібний блокнот. Хіба що компанія передбачає статутом окремий журнал, призначений виключно для тимчасових наказів. Заповнюється він до самого кінця. Як тільки вільні листи закінчуються, необхідно ввести новий документ обліку в експлуатацію. Старий підшивається і відправляється на зберігання. До речі, це папір постійного обліку.
Архіви
Незалежно від того, про які саме наказах по особовому складу йдеться, в кожній компанії передбачено архівне зберігання документів. Це найбільш поширена форма обліку паперів. Причому всіх. Не обов’язково по особовому складу. В архіви всі дані відправляються після того, як у них відпадає потреба. Або ті, що вже виконані. Наприклад, особові справи працівників. Як тільки підписаний наказ про звільнення, а також справа закривається, воно повинно бути відправлено в архів для зберігання на встановлений строк. Існує кілька типів сортування даних, але про них трохи пізніше.
Для початку слід зазначити, що архіви можуть бути представлені у вигляді паперової форми (обов’язково), а також електронної. Незалежно від цього компанія вибирає принципи систематизації інформації, що зберігається. Архівні дані мають опис. У ній подано короткий список всієї збереженої документації. Архівне зберігання документів – найбільш зручна форма обліку даних. Вона використовується і в паперовому, і в електронному вигляді. Слід відзначити, що тимчасові документи не заносяться в архів. Вони додаються до основним паперів, а потім знищуються. Рекомендується всі накази тимчасового зберігання відправляти в окреме місце і не поєднувати їх з довготривалими або короткочасними.
Поради щодо систематизації
Строки зберігання кадрових документів зрозумілі. Зазвичай це 5 і 75 років. Але це ще не все. Окремої уваги потребують архіви. Після реєстрації наказу, а також приміщення його в архів, потрібно якось систематизувати всі наявні дані. З цією метою в компаніях використовується кілька принципів:
- Зберігання документації по окремих папках з поділом на короткочасні документи та довготривалі. Рекомендується не складати всі папери разом.
- Систематизація по роках, місяцях і дат. Кожна папка з документами – це накази певного часового проміжку. Всередині всі папери розкладаються з урахуванням їх реєстрації в журналі обліку (по місяцях і днях). Таким чином, відбувається полегшення завдання з пошуку того чи іншого документа.
- Використання розташування за номерами наказів з урахуванням алфавітного порядку. Вже всередині кожної папки рекомендується вести систематизацію за номерами наказів, а також за заголовною буквою.
Закінчення обліку
Як бути після того, як закінчиться термін зберігання того або іншого документа в архівах? Спеціальна служба в компанії проводить перевірку паперів. Потім систематизує їх і виділяє певні накази для знищення. Зазвичай документи або спалюються, або пропускаються через шредер. У будь-якому випадку, просто викидати накази не можна. Слід саме знищити їх. Щоб віднести документи до того чи іншого типу, залучається спеціальна комісія. Вона оцінює важливість наказів, присвоює їм термін зберігання. І тільки потім вже відбувається приміщення їх в архіви в тій чи іншій формі.
