Кадрові документи організації. Форми кадрових документів

Інформаційно-розрахункова категорія

Ці документи ведуться з метою обліку особистих даних службовців, закріплення відомостей, що стосуються їх трудової діяльності. У їх числі присутні:

• особиста картка;
• табель обліку робочого часу;
• штатний розклад;
• особиста справа.

Для більшості з них використовуються типові бланки. Уніфіковані форми кадрових документів значно спрощує процес їх заповнення.

Внутрішня переписка

Вона використовується на підприємстві для оформлення прийнятих кадрових рішень. Наприклад, для притягнення до дисциплінарної відповідальності будь-якого працівника необхідно взяти з нього пояснення. Якщо ж передбачається заохочення службовця, його безпосередній начальник відправляє на адресу директора підприємства відповідне подання. Внутрішня переписка виступає в якості одного з варіантів офіційного обміну думками між співробітниками.

Книги контролю і обліку

Реєстраційні журнали призначені для обліку наявної кадрової документації (наказів, посвідчень, особистих справ, трудових книжок). Кожній папері присвоюється певний номер. У журналі також проставляється дата реєстрації документа. Правильний облік надає паперів юридичну силу. Це, в свою чергу, дозволяє довести ту чи іншу позицію в трудовому спорі. Реєстрація та зберігання кадрових документів цієї групи здійснюється уповноваженими особами. На підприємстві використовують журнали реєстрації:

• Наказів про переведення, звільнення, прийняття на роботу.
• Трудових договорів.
• Наказів про надання відпусток.
• Командировочних посвідчень.
• Наказів про дисциплінарні стягнення та заохочення.
• Службових завдань.
• Наказів про відрядження.
• Локальних актів.
• Трудових книжок і додаткових вкладишів до них.
• Довідок.
• Лікарняних листів.
• Нещасних випадків на підприємстві.

Одні зразки кадрових документів затверджуються на федеральному рівні, інші – розробляються самою компанією.