Оперативне зберігання документів. Види документів і терміни їх зберігання

Архіви документів

Архів документів в організації не може існувати сам по собі. У ньому папери зберігаються певний час, після чого вони повинні передаватися у муніципальні архіви або державні. Федеральним законом чітко визначаються терміни зберігання в ньому багатьох паперів. Так, наприклад, документи по особовому складу, нотаріальні папери, господарські книги повинні знаходитися в збереженні протягом 75 років, наукова документація – п’ятнадцять років.

У тому випадку, якщо організація ліквідується за яких-небудь причин, архів документів постійного терміну зберігання, а також паперів з особового складу повинні бути передані в муніципальну (державний архів. Недержавні підприємства для того, щоб передати документи, спочатку повинні укласти договір з Архівним фондом РФ. Якщо ж він вчасно не був укладений, то архів повинен взяти на зберігання тільки папери з особового складу підприємства. Місце заощадження інших документів має бути обрано головою ліквідаційної комісії.

Як знищити документи?

Архівні документи, які зберігаються на підприємстві, можуть бути ліквідовані, якщо закінчилися терміни їх зберігання. Знищення документів можна доручити сторонньої організації, а можна виконати і самостійно. Існує єдині правила, за якими здійснюється цей процес. Варто пам’ятати про те, що можна знищити тільки ті документи, які мають терміни зберігання, втратили своє практичне значення. Робити які-небудь дії щодо паперів можна тільки при наявності експертної оцінки.

Знищення документів супроводжується оформленням акта.