Строки зберігання наказів по особовому складу. Правила обліку та зберігання кадрових документів

Журнал наказів

Найпоширеніша практика обліку та зберігання документації – це оформлений у компанії журнал наказів по особовому складу. Являє собою цей документ невелику зошит. У ній записуються номери наказів, а також їх основні дані (реквізити). Наприклад, назва та дата затвердження. В журналі наказів фіксуються папери постійного, довготривалого та короткочасного зберігання. А от якщо мова йде про тимчасову документації, то вона не повинна заноситися в подібний блокнот. Хіба що компанія передбачає статутом окремий журнал, призначений виключно для тимчасових наказів. Заповнюється він до самого кінця. Як тільки вільні листи закінчуються, необхідно ввести новий документ обліку в експлуатацію. Старий підшивається і відправляється на зберігання. До речі, це папір постійного обліку.

Архіви

Незалежно від того, про які саме наказах по особовому складу йдеться, в кожній компанії передбачено архівне зберігання документів. Це найбільш поширена форма обліку паперів. Причому всіх. Не обов’язково по особовому складу. В архіви всі дані відправляються після того, як у них відпадає потреба. Або ті, що вже виконані. Наприклад, особові справи працівників. Як тільки підписаний наказ про звільнення, а також справа закривається, воно повинно бути відправлено в архів для зберігання на встановлений строк. Існує кілька типів сортування даних, але про них трохи пізніше.

Для початку слід зазначити, що архіви можуть бути представлені у вигляді паперової форми (обов’язково), а також електронної. Незалежно від цього компанія вибирає принципи систематизації інформації, що зберігається. Архівні дані мають опис. У ній подано короткий список всієї збереженої документації. Архівне зберігання документів – найбільш зручна форма обліку даних. Вона використовується і в паперовому, і в електронному вигляді. Слід відзначити, що тимчасові документи не заносяться в архів. Вони додаються до основним паперів, а потім знищуються. Рекомендується всі накази тимчасового зберігання відправляти в окреме місце і не поєднувати їх з довготривалими або короткочасними.