Коли виписується рахунок-фактура? Коли виписується рахунок-фактура на аванс? Особливості оформлення

Рахунок-фактура нерозривно пов’язаний з ПДВ — одним з бюджетоутворюючих платежів російської податкової системи. Тому зазначений документ є одним з найбільш важливих серед первинних. Ким і коли виписується рахунок-фактура? Розберемо всі нюанси цього процесу.

Основна інформація про документ

Рахунок-фактура — документальна основа обліку, розрахунку та вирахування ПДВ. Рахунок-фактура виписується постачальником — платником ПДВ — на адресу своїх покупців: компаній чи підприємців. Іншими словами, будь-яка операція з реалізації оподатковуваних ПДВ товарів і послуг повинна супроводжуватися складанням рахунку-фактури. У покупця цей документ служить підставою для зменшення власного ПДВ до сплати, тобто для податкового вирахування.

Якщо покупець не сплачує ПДВ, то постачальник може не виписувати йому рахунки-фактури. Однак для цього між сторонами має бути підписана угода про те, що рахунки-фактури виставлятися не будуть. Також звільнені від необхідності оформляти цей документ постачальники, які не платять ПДВ.

Нормативне регулювання

Правовою основою застосування даного документа є Податковий кодекс. У пункті 3 статті 169 визначено, в яких випадках виписується рахунок-фактура. Це здійснення операцій, які підпадають під ПДВ, а також вивезення неоподатковуваних товарів з Росії на територію Митного союзу.

Документ має певну форму, викладену в постанові № 1137. В цьому ж акті наведені правила, згідно з якими слід заповнювати рахунки-фактури. Форма документа і порядок його заповнення постійно удосконалюються, у зв’язку з чим постанову вносяться зміни.

Паперовий та електронний формати

Сьогодні, рахунки-фактури формують у класичному вигляді, тобто на папері або в електронному форматі. Такий рахунок-фактура, як і його паперовий побратим, повинен складатися у суворо встановленій формі та містити всі необхідні реквізити.

Коли виписується рахунок-фактура в електронному варіанті? Це можливо при виконанні наступних умов:

• між організаціями укладено угоду про складання електронних рахунків-фактур;
• у контрагентів існує технічна можливість обмінюватися документами у встановленому форматі через інтернет.

В іншому ніяких обмежень немає. Електронний документ повністю замінює паперовий за умови, що складений за формою і завірений підписом.

Коли виписується рахунок-фактура

Найчастіше розглядається первинний документ виписується продавцем при здійсненні операцій, які, згідно з податковим законодавством, потрапляють під ПДВ. Під оподаткування потрапляють реалізація більшості товарів і послуг, у тому числі і безоплатна передача. Але є і виключення — вони перелічені у статті 149 НК РФ.

Також компанії та ІП, які працюють з ПДВ, зобов’язані формувати рахунки-фактури при отриманні оплати в рахунок майбутнього відвантаження. Такі документи прийнято називати авансовими рахунками-фактурами.

Крім того, платники ПДВ зобов’язані оформляти рахунки-фактури при експорті в країни ЄАЕС.

Бувають випадки, коли папір виписується і суб’єктом, який ПДВ не сплачує. Такий обов’язок виникає у компаній і ПІДПРИЄМЕЦЬ, якщо вони від свого імені реалізують товари, що належать іншій організації — платнику ПДВ. Мова йде про посередницької діяльності за договором комісії і йому подібним.

Порядок виставлення документа при реалізації

Розглянемо базовий приклад — продавець відпускає товар, а покупець проводить оплату по факту. Рахунок-фактура виписується протягом 5 днів, починаючи з того, коли відбулося відвантаження товару, були реалізовані послуги або виконані роботи.

Один примірник рахунку-фактури виписується для самого постачальника, другий — для покупця. Документ необхідно зареєструвати в Журналі обліку рахунків-фактур (далі по тексту — Журнал). Крім того, продавець робить запис у Книзі продажів і вказує реквізити відповідного рахунку-фактури. А покупець, відповідно, робить аналогічну запис у Книзі покупок.

Коли виписується рахунок-фактура на аванс

Якщо покупець перераховує передоплату на майбутню поставку, то постачальник також повинен скласти рахунок-фактуру. При цьому не має значення, повністю або частково покупець провів оплату — документ виписується на перераховану суму. З отриманої передоплати продавець нараховує ПДВ, а покупець при дотриманні певних умов може заявити свій вхідний податок до відрахування.

Коли виписується рахунок-фактура на аванс? Терміни виставлення — 5 днів, відлік ведеться з дати, коли була отримана передоплата. Документ враховується у постачальника в наступному порядку:

• авансовий рахунок-фактура відображається в Книзі продажів;
• коли відбувається реалізація товару, складається відвантажувальний, тобто «справжній» рахунок-фактура;
• відвантажувальний документ зазначається в Книзі продажів на всю суму поставки;
• у той же час в Книгу покупок вноситься запис про авансовий рахунку-фактурі.

У покупця порядок обліку документа аналогічний, але з протилежним знаком: замість записів у Книзі покупок — Книга продажів, і навпаки. І у покупця, і у продавця документи також підлягають реєстрації в Журналі.

Коли документ на передоплату не потрібен

При роботі по передоплаті діє наступне правило: якщо відвантаження здійснюється не пізніше 5 днів з моменту надходження передоплати, то авансовий документ становити не треба. Адже рахунок-фактура може бути виставлений у п’ятиденний строк, а за цей час як раз відбудеться поставка товару. Так що у відведений законом період можна буде відразу виписати відвантажувальний рахунок-фактуру, минаючи складання авансового.

Коли рахунок виставляє посередник

Окремо згадаємо про особливості роботи з рахунками-фактурами комісіонерів та інших посередників (агентів, експедиторів, повірених). Реалізуючи товар комітента з ПДВ від свого імені, комісіонер повинен скласти рахунок-фактуру і виділити в ньому суму податку. Це дозволить покупцю заявити до відрахуванню свій вхідний податок. Причому слід виставити рахунок і в тому випадку, якщо сам комісіонер не сплачує ПДВ, наприклад, перебуваючи на спрощеній системі оподаткування. Справа в тому, що в зазначеному випадку комісіонер, будучи посередником між покупцем і власником товару, фактично бере на себе функцію останнього обчислення ПДВ та складання документів.

Комісіонер реєструє виставлений документ лише в Журналі. Другий примірник призначається для покупця. Реквізити документа комісіонер передає комітенту, і той виставляє рахунок-фактуру самому посереднику. При цьому документ повинен бути той же номер, який присвоїв йому комісіонер. Отриманий рахунок-фактуру він зазначає у Журналі.

Якщо комісіонер купує товар у третьої особи для комітента-платника ПДВ, він перевыставляет у його адреса рахунок-фактуру, виписаний продавцем. У цьому випадку отриманий і виставлений рахунки-фактури також слід зареєструвати у Журналі без відображення в Книгах.

Якщо виставлений документ необхідно змінити

На практиці досить часто виходить, що документи доводиться вносити зміни. Наприклад, сталася недопоставка товару чи змінилася його ціна. Також це потрібно і тоді, коли в рахунку-фактурі знайдена помилка.

Для зміни інформації в документі, виставленому складаються виправлені та коригуючі рахунку-фактури. Перший являє собою просто новий варіант документа, в якому міститься цінна інформація. Виправлений рахунок-фактура виписується протягом трьох років з періоду виставлення початкового документа. Це зумовлено правом покупця в зазначений термін заявити про вирахування вхідного податку. Виправлений документ існує самостійно і повністю замінює той, в якому були вказані неправильні дані. Він виписується у випадках, коли потрібно виправити помилку, яка не призвела до зміни суми. Наприклад, постачальник неправильно вказав найменування покупця або податкову ставку. Якщо ж некоректна інформація в рахунку-фактурі не робить відрахування неможливим, то виправлений документ становити не треба.

В яких випадках виписується корективний рахунок-фактура? Коли коригується сума угоди, наприклад, внаслідок зміни вартості товару. При цьому між сторонами повинна бути укладена угода про зміну суми (додаток до договору, акт, рішення). Корективний документ складається на суму змін і є доповненням до початкового.

Буває, що постачальник реалізував кілька партій товару одному покупцю і на кожну виписав окремий рахунок-фактуру. Однак сталося, що суму у всіх постачання необхідно змінити. Скільки рахунків-фактур виписується для коригування? У даній ситуації немає необхідності складати кілька документів — продавець може скласти один на всі зміни в адресу покупця.

Порушення правил і відповідальність

Чим загрожують компанії або ІП порушення, пов’язані з описуваними документом? У законі прописано, в які терміни виписується рахунок-фактура, але прямої відповідальності за їх перевищення не передбачено. А ось відсутність рахунки-фактури розцінюється як серйозний недолік в обліку. Під відсутністю розуміється невиставляння документа в тому кварталі, коли пройшла операція.

За це платник податків може понести покарання згідно зі статтею 120 НК РФ. Якщо зазначене порушення буде виявлено вперше, то організація може отримати штрафні санкції в розмірі 10 тис. рублів. Якщо відсутність рахунків-фактур виявиться в декількох кварталах, то сума штрафу збільшиться втричі. А в тому випадку, коли вказане порушення призвело до заниження податку, штраф складе 1/5 частина від розміру недоплати, але не менше 40 тис. рублів.

Треба сказати, що «забути» про рахунку-фактурі при реалізації товару або послуги досить складно. Навіть якщо це відбудеться, покупець обов’язково нагадає про необхідність скласти документ, адже без нього він не зможе зробити відрахування ПДВ. З рахунком-фактурою на аванс все інакше. Покупці далеко не завжди заявляють відрахування ПДВ з сплаченого авансу, тому не просять рахунку-фактури. У такій ситуації деякі бухгалтери не вважають за потрібне їх виставляти. Вони міркують так: отримання авансу і відвантаження відбуваються в одному кварталі (у більшості випадків), так навіщо ж оформляти проміжний документ? Однак ФНС вважає це порушенням, якщо між надходженням передоплати та відвантаженням товару проходить більше п’яти днів.

Чому важливо стежити за оформленням

Документ, якому присвячена ця стаття, необхідний для заяви вирахування ПДВ покупцем. Якщо ж у ньому будуть допущені критичні помилки, то податкова служба не визнає вирахування. Отже, компанії доведеться доплачувати податки, а в гіршому випадку-ще й платити штраф. Тому при отриманні рахунку-фактури важливо ретельно перевіряти його основні реквізити.

Справедливості заради зауважимо, що не будь-яка помилка спричинить відмову у відрахуванні. Існує ряд параметрів угоди, які повинні ідентифікуватися по рахунку-фактурі, а саме:

• покупець і продавець;
• об’єкт договору;
• вартість товару (послуги) або сума передоплати;
• ставка і сума ПДВ.

Якщо по рахунку-фактурі визначаються зазначені параметри, то вирахування з нього можна заявляти, незважаючи на інші помилки. Отримавши відмову ИФНС, платник податків може сміливо звертатися до суду. Однак якщо постачальник при формуванні рахунку допустив помилку, наприклад, у вартості товару або суми податку, то на преференція по ПДВ покупець може не розраховувати.

Отже, рахунок-фактура дуже важливий для розрахунку ПДВ у постачальника і вирахування його вхідної частини у покупця. Необхідно стежити за актуальною формою документа, адже вона періодично змінюється. І вкрай важливо дотримуватися порядок та терміни його складання, а також не допускати критичних помилок, які спричинять невизнання вирахування у покупця.