Строки зберігання наказів по особовому складу. Правила обліку та зберігання кадрових документів

Про облік і зберігання

Скільки зберігаються ті чи інші накази по особовому складу? Відповісти на це питання не складе праці. Тепер можна приділити увагу правилам обліку даних документів. Це теж важливий момент, який повинен знати кожен роботодавець. Адже якщо є якісь папери, які зберігаються певний проміжок часу, необхідно вести облік оних, інакше можна втратити важливі накази.

Зараз передбачається декілька типів зберігання документів. В будь-якій фірмі вони повинні реалізовуватися. Зараз компанії повинні формувати спеціальні списки обліку наявних у них паперів з особового складу і в паперовому, і в електронному вигляді. До речі, другим можна знехтувати. А ось загальноприйнята паперова форма представлення – це обов’язковий пункт. Але як правильно здійснювати облік? Принципи для електронного та матеріального варіанти однакові. Про них далі.

Основні принципи обліку

Отже, облік наказів по особовому складу – справа відповідальна і регулюється загальноприйнятими нормами. Всі документи по особовому складу в обов’язковому порядку проходять реєстрацію. Якщо цього не зробити, можна не зберігати ту чи іншу папір. Немає реєстрації – немає документа. Що мається на увазі під цим процесом?

Реєстрація наказів по особовому складу – це перенесення реквізитів, написаних на документах, спеціалізовані документаційні форми з подальшим присвоєнням номера та проставлення дати затвердження папери в якості облікованої. Тобто і при паперовій інтерпретації, і при електронній необхідно привласнити кожному наказом цифрове позначення. А також записати його в тому чи іншому вигляді. Це обов’язковий пункт.

Записуються дані в журналах обліку наказів по особовому складу. Також занесення має місце в електронні бази даних та архіви. Тільки так можна повною мірою здійснити облік та зберігання документів. У компаніях передбачається вільний вибір форми збереження документації. У статуті мають бути прописані норми, згідно з якими, всі накази (або якісь конкретні) зберігаються і в паперовому варіанті, і в електронному. Варто зазначити, що перший пункт зазвичай є обов’язковим. Саме матеріальний документ здатний підтвердити той чи інший наказ.