Кадрові документи організації. Форми кадрових документів

Всі необхідні папери?

Умовно наведені вище кадрові документи поділяються на три категорії:

• Залежать від специфіки діяльності фірми.
• Рекомендовані.
• Обов’язкові.

Останні необхідно вести всім підприємствам без винятку, незалежно від кількості працівників, виду діяльності, правового статусу. Ці документи або прямо, або опосередковано вказані в ТК. Наприклад, необхідність складання правил розпорядку на підприємстві випливає з статей 189-190, штатного розкладу – з ст. 57. Рекомендовані папери призначені для оптимізації кадрової роботи. Їх наявність або відсутність залежить від рішення керівника. Документи, які залежать від специфіки діяльності організації, будуть обов’язкові для конкретної компанії. Якщо на підприємстві передбачені шкідливі або небезпечні умови праці, то для нього обов’язкова розробка додаткових правил і інструкцій. Наприклад, це можуть бути Положення про проходження регулярних медоглядів, інструктажів по ТБ і так далі.

Відновлення паперів

Найчастіше, коли на підприємстві з’являється новий кадровий працівник, він зустрічається з певними труднощами. Наприклад, в компанії можуть бути відсутні ті чи інші обов’язкові папери. За один день скласти та впровадити необхідні документи неможливо. У цьому разі слід виділити найбільш важливі і почати їх оформлення. Фахівці рекомендують у першу чергу приступити до складання графіків відпусток і штатного розкладу. Потім слід перевірити наявність і правильність оформлення контрактів, наказів про переведення, прийом на роботу, відміток у трудових книжках.

Якщо на підприємстві відсутні журнали обліку, їх також потрібно завести. Далі необхідно привести в порядок всі особисті картки. Всі документи датуються часом оформлення. Однак у тексті бланка, наприклад, ф. Т-2, проставляється реальна дата, тобто число, коли працівник був прийнятий на роботу або переведений. В даному випадку можна звернутися за допомогою в бухгалтерію і запросити особові рахунки службовців для уточнення та звірки даних. В процесі відновлення втрачених або відсутніх паперів підприємства не слід забувати і про поточну роботу. Після цього необхідно приступити до складання, оформлення і впровадження обов’язкових локальних актів. Терміни зберігання документації з особового складу затверджені відповідним Переліком. Всі наведені в ньому папери повинні здаватися в архів.