Оперативне зберігання документів. Види документів і терміни їх зберігання

Складання акта

Папери можуть бути включені в акт на знищення в тому випадку, якщо строки їх зберігання закінчилися на перше січня того року, у якому складається документ. Тобто, якщо справа 2014 року і період його зберігання п’ять років, то включати його в акт можна тільки в 2020 році.

Щоб уникнути подальших непорозумінь, всі справи необхідно повністю переглянути, переконавшись, що всі папери в ньому втратили значення. Однак на практиці часто чинять інакше. Якщо документи пролежали на полиці п’ять років і до них жодного разу не торкалися, то нехтують правилами. Просто пролистывают вибірково справи, щоб переконатися в тому, що вони дійсно вже не потрібні.

В акт необхідно занести інформацію, яка є на обкладинці справ. Така копітка робота здасться не потрібною тим людям, які не розбираються в тонкощах архівної роботи. Але насправді це не так.

Акт неодмінно повинен бути підписаний тією людиною, який проводив експертну оцінку. Далі в документі робиться відмітка про те, що дії були узгоджені з експертною комісією організації. В кінцевому підсумку акт повинен бути затверджений керівником підприємства.

Тільки після дотримання всіх процедур організація може знищувати справи, перелічені в акті.