Кадрові документи організації. Форми кадрових документів

Віктор Кузьмін
1 minute

На будь-якому підприємстві облік зарплати і праці працівників здійснюється у відповідності з первинною документацією, оформляє і яку веде кадрова служба. Якщо діяльність цього підрозділу поставлена недостатньо добре, то відбуваються серйозні збої в роботі всієї компанії. Розглянемо, що собою представляють документи кадрового діловодства.

Загальні відомості

Як вище було сказано, при недостатньо грамотної організованості діяльності кадрового відділу виникають різні проблеми на підприємстві. Зокрема, можливі затримки з виплатами зарплати, компенсацій за лікарняними листками, несвоєчасна підготовка паперів для надання у контролюючі інстанції. Все це призводить до суттєвого погіршення фінансових показників фірми. Документи кадрової служби заповнюються згідно з вимогами, що містяться в ТК. Контроль за правильністю ведення паперів здійснюють і трудова, і податкова інспекція. Наглядовий службовець може відвідати будь-який офіс компанії незалежно від виду її діяльності та типу власності і вимагати для перевірки кадрові документи організації. Такими повноваженнями інспектори наділяються відповідно до ФЗ № 134.

Завдання діловодства

Діяльність кадрової служби охоплює всі процеси, які відносяться до складання та обробки документації у відповідності з встановленими правилами. Вона здійснюється для вирішення ряду управлінських завдань. До них, зокрема, відносять:

  • Переведення працівників на іншу роботу.
  • Укладення трудових договорів та зарахування в штат.
  • Організацію професійної діяльності працівників.
  • Заохочення співробітників.
  • Надання службовцям відпусток.
  • Атестацію працівників.
  • Облік використання часу для роботи.
  • Оформлення штатного розкладу.
  • Залучення співробітників до діяльності в неробочі святкові та вихідні дні.
  • Оформлення відряджень.
  • Звільнення з роботи і розірвання договору.
  • Накладення дисциплінарних стягнень.

    • Для чого потрібні кадрові документи?

    Основне призначення цих паперів полягає у забезпеченні максимальної прозорості в рамках трудових правовідносинах. Система діловодства ґрунтується на певних правилах і вимогах. Їх дотримання гарантує співробітникам стабільність, а для адміністративного апарату компанії – спрощеність управління. Завдяки точної регламентації кола обов’язків та прав, яку забезпечують кадрові документи, дотримуються інтереси всіх учасників трудових правовідносин.

    Види паперів

    Згідно з нормами МК, основні форми кадрових документів наступні:

  • Штатний розклад.
  • Графік відпусток.
  • Правила внутрішнього розпорядку на підприємстві.
  • Документи, згідно з якими встановлюється порядок обробки особистих даних співробітників, а також їх обов’язки і права.
  • Інструкції і правила з ВІД. Будь-який роботодавець зобов’язаний забезпечити безпечні умови для здійснення співробітниками їх професійної діяльності. З складеними інструкціями і правилами службовці повинні бути ознайомлені під підпис.
  • Графіки змінності. У ТК встановлено гранично допустима тривалість трудової діяльності на день. При змінній роботі облік часу здійснюється шляхом складання відповідних графіків.

    • Перераховані кадрові документи найчастіше є предметом перевірки контролюючих органів.

    Особовий склад

    Кадрові документи, що включають в себе відомості про співробітників, які створюються в ході роботи підрозділу з персоналом. Такі папери завжди тісно пов’язані з конкретним службовцям підприємства. Вони відображають інформацію про професійну діяльність працівника, його кваліфікації, результати праці, умови зарахування в штат, стаж і так далі. До таких документів, зокрема, відносять:

  • Розпорядчі папери, що підтверджують трудову діяльність громадянина.
  • Інформаційно-розрахункові документи.
  • Офіційну внутрішню переписку.
  • Книги/журнали реєстрації та обліку.

    • Документи кожної групи мають свою специфіку. Вони призначені для різних цілей, розробляються, вводяться в дію, затверджуються за відповідними порядками.

    Розпорядчі папери

    Ця категорія включає в себе розпорядження і накази начальства. З допомогою їх керівник реалізує повноваження по управлінню підприємством, передбачені в Статуті компанії. Розпорядження поділяються на дві групи. До першої відносять акти з основної діяльності фірми. Ними, зокрема, є розпорядження по виробничим питанням, порядку проведення атестацій, інструкції і так далі. У другій групі знаходяться розпорядження по особовому складу. До них відносять акти про звільнення, прийняття на роботу, переведення, надання відпусток, дисциплінарні стягнення, заохочення. Документи першої групи охоплюють діяльність підприємства в цілому і до роботи кадрового підрозділу відносяться побічно. Інша категорія паперів безпосередньо пов’язана з діяльністю персоналу. В більшості своїй – це уніфіковані кадрові документи. Їх бланки затверджуються Держкомстатом. До документів, що відображає діяльність персоналу, відносять:

    • трудову книжку;
    • довідку про робочої діяльності;
    • трудовий договір;
    • копії наказів про звільнення та зарахування в штат.

    Ці документи призначені для максимально повної ілюстрації трудового стажу працівника. Він, у свою чергу, буде мати значення і для призначення йому пенсії в майбутньому, та для розрахунку допомоги по непрацездатності під час його діяльності на підприємстві. Копії наказів інших роботодавців виступають в якості підстави для внесення в трудову книжку запису про сумісництво, оформлення її дубліката.

    Інформаційно-розрахункова категорія

    Ці документи ведуться з метою обліку особистих даних службовців, закріплення відомостей, що стосуються їх трудової діяльності. У їх числі присутні:

    • особиста картка;
    • табель обліку робочого часу;
    • штатний розклад;
    • особиста справа.

    Для більшості з них використовуються типові бланки. Уніфіковані форми кадрових документів значно спрощує процес їх заповнення.

    Внутрішня переписка

    Вона використовується на підприємстві для оформлення прийнятих кадрових рішень. Наприклад, для притягнення до дисциплінарної відповідальності будь-якого працівника необхідно взяти з нього пояснення. Якщо ж передбачається заохочення службовця, його безпосередній начальник відправляє на адресу директора підприємства відповідне подання. Внутрішня переписка виступає в якості одного з варіантів офіційного обміну думками між співробітниками.

    Книги контролю і обліку

    Реєстраційні журнали призначені для обліку наявної кадрової документації (наказів, посвідчень, особистих справ, трудових книжок). Кожній папері присвоюється певний номер. У журналі також проставляється дата реєстрації документа. Правильний облік надає паперів юридичну силу. Це, в свою чергу, дозволяє довести ту чи іншу позицію в трудовому спорі. Реєстрація та зберігання кадрових документів цієї групи здійснюється уповноваженими особами. На підприємстві використовують журнали реєстрації:

    • Наказів про переведення, звільнення, прийняття на роботу.
    • Трудових договорів.
    • Наказів про надання відпусток.
    • Командировочних посвідчень.
    • Наказів про дисциплінарні стягнення та заохочення.
    • Службових завдань.
    • Наказів про відрядження.
    • Локальних актів.
    • Трудових книжок і додаткових вкладишів до них.
    • Довідок.
    • Лікарняних листів.
    • Нещасних випадків на підприємстві.

    Одні зразки кадрових документів затверджуються на федеральному рівні, інші – розробляються самою компанією.

    Всі необхідні папери?

    Умовно наведені вище кадрові документи поділяються на три категорії:

    • Залежать від специфіки діяльності фірми.
    • Рекомендовані.
    • Обов’язкові.

    Останні необхідно вести всім підприємствам без винятку, незалежно від кількості працівників, виду діяльності, правового статусу. Ці документи або прямо, або опосередковано вказані в ТК. Наприклад, необхідність складання правил розпорядку на підприємстві випливає з статей 189-190, штатного розкладу – з ст. 57. Рекомендовані папери призначені для оптимізації кадрової роботи. Їх наявність або відсутність залежить від рішення керівника. Документи, які залежать від специфіки діяльності організації, будуть обов’язкові для конкретної компанії. Якщо на підприємстві передбачені шкідливі або небезпечні умови праці, то для нього обов’язкова розробка додаткових правил і інструкцій. Наприклад, це можуть бути Положення про проходження регулярних медоглядів, інструктажів по ТБ і так далі.

    Відновлення паперів

    Найчастіше, коли на підприємстві з’являється новий кадровий працівник, він зустрічається з певними труднощами. Наприклад, в компанії можуть бути відсутні ті чи інші обов’язкові папери. За один день скласти та впровадити необхідні документи неможливо. У цьому разі слід виділити найбільш важливі і почати їх оформлення. Фахівці рекомендують у першу чергу приступити до складання графіків відпусток і штатного розкладу. Потім слід перевірити наявність і правильність оформлення контрактів, наказів про переведення, прийом на роботу, відміток у трудових книжках.

    Якщо на підприємстві відсутні журнали обліку, їх також потрібно завести. Далі необхідно привести в порядок всі особисті картки. Всі документи датуються часом оформлення. Однак у тексті бланка, наприклад, ф. Т-2, проставляється реальна дата, тобто число, коли працівник був прийнятий на роботу або переведений. В даному випадку можна звернутися за допомогою в бухгалтерію і запросити особові рахунки службовців для уточнення та звірки даних. В процесі відновлення втрачених або відсутніх паперів підприємства не слід забувати і про поточну роботу. Після цього необхідно приступити до складання, оформлення і впровадження обов’язкових локальних актів. Терміни зберігання документації з особового складу затверджені відповідним Переліком. Всі наведені в ньому папери повинні здаватися в архів.