Персональні дані – що до них відноситься? Згода на обробку персональних даних. 152-ФЗ про захист персональних даних

Фізична зберігання

Існують різні способи зберігання даних. Деякі не готові переходити до електронних архівів, а значить, воліють вести справи традиційним чином (тобто на папері). Суть методу в тому, щоб зберігати всі дані про працівника, його особисті документи і копії в буквальній папці, яка називається особистою справою.

Які переваги такого типу ведення особистих справ? Серед них виділяють наступні:

• всю інформацію просто знайти, так як вона розташовується в одному місці;
• дані можна легко систематизувати;
• пошук інформації відбувається в максимально короткий час.

Однак такий метод має і деякі мінуси. Наприклад, наступні:

• наявність додаткових ресурсів для зберігання, таких як спеціальні приміщення, обладнання, сейфи і так далі;
• трудомісткість процесу;
• потрібні спеціальні навички для ведення паперової документації.

Іноді відділи кадрів воліють зберігати інформацію про одного співробітника окремо (у різних тематичних папках). Так, окремо зберігаються всі трудові договори, анкети та інші документи по всім працівникам відразу. Їх нумерують для більш зручного пошуку. Цей спосіб менш трудозатратен, ніж той, що був описаний вище, так і не вимагає ніяких спеціальних навичок від співробітника відділу кадрів.

Проте і він не позбавлений недоліків. Серед них виділяють наступні:

• велика кількість часу потрібно для того, щоб відшукати потрібні дані про конкретного працівника;
• ризик витоку конфіденційної інформації істотно підвищується.