Оперативне зберігання документів. Види документів і терміни їх зберігання

Журнали реєстрації документів

Журнал реєстрації документів є на будь-якому підприємстві. Причому, як правило, виділяють окремо журнали реєстрації вхідних і вихідних паперів, якщо організація веде активну діяльність. Так набагато зручніше систематизувати всю переписку. Журнали закуповуються і змінюються щороку. Звичайно, в даний час багато воліють вести подібний журнал в електронному вигляді. Однак при цьому обов’язково повинен бути паперовий примірник.

У журналах записуються реквізити документів, які їм присвоюються номери, а також вказуються дати. Такий облік паперів дозволяє в разі необхідності відшукати потрібний документ. Зберігаються журнали три роки. По закінченню цього терміну всю документацію, пов’язану з вхідною та вихідною кореспонденцією, знищують, складаючи при цьому акт.

Експертиза документів

Як ми вже говорили раніше, тривалість використання і зберігання паперів ні в якому разі не залежить від форми (паперова або електронна), значення має лише зміст документів. Щоб визначити її значущість, призначається експертиза. Її завдання полягає в тому, щоб з’ясувати, які документи мають значення для виробництва, науки, держави і т. д. Для документів, відібраних для оперативного зберігання, потрібно уточнити період часу, протягом якого вони можуть знадобитися. Тому визначення часу зберігання – ще одна задача, яка ставиться перед експертизою. Всі папери до відправлення на експертну оцінку в рамках підготовки до передачі в архів формуються номенклатурні справи певними структурними підрозділами або ж службою діловодства.

Експертиза цінності може проводитися на самих підприємствах, архівах організацій, а також державних архівах.

В цілому, якщо говорити про серйозні управлінських документах, то терміни їх зберігання зумовлені ще в момент їх створення. Основними довідковими та нормативними посібниками, які впливають на строки зберігання, є переліки документів із зазначенням строків зберігання. Саме їх застосовують при експертній оцінці паперів в муніципальних, державних архівах і на підприємствах. А цінність, як ми вже говорили, виражається в термінах зберігання.

Перелік документів із зазначенням строків зберігання – це систематизований перелік категорій та видів паперів, що містить нормативні відомості про час їх зберігання.

Переліки містять терміни зберігання типових документів, які є в будь-якій організації. А ось специфічні папери, що відображають певні функції підприємства, можуть ставитися до відомчих переліків.