Облік складських операцій: документи, вимоги, відповідальність. 1С: Склад

Облік і вдосконалення складських операцій – запорука якісної роботи будь-якого сучасного підприємства. Саме те, як налагоджена робота складу, визначає, наскільки раціонально компанія працює, як ефективно використовуються виробничі ресурси. Налагодження, поліпшення системи, автоматизований бухгалтерський облік складських операцій дозволяють домогтися кращої рентабельності і продуктивності, а готовий продукт стає якіснішим.

Навіщо потрібен склад?

Головне призначення складу в будь-якій компанії – це зберігання виробничих матеріальних запасів – МПЗ. Склад – майданчик для різних робіт: тут матеріали готуються до використання в рамках виробничого процесу, направляються споживачам. Сучасна, результативна організація і технологія складських операцій при застосуванні новітніх методологій, програмного забезпечення дозволяє звести до мінімуму втрати матеріалу як у період зберігання, так і при застосуванні в роботі. Це, в свою чергу, впливає на собівартість товару. А ось безладне оформлення складських операцій створює умови, у яких не уникнути розкрадань. Керівник компанії, як би він не був упевнений в кожному з працівників, повинен усвідомлювати, що завжди є ймовірність несумлінного поведінки працівника, спровокованого як його особистими якостями, так і тиском ззовні.

Невід’ємна частина системи складу – це фахівець по складських операціях. Від його кваліфікованості, уважності, освіченості залежить, чи буде склад «точним, як годинник», або ж регулярно будуть переслідувати проблеми. Добираючи персонал для складу, мало упевнитися, що кандидат володіє «1С: Склад». Потрібно дізнатися, наскільки добре він розбирається в логістиці і розуміє логіку організації зон зберігання.

Підвиди складів

Залежно від призначення, виділяють кілька груп складів. Класична система класифікації:

• матеріальні;
• внутрішньовиробничі.

Друга група поділяється на склади:

• між цехів;
• всередині цехів.

Матеріальні, як випливає з назви, потрібні, щоб зберігати матеріальні запаси підприємства. Тут знаходиться все, що потрібно фірмі для робочого процесу без перерв. Налаштовують роботи матеріального складу, ведуть основні складські операції таким чином, щоб виробничий процес завжди був забезпечений матеріалами з запасом. Чіткість складської логістики визначає успішність компанії, виробничих ліній, здатність підприємства справлятися із замовленнями, а начальників цехів – із завданнями.

Внутрішньовиробничі – це такі види складів, що існують усередині цехів і між ними, які необхідні для МПЗ. Тут же розташовані міжопераційні запаси, необхідні, щоб робочі місця обслуговувалися чітко і своєчасно. Ведення обліку складських операцій відбувається при підстроюванні під змінність, введену на виробництві. Тобто кожен новий графік, кожна чергова зміна працівників повинні мати всі сировину, потрібну для нормального функціонування.

Які ще бувають?

Додатково складський облік дозволяє виділити універсальні і спеціалізовані місця для зберігання МПЗ.

Універсальні розробляють так, щоб можна було без проблем зберігати досить довго різноманітні цінності, що надходять у фірму. Зазвичай так організовують центральні склади. Збережені тут запаси призначені для господарювання і виробництва.

До спеціалізованим ставляться такі, де перебувають лише конкретні різновиди цінностей. Це може бути метал або фарби, лаки або дерев’яні, електричні вироби, заморожені продукти і так далі.

Обладнання та облік

Ефективне ведення обліку складських операцій можливе тільки тоді, коли підлягають врахуванню цінності зберігаються в логічній, систематизованої системі. Це означає, що повинно бути чітко оформлене простір, а оператори складу мають і вміють користуватися вагами, іншими вимірювальними приладами. Вони на місці оцінюють якісні параметри товару, що надходить і контролюють його збереження, вимірюють обсяги відпущених позицій і виявляють розбіжності, якщо такі є, а також визначають причину події.

Обсяги отриманих матеріалів враховуються, виходячи з прийнятої в компанії одиниці обліку. Для контролю позиції обмеряют, зважують, вважають, скільки штук надійшло. В деяких випадках застосовують так званий теоретичний підрахунок.

Облік: навіщо це треба?

Для чого потрібна програма «1С: Склад»? Навіщо взагалі вести облік МПЗ, які перебувають у розпорядженні підприємства? Таке питання може виникнути у керівників, беззастережно вірять у чесність своїх співробітників. Тим не менш, як би управлінці не були впевнені в персоналі, облік – обов’язкова частина будь-якого складу, нікуди від цього не дітися.

Облік складських операцій переслідує завдання забезпечення збереженості надійшли на підприємство цінностей. Дані, акумульовані в обліковій системі, дозволяють визначити, чи є в компанії неходові позиції, є надмірність матеріалів. З роботи облікової системи ясно, наскільки велика оборотність не тільки в загальному, але і щодо конкретної різновиди матеріалу. Нарешті, в будь-який момент база даних відповідь на питання: «Як багато залишилося позицій на складі?»

Склад: приймаємо позиції

Одна з найважливіших операцій на складі – це приймання товару. Автоматизована програма для обліку складу зазвичай налаштована на кількісний облік, але крім нього, повинен проводитися ще і якісний.

Оператор, відповідальний за прийом позицій, звіряє кількість позицій і контролює якість кожної з них. При цьому спочатку треба уточнити відповідність за обсягом, лише потім – за якістю. На деяких складах приймання лягає на комірника, відповідального за склад, завідувача, на деяких відповідальність поділяється між завідувачем і технічним персоналом.

Якщо на склад приймають матеріали, що належать до особливих категорій – так зване відповідальне призначення для приймання призначають комісію. Аналогічна процедура прийому цінних позицій. Програма для обліку складу повинна містити повну номенклатуру в базі даних відповідно до затвердженого на заході наказом. Таким же наказом вводять приймальну комісію, призначаючи складу поіменно. У деяких компаніях відповідальність за видання наказу покладається на головного інженера.

Складський облік: як це працює?

Отже, матеріали, прийняті на склад, накладні перевірені, позиції перераховані, якість кожної з них вивчено: відчутно, понюхано, на смак випробувано. Що далі? А далі починається справжня магія складського обліку – та сама, яка не дозволяє з’явилися в компанії цінностей розбігтися по кутах, як це люблять робити щури.

Один з головних помічників завідувача складу, а через нього – керівника компанії – це документи складських операцій. У них відображається, які матеріали надійшли на склад, які пішли, що було витрачено і на кого списано. Такий облік повинен бути оперативним, відображати поточне положення справ, враховувати всіх відповідальних працівників і те, як вони ведуть справи. Цінностей присвоюють номенклатурні номери, далі заносять у картки обліку, вказуючи кількість з’явилися в компанії позицій, їх витрата.

Картка як основа всього сущого

Картка використовується для зберігання всієї інформації, пов’язаної з цінністю, до якої вона приписана. Заповнення карти довіряють матеріально відповідальній особі, з якою попередньо укладають договір про відповідальності. Для карт заводять спеціальний реєстр, з якого конкретний видають строго під розписку.

Складський облік допускається вести без реєстрів, але за допомогою книжок, оформлених в установленому порядку. Втім, на практиці майже всі сучасні компанії перейшли на автоматизований облік. У цьому випадку картка ведеться в електронному вигляді, а доступ є тільки у користувачів, які володіють обліковими записами в системі. Програма зберігає інформацію про те, хто вніс ті чи інші зміни в картку, що є аналогом розпису в реєстрі при отриманні паперового примірника облікового документа.

Без звітності – нікуди

Облік складських операцій передбачає щоденний контроль залишків матеріальних запасів, що знаходяться в розпорядженні підприємства. Кожен місяць відповідальна за склад особа, аналізуючи первинну документацію, готує звіт для керівника підприємства. Звіт направляють в бухгалтерію, підкріплюючи його документацією, що відбиває надходження, вибуття цінностей.

Звіт повинен відображати такі матеріали, продукти, кількість, склад яких змінювалися за звітний період. На початку кожного місяця окремий звіт складають, вказуючи в ньому, як великі залишки по різних позиціях в розпорядженні підприємства. Первинна документація компанії служить основою для фіксації прибуття цінностей, вибуття. На основі цих даних готують звід і сальдо, що відображають стан фірми наприкінці місяця. Інформація, зазначена у звітності, повинна бути аналогічна тій, яка є в системі складського обліку та в картках позицій.

Особливі випадки

У деяких випадках облік складських операцій ведеться загальними категоріями. Наприклад, якщо компанія має виробничою лінією, що дозволяє ремонтувати машини, то облік всіх дрібних запасних частин можна вважати недоцільним. У цьому випадку можна ввести загальну категорію – наприклад, «запасні частини до фрезеровочным верстатів». Це допомагає зробити операції обробки даних менш затратними з праці і часу. Облік здійснюється в сумарному виразі, окремі найменування цінностей в ньому не фігурують.

Деякі компанії на складах мають медикаментами. У цьому випадку облік складських операцій настроюють таким чином, щоб завжди знати загальну кількість, але не перераховувати конкретні найменування. Спеціальні картки потрібно заводити тільки на ті медикаменти, які у своєму складі мають спирт або отруйні речовини. Звітність по медикаментах покладається на лікарів, ветеринарів підприємства. Вони особисто складають списки, які потім направляють бухгалтерам.

Складські операції і логістика

Різні склади виконують різні операції: це визначається специфікою конкретної організації. Відповідно, це визначає види складських операцій, необхідних компанії. Найбільша кількість складів у нашій країні зараз – це торгові, обслуговуючі компанії роздрібні чи оптові. Розглядаючи роботу оптових фірм, можна виділити наступні складські операції:

• розвантаження машин з товаром;
• приймання привезеного;
• переміщення позицій усередині складу;
• розміщення товару у відведені для цього секції;
• отборка цінностей;
• укомплектування;
• завантаження.

В цілому це можна описати терміном «логістика». У нашому випадку логістика описує роботи по навантаженню і розвантаженню цінностей.

І як працюємо?

Характеристика складських операцій завантаження і розвантаження залежить від того, з яким вантажем потрібно працювати, який транспорт обслуговувати. Сильний вплив на роботу має рівень механізації найпростіших процесів. Приймання товару за якістю – це один з найважливіших моментів з усього комплексу, пов’язаних з надходженням позицій на склад.

Як саме контролювати потоки матеріальних цінностей, вирішують, аналізуючи інформацію про кількість, якість позицій на складі. Практика показує, що найчастіше в системах обліку дані неправильні, неповні, що веде до управлінських помилок і втрат для фірми. Технологічні операції, що мають місце при логістики товару, пов’язані з незапланованими змінами кількості і якості. Вантажі можуть бути вкрадені, зіпсовано, загублено, є поняття «наднормативна спад». Персонал може помилитися, неправильно сформувати партії, некоректно відвантажити товар. Все це призводить до недостач, пересортицею, зайвого об’єму.

Приймаючи товар, дуже важливо проводити пильну оцінку вступника, регулярно порівнюючи цінності з заявленим списком. Тому на будь-які позиції повинні оформлятися супровідні документи, як правило, накладні. Документування кожного кроку – найбільш ефективний метод одержання точних даних про положення на складі.

Дані повинні бути актуальними!

Втім, важливо не тільки коректно записати всі надійшли у фірму позиції. Необхідно запровадити таку систему обліку складських операцій, яка дозволить підтримувати базу даних актуальною в будь-який момент часу. І ось тут на допомогу приходять найсучасніші технологічні рішення. Це спеціалізоване ПЗ, розроблене спеціально для складів. Типовий приклад – це продукт компанії 1С, так і називається – «Склад». Застосування такого програмного забезпечення дозволяє мінімізувати помилки, пов’язані з втратою інформації, а також зменшити людський фактор.

Щоб дані були максимально точними і відображали реальне становище на складі в будь-який момент, потрібно ввести систему контролю руху цінностей, що відображає будь-які переміщення. Всі кроки від джерела аж до споживача повинні знайти своє місце у внутрішній документації компанії. Тільки такий тотальний контроль може забезпечити високий рівень надійності даних, що використовуються для управлінських рішень.

Зберігаємо і забираємо

Прийнятий від постачальника товар на складі поміщається в зону, призначену для регулярного зберігання. Якщо вантажі надійшли в тарі або це штучні вироби, їх можна складати в штабелі. Зручний варіант – установка стелажів. Втім, вічно цінності там лежати не можуть, так що рано чи пізно приходить час для наступної складської операції – отборки збереженої позиції. Це може проводитися або частиною пакету, або цілком.

Рекомендовано по можливості операцію механізувати, але це не завжди можливо, так і не будь-яке підприємство має в своєму розпорядженні достатніми коштами для придбання потрібних машин. Виділяють відбір з використанням методик малої механізації і повністю механізоване.

Склади бувають механізованими в різній мірі, на підставі цього виділяють: статистичні, висотні динамічні. У першому випадку є стелажі, уздовж яких переміщається відбирає осередку співробітник. Як правило, він працює вилковим навантажувачем: захоплює потрібний вантажний пакет, виймає його, переміщує на рухому платформу і доставляє до отборщику. Якщо потрібен не весь пакет, тоді необхідний обсяг позиції забирають, а решта повертають на стелаж.

А ось висотні динамічні – це такі, де працюють автоматичні підйомники. Саме вони направляють вантажні пакети до отборщику і повертають в осередку. Механізми оснащені вилковими захватами, що допомагають забирати потрібний предмет. Якщо відбірник потребує тільки в частині вмісту вантажного пакету, залишки направляються в клітинку зберігання.

Приходимо до логічного завершення

Завершуються складські операції, пов’язані з логістикою товару, напрямком цінностей покупцеві. Це відбувається на майданчику, призначеної для завантаження позицій. Щоб склад працював відладжено, важливо проконтролювати два моменту:

• зручність і ефективність використання площ;
• документування кожного робочого кроку.

Документування, як вже було зазначено раніше, найбільш ефективно за допомогою електронних баз даних. Якщо фірма невелика, навіть не обов’язково встановлювати спеціальне програмне забезпечення, можна розробити просту базу для обліку руху товару самостійно.

А ось що стосується ефективності застосування площ, які знаходяться у розпорядженні компанії, то тут керуються вимогами:

• кожен квадратний сантиметр повинен приносити користь;
• проходи повинні бути широкими;
• необхідні центральні проходи;
• ділянки для приймання організовуються там, куди товар надходить;
• ділянки відвантаження обладнують там, звідки позиції відправляють;
• робочі місця повинні бути безпечні;
• потоки вантажів необхідно розподілити так, щоб не було зустрічних рухів.

Інвентаризація

Мабуть, інвентаризація – це така операція на складі, яка найбільше хвилює і лінійний персонал, і керівників. Вона досить складна, так як передбачає великий обсяг роботи, а часто ще й провокує конфліктні ситуації. Уникнути їх можна, якщо вдасться налаштувати робочий процес бездоганно. Втім, в реаліях сучасного бізнесу це дуже складно.

Інвентаризація передбачає вивчення вільних залишків, їх оцінку, виявлення розташування. Виділяють декілька основних етапів заходу. Мінімізувати ймовірність помилки можна, якщо до початку інвентаризації повністю позбутися резервів компанії.

Інвентаризація має наступну послідовність:

• формують порожній резерв;
• створюють заплановану порожню закупівлю;
• вносять в резерв всі позиції, наявні у вільному залишку;
• невраховані цінності включають в заплановану закупівлю;
• товари у вільному резерві зараховують до зниклим і вносять у спеціальний список.

Результат такої послідовності дає:

• вільний порожній залишок;
• позитивний резерв, що включає всі збіглися позиції;
• списки зниклих цінностей;
• заплановану закупівлю, що включає все, що опинилося поза обліку.

За підсумками інвентаризації зниклі цінності, як правило, списують, позитивний резерв перетворюють у вільні залишки. Нарешті, заплановане до придбання купують.

Підводячи підсумки

Облік складських операцій у будь-якої сучасної компанії, яка бажає прийти до успіху і уникнути втрат, повинен будуватися, виходячи із специфіки роботи фірми, її масштабів і особливостей товарів, з яким потрібно взаємодіяти. Важливо документувати всі робочі процеси складу, щоб уникнути неприємних, конфліктних ситуацій.

Точний і правильний облік складських операцій дозволяє як працівникам, так і керівникам фірми мати оперативний доступ до інформації про поточний стан справ у компанії. На підставі таких даних керівництво може приймати правильні управлінські рішення. Вдало налагоджена схема обліку допомагає не тільки виключити помилку в контролі за роботою фірми, але і мінімізувати втрати, зробити роботу організації ефективніше, а також усунути ймовірність розкрадань, несумлінності.