Оперативне зберігання документів. Види документів і терміни їх зберігання

Віктор Кузьмін
1 minute

Вимоги до зберігання

Існують певні вимоги до оперативного зберігання документів. Так, наприклад, завершені справи тимчасового чи постійного зберігання повинні залишатися в підрозділах організації протягом кількох років. Після цього строку вони поміщаються в архів підприємства.

До тих пір, поки папери перебувають в активному користуванні, вони потребують правильному оформленні і змісті. Оперативне зберігання документів передбачає їх формування за якимось певним групам, а також номенклатурної специфіки, прийнятої в організації.

Для забезпечення швидкого пошуку будь-яких паперів необхідно максимально інформативно оформити назви папок. В якості накопичувача, як правило, використовують швидкозшивачі, на обкладинці яких повинен бути кишенька для назв змінних номенклатур.

При оперативному зберіганні на обкладинках наводять таку інформацію:

  • Часовий період початку і закінчення використання.
  • Загальна чисто аркушів у папці.
  • Зазначення термінів зберігання таких паперів.
  • Ф. В. О. виконавця, його контактний телефон.
  • Можуть також бути присутніми додаткові написи («на узгодження», «на підпис» і т. д.)

    • Поточне зберігання здійснюється в спеціально обладнаних шафах (металевих) або ж в окремому приміщенні, яке закрита для доступу. Тимчасова видача паперів повинна проводитися тільки за розпорядженням керівництва відділу, якого стосуються документи. До кінця дня папка повинна повернутися на своє місце – сейфовий шафа.

    По закінченню строків оперативного зберігання документів присвоюється статус «виконано». І тільки після цього починається процедура їх підготовки до передачі в архів.

    1 2 3 4 5 6 7