Оперативне зберігання документів. Види документів і терміни їх зберігання
В ході діяльності будь-якого підприємства з’являється велика кількість документів, які необхідно зберігати протягом певних строків. У нашій статті ми хочемо поговорити про те, яким чином здійснюється оперативне зберігання документів та їх знищення.
Що таке оперативне зберігання?
Абсолютно всі папери, створені або надходять в ході діяльності підприємства, підлягають чіткої систематизації і ретельній обробці. Щоб надалі можна було повторно використовувати їх, необхідно правильно організувати їх збереження, забезпечивши швидкий доступ до будь-якого з них. По суті, оперативне зберігання документів – це збереження паперів у організації або структурному підрозділі, до моменту їх знищення чи передачі в архів організації.
Терміни зберігання документів
У будь-якій організації є різні папери за ступенем їх цінності. Одні мають велику господарську або наукову цінність, інші містять інформацію, яка необхідна для вирішення конкретних завдань, після чого вони втрачають свою значимість. Тому частина паперів необхідно правильно систематизувати і зберігати, а інші – просто знищувати, згідно з певними правилами.
Оперативне зберігання документів, що мають наукове або практичне значення, має свої терміни. Залежать вони від ступеня важливості їх змісту.
Термін зберігання може бути наступним:
Варто відзначити, що форма паперів ніяк не впливає на строки зберігання документів (таблиця зберігання наведена нами в статті). Адже не секрет, що в даний час велика частина інформації оформляється в електронному вигляді. Терміни залежать, насамперед, від змісту самого документа.
Вимоги до зберігання
Існують певні вимоги до оперативного зберігання документів. Так, наприклад, завершені справи тимчасового чи постійного зберігання повинні залишатися в підрозділах організації протягом кількох років. Після цього строку вони поміщаються в архів підприємства.
До тих пір, поки папери перебувають в активному користуванні, вони потребують правильному оформленні і змісті. Оперативне зберігання документів передбачає їх формування за якимось певним групам, а також номенклатурної специфіки, прийнятої в організації.
Для забезпечення швидкого пошуку будь-яких паперів необхідно максимально інформативно оформити назви папок. В якості накопичувача, як правило, використовують швидкозшивачі, на обкладинці яких повинен бути кишенька для назв змінних номенклатур.
При оперативному зберіганні на обкладинках наводять таку інформацію:
Поточне зберігання здійснюється в спеціально обладнаних шафах (металевих) або ж в окремому приміщенні, яке закрита для доступу. Тимчасова видача паперів повинна проводитися тільки за розпорядженням керівництва відділу, якого стосуються документи. До кінця дня папка повинна повернутися на своє місце – сейфовий шафа.
По закінченню строків оперативного зберігання документів присвоюється статус «виконано». І тільки після цього починається процедура їх підготовки до передачі в архів.
Терміни зберігання вхідних документів
У будь-якій організації в процесі діяльності накопичуються вхідні документи. Вони теж мають терміни зберігання. Взагалі під вхідною кореспонденцією розуміється вся документація, яка надходить на підприємство. Строки зберігання таких паперів обумовлюються змістом. Вхідні документи рекомендується зберігати не менше трьох років. Однак більш важливі листи можуть зберігатися більш тривалі терміни (наприклад, понад п’яти років). Тривалість визначається ступенем важливості інформації в паперах. Тому при класифікації таких документів необхідно враховувати важливість інформації. Так, наприклад, листи від органів влади слід виділити одну папку, а листування з діловими партнерами – в іншу. Такі папери слід зберігати не менше п’яти років.
Терміни зберігання вихідних документів
Вихідні документи, як і будь-які інші на підприємстві, підлягають зберіганню. Причому, як і у випадку з вхідними паперами, вони мають певні терміни, які залежать від ступеня їх важливості.
Доцільно систематизувати документи і на кожній папці вказати терміни зберігання. Логічно вихідні документи розділити на окремі масиви: листування з постачальниками, клієнтами, замовниками, державними організаціями, комунальними підприємствами і т. д. найважливіші папери повинні перебувати на оперативному зберіганні не менше п’яти років, а простіші – до трьох років. Особливо важливі листи можна зберігати протягом десяти років. Підстави для такого тривалого використання необхідно закріпити у спеціальній інструкції з діловодства підприємства.
Журнали реєстрації документів
Журнал реєстрації документів є на будь-якому підприємстві. Причому, як правило, виділяють окремо журнали реєстрації вхідних і вихідних паперів, якщо організація веде активну діяльність. Так набагато зручніше систематизувати всю переписку. Журнали закуповуються і змінюються щороку. Звичайно, в даний час багато воліють вести подібний журнал в електронному вигляді. Однак при цьому обов’язково повинен бути паперовий примірник.
У журналах записуються реквізити документів, які їм присвоюються номери, а також вказуються дати. Такий облік паперів дозволяє в разі необхідності відшукати потрібний документ. Зберігаються журнали три роки. По закінченню цього терміну всю документацію, пов’язану з вхідною та вихідною кореспонденцією, знищують, складаючи при цьому акт.
Експертиза документів
Як ми вже говорили раніше, тривалість використання і зберігання паперів ні в якому разі не залежить від форми (паперова або електронна), значення має лише зміст документів. Щоб визначити її значущість, призначається експертиза. Її завдання полягає в тому, щоб з’ясувати, які документи мають значення для виробництва, науки, держави і т. д. Для документів, відібраних для оперативного зберігання, потрібно уточнити період часу, протягом якого вони можуть знадобитися. Тому визначення часу зберігання – ще одна задача, яка ставиться перед експертизою. Всі папери до відправлення на експертну оцінку в рамках підготовки до передачі в архів формуються номенклатурні справи певними структурними підрозділами або ж службою діловодства.
Експертиза цінності може проводитися на самих підприємствах, архівах організацій, а також державних архівах.
В цілому, якщо говорити про серйозні управлінських документах, то терміни їх зберігання зумовлені ще в момент їх створення. Основними довідковими та нормативними посібниками, які впливають на строки зберігання, є переліки документів із зазначенням строків зберігання. Саме їх застосовують при експертній оцінці паперів в муніципальних, державних архівах і на підприємствах. А цінність, як ми вже говорили, виражається в термінах зберігання.
Перелік документів із зазначенням строків зберігання – це систематизований перелік категорій та видів паперів, що містить нормативні відомості про час їх зберігання.
Переліки містять терміни зберігання типових документів, які є в будь-якій організації. А ось специфічні папери, що відображають певні функції підприємства, можуть ставитися до відомчих переліків.
Архіви документів
Архів документів в організації не може існувати сам по собі. У ньому папери зберігаються певний час, після чого вони повинні передаватися у муніципальні архіви або державні. Федеральним законом чітко визначаються терміни зберігання в ньому багатьох паперів. Так, наприклад, документи по особовому складу, нотаріальні папери, господарські книги повинні знаходитися в збереженні протягом 75 років, наукова документація – п’ятнадцять років.
У тому випадку, якщо організація ліквідується за яких-небудь причин, архів документів постійного терміну зберігання, а також паперів з особового складу повинні бути передані в муніципальну (державний архів. Недержавні підприємства для того, щоб передати документи, спочатку повинні укласти договір з Архівним фондом РФ. Якщо ж він вчасно не був укладений, то архів повинен взяти на зберігання тільки папери з особового складу підприємства. Місце заощадження інших документів має бути обрано головою ліквідаційної комісії.
Як знищити документи?
Архівні документи, які зберігаються на підприємстві, можуть бути ліквідовані, якщо закінчилися терміни їх зберігання. Знищення документів можна доручити сторонньої організації, а можна виконати і самостійно. Існує єдині правила, за якими здійснюється цей процес. Варто пам’ятати про те, що можна знищити тільки ті документи, які мають терміни зберігання, втратили своє практичне значення. Робити які-небудь дії щодо паперів можна тільки при наявності експертної оцінки.
Знищення документів супроводжується оформленням акта.
Складання акта
Папери можуть бути включені в акт на знищення в тому випадку, якщо строки їх зберігання закінчилися на перше січня того року, у якому складається документ. Тобто, якщо справа 2014 року і період його зберігання п’ять років, то включати його в акт можна тільки в 2020 році.
Щоб уникнути подальших непорозумінь, всі справи необхідно повністю переглянути, переконавшись, що всі папери в ньому втратили значення. Однак на практиці часто чинять інакше. Якщо документи пролежали на полиці п’ять років і до них жодного разу не торкалися, то нехтують правилами. Просто пролистывают вибірково справи, щоб переконатися в тому, що вони дійсно вже не потрібні.
В акт необхідно занести інформацію, яка є на обкладинці справ. Така копітка робота здасться не потрібною тим людям, які не розбираються в тонкощах архівної роботи. Але насправді це не так.
Акт неодмінно повинен бути підписаний тією людиною, який проводив експертну оцінку. Далі в документі робиться відмітка про те, що дії були узгоджені з експертною комісією організації. В кінцевому підсумку акт повинен бути затверджений керівником підприємства.
Тільки після дотримання всіх процедур організація може знищувати справи, перелічені в акті.
Як знищують ділові папери?
Знищити документи можна кількома способами. Якщо територія підприємства дозволяє, то можна спалити самостійно папери, дотримуючись пожежну безпеку. Крім того, можна скористатися знищувачем документів. Але це досить довгий процес, такий спосіб підходить для невеликих обсягів. У цих випадках складається акт у довільній формі, в якому фіксується сам факт знищення.
Великі обсяги справ, призначених для знищення, зазвичай підприємства передають на утилізацію або переробку в спеціалізовані організації, які цим займаються.
Факт передачі повинен бути зафіксований в приймально-здавальному акті. У документі вказується дата, вага та кількість справ. Фахівці рекомендують бути присутніми при знищенні паперів співробітникові підприємства для збереження конфіденційності.
