Реквізити документів – це що? Вимоги до реквізитів документів

Російські компанії, держустанови, підприємці та інші суб’єкти правовідносин у процесі комунікації між собою регулярно використовують офіційні документи. Найважливіший аспект коректної взаємодії організацій і фізосіб — використання реквізитів. Їх перелік визначається російським законодавством. Реквізити документів — це найважливіший атрибут офіційних джерел, виданих підприємствами, органами влади або ж складаються фізособами при зверненні в будь-які структури. Які особливості роботи з ними?

Визначення

Реквізити документів — це обов’язкові, затверджені на рівні державних, галузевих або корпоративних стандартів елементи візуального оформлення різних джерел інформації, представлених, як правило, у друкованому, паперовому вигляді.

Ті види документації, які відносяться до категорії організаційно-розпорядчих, оформляються відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003. Даний джерело норм включає уніфіковані критерії, обов’язкові до застосування в ході обміну документів з участю російських підприємств, органів влади та інших установ з офіційним статусом.

Розглянемо найважливіші реквізити документів, визначені зазначеним державним стандартом.

Основні реквізити по ГОСТ: герб РФ

Багато офіційні документи повинні включати герб Росії. Даний державний символ може бути представлений у трьох різновидах: як багатобарвний на геральдичному щиті, як одноколірний з аналогічним елементом або без нього. Багатобарвний герб РФ повинен розміщуватися на документах, що містять положення федеральних конституційних законів і ФЗ, нормативних актів, що видаються Президентом, Урядом, Федеральними Зборами.

Одноколірний герб РФ без геральдичного щита повинен розміщуватися на документах, які видаються:

• Міжвідомчою комісією з державної таємниці;
• федеральними судами;
• прокуратурою;
• Слідчим комітетом та іншими органами аналогічного профілю.

Герб РФ використовується в якості елемента в листах та інших документах.

Герб суб’єкта РФ і муніципальних утворень

В склад реквізитів документів, прийнятих в суб’єктах РФ, включається власний герб регіону. Правила його розміщення регламентуються нормативними актами, прийнятими на конкретному суб’єкті. Також на рівні регіону можуть затверджуватися правила розміщення герба РФ на тих чи інших паперах. Реквізити документів, виданих на рівні муніципальних територій, в свою чергу, можуть містити герб міста та іншого населеного пункту або муніципального освіти. Правила розміщення даного реквізиту встановлюються нормативними актами, прийнятими органами місцевої влади.

Товарний знак

Оформлення реквізитів документів в організаціях може передбачати використання емблеми або товарного знака. Розміщуються такі елементи відповідно до положень статуту компаній. При цьому емблема не розміщується на документах одночасно з гербом РФ, суб’єкта РФ чи муніципального освіти. У якості товарних знаків можуть виступати слова і зображення. Колір відповідного реквізиту може бути будь-яким.

Код організації

Відповідно до Загальноросійським класифікатором підприємств реквізитом документа також може бути код організації. Ця інформація зазвичай виконує довідкову функцію. Основний документ, у структурі якого присутній код організації, — лист.

ОГРН

У більшості випадків реквізити первинних документів організації вимагають включення у свою структуру ОГРН. У листах даний елемент вказується як частина довідкових даних про організацію. Також ОГРН використовується при випуску фірмових бланків компанії. Для підприємців існує схожий реквізит — ОГРН ІП. Він використовується в основному в тих же цілях, що і відповідний елемент документообігу з участю юридичних осіб.

ІПН і КПП

Дані реквізити, поряд з ОГРН, найчастіше використовуються в первинній документації, а також на бланках листів, складених співробітниками організації. КПП — елемент, властивий для юридичних осіб, Індивідуальні підприємці подібний реквізит не використовують.

Код форми документа

Відповідно до Загальноросійським класифікатором управлінської документації в структурі реквізитів різних джерел повинен бути присутнім код форми. Даний елемент головним чином використовується для оптимізації темпів передачі файлів по електронних каналах.

Назва фірми

Обов’язкові реквізити документа включають такий елемент, як назва організації. Важливо, щоб воно відповідало тому, що зазначено в установчих документах фірми. На бланках обов’язково вказувати повне найменування компанії. Скорочене можна розташовувати поруч (під ним або за ним).

Довідкові відомості

Наступний елемент реквізитів документів — довідкові дані про фірму. Їх структура передбачає включення поштової адреси, телефонів і інших відомостей, що компанія вважатиме за потрібне розмістити. Також, як правило, проставляються код організації, ОГРН, ІПН і КПП.

Назва виду документа

Документ повинен бути коректним чином класифікований по виду. Відповідне найменування виду фіксується в статуті фірми. Також вона повинна відповідати критеріям, включеним в ОКУД. Зазвичай розглянутий елемент фіксується в бланках. Для листів даний реквізит (найменування документа) не характерний. Пишеться великими літерами.

Дата документу

Наступний важливий реквізит — дата документа. Він повинен відображати час створення відповідного джерела або ж, наприклад, підписання його. Дата проставляється людиною, яка має повноваження, пов’язані з підписанням документа, або ж внутрішньою службою організації, відповідальної за обмін відповідними джерелами. У деяких випадках дату може проставляти укладач документа.

Реєстраційний номер

Реєстраційний номер (індекс) — реквізит, який фіксується для полегшення класифікації джерела у внутрішніх реєстрах та архівах організації, а також як ідентифікатор у процесі документообігу з іншими фірмами. Правила проставлення відповідного реквізиту відображаються у розпорядчих джерелах, затверджуваних компанією.

Також у ряді випадків розглянутий елемент може бути доповнений посиланням, яка включає в себе, власне, реєстраційний номер, а також дату документа, що вимагає відповіді. Тобто даний реквізит часто використовується в листах, які складаються у відповідь на звернення у фірму.

Місце складання

У ряді випадків може зазначатися місце складання того або іншого документа. Наприклад, якщо визначити її на основі інших реквізитів складно. Але якщо місце складання вже зазначено в інших елементах документа, то відповідний реквізит включати в структуру джерела не обов’язково.

Адресат

Наступний важливий реквізит — адресат. Він вказується, якщо є необхідність направити документ на конкретний структурний підрозділ фірми, з якою ведеться листування. Також адресатом може бути посадова особа або громадянин статус фізособи.

Гриф затвердження

Може знадобитися використання грифу затвердження джерела. Цей реквізит може надавати документом нормативний характер. Наприклад, директор компанії може використовувати гриф типу «затверджую», після чого положення в джерелі придбають характер обов’язкових для виконання співробітниками компанії.

Резолюція

Інший цікавий реквізит — резолюція. Він використовується, якщо посадова особа, наприклад директор компанії, що бажає озвучити рішення, прийняте по суті інформації в документі. Цей реквізит містить також Ф. В. О, зміст розпорядження, термін, до якого воно має бути виконане, підпис, дату. Можуть вказуватися виконавці доручення.

Заголовок

У деяких документах використовується заголовок. Його призначення — викладення короткою суті відомостей, присутніх в джерелі. За змістом він повинен корелювати з найменуванням документа. Приклад заголовка: «Наказ про формування атестаційної комісії».

Відмітка про контроль

У ряді випадків документ вимагає такого реквізиту, як відмітка про контроль. Даний елемент свідчить про те, що джерело прийнятий компетентної структурою у фірмі і щодо нього ведеться робота. Зазвичай цей реквізит виглядає у вигляді штампа зі словом «контроль».

Текст документа

Ймовірно, ключовий реквізит документа. Він відображає суть інформації, переданої за допомогою паперового носія. У загальному випадку він складається на українській мові або те, що має статус офіційної в суб’єкті РФ. Текст може містити таблиці, різні елементи форматування.

Структура тексту зазвичай представлена у вигляді двох частин: у першій відображаються причини і цілі відправлення документа, у другій — основна ідея звернення, прохання, рекомендація і т. д. В деяких випадках допустимо використовувати тільки другу частину структури відповідного реквізиту.

Відмітка про додаток

Буває так, що в тексті документа проблематично відобразити всі необхідні дані. У цьому випадку джерело може бути доповнений додатками. Цей факт повинен відображатися на документі допомогою відповідного реквізиту. Яким чином відмітка, про яку йде мова, може бути включена в структуру джерела? Як правило, пишуть: «Додаток на такому-то кількості аркушів у такому-то обсязі примірників». У деяких випадках може виникнути необхідність у вказівці назви документа, що містить додаток.

Підпис

Найважливіші види реквізитів документів включають такий елемент, як підпис. Її ставить посадова особа, фіксуючи тим самим достовірність інформації, що міститься в джерелі. І це не просто автограф — підпис як самостійний реквізит має містити назву посади особи, яка підписує документ, а також розшифровку.

Гриф погодження

Вимоги до реквізитів документів, що встановлюються в деяких організаціях, передбачають наявність грифа узгодження. Він використовується в тих випадках, коли потрібно зафіксувати той факт, що інформація в джерелі схвалена компетентним особою або структурою у фірмі.

Гриф повинен включати слово «погоджено», а також відомості про посади особи, яка схвалює відповідну інформацію, його підпис і розшифровку. Ключовою ознака грифа погодження — використання при документообіг з участю кількох організацій.

Віза узгодження

Досить близьким до грифу елементом можна назвати візу узгодження. Її ключовою ознака — використовується тільки всередині організації. При цьому віза може бути проставлена кілька разів у міру послідовної перевірки документа тими чи іншими відділами.

Друк

Практично завжди реквізити платіжних документів, а також інших видів первинних джерел вимагають від організацій проставлення печатки. В РФ вона, як правило, чорнильна. У структурі друку зазвичай міститься інформація про фірму — назва, ОГРН, ІПН та інші реквізити.

Оформлення документів: нюанси

Ми визначили, що реквізити документів — це найважливіший критерій організації коректних процедур взаємодії фірми з партнерами, державними органами, а також здійснення внутрішньокорпоративних комунікацій. Які можна відзначити особливості, характерні для практичного здійснення документообігу в російських фірмах?

Можна відзначити, що проставлення всіх передбачених ГОСТом реквізитів — рідкісне явище. Кожен документ вимагає використання відповідного набору елементів. Наприклад, що стосується офіційних листів, то в них найчастіше використовуються такі реквізити, як герб РФ, суб’єкта федерації, міста або ж емблема фірми, код підприємства, ОГРН, ІПН, КПП, а також назва організації.

Найменування виду документа на листах зазвичай не ставиться. У той час як, наприклад, такі види джерел, як наказ, акт, доповідна записка або рішення, повинні містити у своїй структурі відповідний елемент. У листах необхідно вказувати повне найменування компанії, в яку відправляється документ, а якщо є передбачене офіційними джерелами скорочена назва, його також слід вказувати (писати в дужках після повного найменування).

Є кілька коректних методів скорочення назв організацій: по перших буквах (тобто виходить абревіатура зразок НДІ), з початковим складах (наприклад, може вийти “Уралмаш”) або ж іншим способом, затвердженим в офіційних документах фірми-одержувача.

Інші важливі реквізити документів — це поштова адреса, а також номери телефонів, факсів. Також в офіційних листах зазвичай вказуються банківські реквізити організації. Інший найважливіший елемент відповідного документа — дата, яка відображає момент його підписання. Потім офіційна папір підписується, на ній ставиться печатка компанії.