Реквізити документів – це що? Вимоги до реквізитів документів

Віза узгодження

Досить близьким до грифу елементом можна назвати візу узгодження. Її ключовою ознака — використовується тільки всередині організації. При цьому віза може бути проставлена кілька разів у міру послідовної перевірки документа тими чи іншими відділами.

Друк

Практично завжди реквізити платіжних документів, а також інших видів первинних джерел вимагають від організацій проставлення печатки. В РФ вона, як правило, чорнильна. У структурі друку зазвичай міститься інформація про фірму — назва, ОГРН, ІПН та інші реквізити.

Оформлення документів: нюанси

Ми визначили, що реквізити документів — це найважливіший критерій організації коректних процедур взаємодії фірми з партнерами, державними органами, а також здійснення внутрішньокорпоративних комунікацій. Які можна відзначити особливості, характерні для практичного здійснення документообігу в російських фірмах?

Можна відзначити, що проставлення всіх передбачених ГОСТом реквізитів — рідкісне явище. Кожен документ вимагає використання відповідного набору елементів. Наприклад, що стосується офіційних листів, то в них найчастіше використовуються такі реквізити, як герб РФ, суб’єкта федерації, міста або ж емблема фірми, код підприємства, ОГРН, ІПН, КПП, а також назва організації.

Найменування виду документа на листах зазвичай не ставиться. У той час як, наприклад, такі види джерел, як наказ, акт, доповідна записка або рішення, повинні містити у своїй структурі відповідний елемент. У листах необхідно вказувати повне найменування компанії, в яку відправляється документ, а якщо є передбачене офіційними джерелами скорочена назва, його також слід вказувати (писати в дужках після повного найменування).

Є кілька коректних методів скорочення назв організацій: по перших буквах (тобто виходить абревіатура зразок НДІ), з початковим складах (наприклад, може вийти “Уралмаш”) або ж іншим способом, затвердженим в офіційних документах фірми-одержувача.

Інші важливі реквізити документів — це поштова адреса, а також номери телефонів, факсів. Також в офіційних листах зазвичай вказуються банківські реквізити організації. Інший найважливіший елемент відповідного документа — дата, яка відображає момент його підписання. Потім офіційна папір підписується, на ній ставиться печатка компанії.