Оперативне зберігання документів. Види документів і терміни їх зберігання

Терміни зберігання вхідних документів

У будь-якій організації в процесі діяльності накопичуються вхідні документи. Вони теж мають терміни зберігання. Взагалі під вхідною кореспонденцією розуміється вся документація, яка надходить на підприємство. Строки зберігання таких паперів обумовлюються змістом. Вхідні документи рекомендується зберігати не менше трьох років. Однак більш важливі листи можуть зберігатися більш тривалі терміни (наприклад, понад п’яти років). Тривалість визначається ступенем важливості інформації в паперах. Тому при класифікації таких документів необхідно враховувати важливість інформації. Так, наприклад, листи від органів влади слід виділити одну папку, а листування з діловими партнерами – в іншу. Такі папери слід зберігати не менше п’яти років.

Терміни зберігання вихідних документів

Вихідні документи, як і будь-які інші на підприємстві, підлягають зберіганню. Причому, як і у випадку з вхідними паперами, вони мають певні терміни, які залежать від ступеня їх важливості.

Доцільно систематизувати документи і на кожній папці вказати терміни зберігання. Логічно вихідні документи розділити на окремі масиви: листування з постачальниками, клієнтами, замовниками, державними організаціями, комунальними підприємствами і т. д. найважливіші папери повинні перебувати на оперативному зберіганні не менше п’яти років, а простіші – до трьох років. Особливо важливі листи можна зберігати протягом десяти років. Підстави для такого тривалого використання необхідно закріпити у спеціальній інструкції з діловодства підприємства.