Строки зберігання наказів по особовому складу. Правила обліку та зберігання кадрових документів

Поради щодо систематизації

Строки зберігання кадрових документів зрозумілі. Зазвичай це 5 і 75 років. Але це ще не все. Окремої уваги потребують архіви. Після реєстрації наказу, а також приміщення його в архів, потрібно якось систематизувати всі наявні дані. З цією метою в компаніях використовується кілька принципів:

• Зберігання документації по окремих папках з поділом на короткочасні документи та довготривалі. Рекомендується не складати всі папери разом.
• Систематизація по роках, місяцях і дат. Кожна папка з документами – це накази певного часового проміжку. Всередині всі папери розкладаються з урахуванням їх реєстрації в журналі обліку (по місяцях і днях). Таким чином, відбувається полегшення завдання з пошуку того чи іншого документа.
• Використання розташування за номерами наказів з урахуванням алфавітного порядку. Вже всередині кожної папки рекомендується вести систематизацію за номерами наказів, а також за заголовною буквою.

Закінчення обліку

Як бути після того, як закінчиться термін зберігання того або іншого документа в архівах? Спеціальна служба в компанії проводить перевірку паперів. Потім систематизує їх і виділяє певні накази для знищення. Зазвичай документи або спалюються, або пропускаються через шредер. У будь-якому випадку, просто викидати накази не можна. Слід саме знищити їх. Щоб віднести документи до того чи іншого типу, залучається спеціальна комісія. Вона оцінює важливість наказів, присвоює їм термін зберігання. І тільки потім вже відбувається приміщення їх в архіви в тій чи іншій формі.