Формування кадрового резерву: принципи, завдання, етапи. Управління кадровим резервом

Віктор Кузьмін

1 minute

Процес формування кадрового резерву в сучасних умовах є дуже важливою процедурою, яка дозволяє не тільки оперативно вирішити питання заміщення працівника під час його відсутності, але і навчити належним чином нового, який може підійти для зайняття відповідної посади. Розглянемо більш детально процес формування кадрового резерву.

Поняття

Під кадровим резервом слід розуміти список осіб, які здатні виконувати функції та завдання фахівців певної посади більш високого рангу завдяки своїм здібностям, знанням і вмінням, навичкам.

Для попадання в резерв співробітник повинен володіти високими знаннями і амбіціями з метою професійного просування. Під таким просуванням слід розуміти зайняття керівних посад, що вимагає відповідності кандидата з резерву певним вимогам і характеристикам.

Значення кадрового резерву

Про призначення кадрового резерву сказано в законодавстві на федеральному рівні. Так, наприклад, в розпорядженні уряду РФ «Про затвердження федеральної програми “Підготовка та перепідготовка резерву управлінських кадрів”» говориться про необхідність підготовки кваліфікованих управлінців для всіх областей, особливо державних органів, що пов’язано з подіями, що відбуваються в державі соціально-економічними змінами. Після прийняття даного документа були додані ще деякі законопроекти, які визначили і доповнили процес створення кадрових резервів в державних структурах та органах. Такі накази розроблені по багатьом міністерствам (МВС, Мінсільгосп, Мінтранс, Роскомнадзор та ін)

Значення кадрового резерву багатозначне і для конкретних організацій, які припускають працювати протягом тривалого часу і мають перспективи зростання, дбають про зниження кадрових ризиків, особливо на управлінських посадах.

Цілі кадрового резерву

Цілі створення резерву такі:

оперативне рішення проблем, пов’язаних з доглядом ключових керівників;
істотна економія фінансових і часових витрат на пошук, підбір та навчання персоналу;
професійний ріст працівників;
підвищення лояльності працівників та мотивації до праці (в тому числі відсутність у «резервістів» страху перед складністю виконання майбутніх обов’язків і раптово поставлених завдань);
формування у працівників розуміння їх власної цінності для роботодавця;
підготовка фахівців до майбутніх змін організації;
можливість «відшліфувати» свої кадри, які будуть відповідати вимогам саме вашої організації;
зниження рівня плинності кадрів;
утримання перспективних кадрів в компанії.

Процес формування кадрового резерву досить непростий. Він вимагає залучення не тільки керівника та кадрової служби, але й інших фахівців (юристів, психологів, профспілки тощо). У зв’язку з чим питання кадрового резерву вирішуються, як правило, колегіально за допомогою спеціального органу (або комісії).

Основні завдання

Формування кадрового резерву спрямовано на рішення наступних завдань:

виявлення існуючого потенціалу серед працівників;
можливість заняття незакритих вакансій;
безперервність виробничого процесу та його ефективності.

Основні документи

До складу такого положення про формування кадрового резерву повинні входити такі розділи:

цілі і завдання кадрового резерву;
принципи створення;
список посад, за якими формується кадровий резерв;
порядок формування;
критерії відбору кандидатів;
програма підготовки кадрів;
критерії відрахування з резерву;
аналіз ефективності роботи з резервом.

У такому положенні також може міститися інформація про зразки документів, які повинні бути оформлені в процесі роботи з резервом.

Типи кадрового резерву

Кандидатури повинні повністю відповідати вимогам, що пред’являються до посади, на яку їх ставлять в резерв. Однак сюди включають і таких, які мають високий потенціал для подальшого професійного просування, але мають менше досвіду або недостатньо підготовлені. Як правило, по кожній посаді відбирають 2 кандидата.

По виду діяльності виділяються резерв розвитку і резерв функціонування. Іншими словами, резервіст може зробити вибір між двома напрямками кар’єри – професійної та керівній.

З часу призначення в кадровому резерві формуються група кандидатів, висунутих на вищу посаду в даний час, і група кандидатів на найближчі один – три роки.

Кадровий резерв може бути внутрішнім і зовнішнім. Створення внутрішнього – процес більш вивчений, вимагає менших фінансових витрат. Такий резерв частіше застосовують на практиці.

Зовнішній резерв передбачає залучення кандидатів з боку.

Принципи

В основі управління кадровим резервом компанії лежать певні принципи. Розглянемо основні принципи формування кадрового резерву:

принцип актуальності – означає, що потреба в заміщенні посад повинна бути дійсною на сьогоднішній день;
принцип відповідності означає, що кандидат повинен відповідати пропонованим вимогам до посади;
принцип перспективності кандидата.

Як формується

Діюча система формування кадрового резерву являє собою кропітку роботу по виявленню перспективних співробітників (або їх сукупності) як найбільш підходящих і відповідають вимогам керівних посад.

У системі передбачені певні правила. Порядок формування наступний:

сформувати орган, який займається цими питаннями;
розробити внутрішній регламент, тобто документ, в якому необхідно відобразити всі процедури створення резерву;
створити механізми реалізації розроблених правил.

Правильне створення такої системи – запорука успішності оптимізації чисельності персоналу компанії.

Поетапна схема формування

Розглянемо етапи формування кадрового резерву, які передбачають певну послідовність етапів:

аналіз поточної ситуації:
оцінка потреби в нових керівників або фахівців на найближчі 1-3 роки;
складання переліку посад нового резерву;
визначення наявності вже існуючих фахівців для заміни;
конкретизація переліку фахівців;
аналіз ефекту від резерву, який був створений раніше.

Підбір необхідних кандидатур для включення до складу резерву відбувається за такими етапами:

аналіз даних анкет по співробітникам;
проведення співбесіди;
спостереження за поведінкою працівника в його взаєминах з іншими колегами;
оцінка показників роботи, які характеризують його трудову діяльність, а також результатів виконання ним конкретних завдань;
проведення атестації співробітника;
виявлення відповідності виявлених якостей вимогам посади;
порівняння результатів за різними кандидатур;
складання списку резерву нового з переліком кандидатів на посаду.

Такий список має свої особливості:

одна людина одночасно може фігурувати в декількох розділах: на найближчу і віддалену перспективу, а також за різними варіантами посад;
збір максимальної кількості відомостей про кандидата, наприклад, анкетні дані, результати атестації, оцінка потенціалу, відгуки колег і т. д.;
складання рекомендацій за програмою підвищення кваліфікації.

Отриманий таким чином список затверджується керівником організації.

Далі робота будується наступним чином:

перегляд реєстру кандидатів час від часу;
поповнення списку в разі необхідності;
виключення зі списку співробітників, які перестали задовольняти вимогам;
коригування програм підвищення кваліфікації співробітників;
аналіз ефективності використання реєстру, прогнозування і зміни.

Процес оцінки персоналу

Основні види оцінки персоналу:

системна, яка проводиться шляхом чіткого визначення всіх ознак оцінювання (процесу, періодичності, критеріїв, способів вимірювання);
безсистемна.

Основні процедури оцінки наступні:

підготовка оцінки передбачає збір попередньої інформації;
безпосередньо оцінка працівника за допомогою створення експертних груп, які оцінюють рівень знань, умінь, навичок та результатів праці працівника;
етап проведення оцінки, що включає засідання комісії в такому порядку: запрошення співробітника і його керівника, розгляд матеріалів, заслуховування співрозмовників, обговорення результатів, формування висновків, складання протоколу;
етап прийняття рішення, після якого формується висновок з урахуванням висновків і пропозицій комісією; на цьому ж етапі даються рекомендації про необхідність просування співробітника на посаду вище.

Як проводиться конкурс

Окремо слід поговорити про проведення конкурсу в кадровий резерв. Порядок цієї процедури також чітко регламентується внутрішніми документами компанії. Для проведення такої процедури в організації формуються спеціальні конкурсні комісії:

для проведення конкурсу на заміщення вакантної посади;
для проведення конкурсу з формування резерву.

Процедура конкурсу може бути розпочато лише у разі наявності не менше двох претендентів на кадровий резерв. В іншому випадку конкурс вважається таким, що не відбувся.

Основні етапи конкурсу:

подача службової записки керівником підрозділу на адресу голови конкурсної комісії;
підготовка всіх необхідних документів щодо проведення конкурсу;
за 20 днів до конкурсу видається оголошення про нього;
ведеться прийом документів від претендентів;
оформляється протокол засідання конкурсної комісії;
проведення конкурсного випробування шляхом тестування учасників, а також видачі конкурсного завдання;
проводиться оцінка претендентів у конкурсі;
проводиться вибір конкурсанта;
оформляються всі необхідні документи для його прийняття.

Особливості державної цивільної служби

В цілях сприяння розвитку системи державної служби, а також вдосконалення порядку формування та ефективного використання резерву управлінських кадрів утворюється Комісія при Президентові Російської Федерації з питань державної служби та резерву управлінських кадрів.

Період планування та формування кадрового резерву державної цивільної служби, як правило, займає від року до трьох років. Час перебування у кадровому резерві також окремих фахівців становить у середньому три роки, але при довгострокових планах організації може досягати і п’яти років.

Незалежно від термінів реалізації «резервного» проекту і фінансових можливостей організації роботу з кадровим резервом необхідно вести серед зацікавлених осіб у відкритій формі (інформація повинна бути доступна співробітникам), ця середовище повинна бути конкурентною (на керівну посаду необхідно відбирати відразу кілька кандидатів).

Результати професійної діяльності – дуже важливий критерій відбору, оскільки за ним можна судити про ефективність роботи кандидата, але і оцінити користь від зарахування його в резерв. Таке нематеріальне заохочення фахівця, як включення в кадровий резерв, стане наочним прикладом для інших співробітників і мотивує їх до високих результатів праці.

Даний набір вимог не є вичерпним і може формуватися в залежності від потреб організації в даний час і в майбутньому, від рівня плинності кадрів, а також від соціальних, вікових та інших характеристик персоналу. Важливо розуміти, що надмірне посилення відбору може призвести до дискримінації працівників.

Для управління кадровим резервом зазвичай видаються особливі внутрішні нормативно-локальні акти. Наприклад, положення про формування кадрового резерву або положення про роботу з кадровим резервом. На ранній стадії реалізації даного проекту подібний документ покликаний закріпити:

порядок формування резерву;
завдання, які вирішуються шляхом створення резерву;
обов’язки і відповідальність посадових осіб, що формують резерв;
порядок та систему роботи;
поповнення резерву та зміни у її складі;
систему звітності про кадрової роботи та порядок ведення даної звітності.

Подібний документ підкреслить важливість роботи, серйозність намірів керівництва, уважне ставлення до працівників.

Поряд з положенням про формування кадрового резерву складається перелік посад кадрового резерву державної цивільної служби, в якому в тому числі визначається кількість кандидатів для резервної посади. У більшості організацій існують програми розвитку кадрового резерву, утримання кадрів, а також резервні списки на випадок заміщення вакансій. При цьому необхідно пам’ятати, що працівники, зараховані до кадрового резерву, повинні не тільки знати про це, але і чітко уявляти свої перспективи і вимоги, які будуть пред’являтися до них у разі реального підвищення в посаді.

Навчання «резервістів» може проходити у вигляді підвищення кваліфікації, отримання другої вищої освіти, проходження курсів або стажування. Непогане доповнення – зустрічі з обміну досвідом, де співробітники будуть ділитися отриманими знаннями і враженнями.

При цьому необхідно звернути увагу на те, що очікування віддачі від зарезервованих і підготовлених до певної посади спеціалістів безглуздо, якщо робота з кадровим резервом не пов’язана зі стратегією організації, не підтримується всієї корпоративної культурою, якщо не проводяться проміжне тестування та аналіз плинності кадрів, у працівників низька лояльність, відсутня готовність до навчання. Але якщо все йде інакше – кадровий резерв, безумовно, стане хорошим мотивуючим фактором як для співробітників, так і для самої організації.

Згідно з чинним законодавством, передбачена постійна робота з резервом, мета якої – підготувати гідну зміну керівним працівникам і забезпечити спадкоємність поколінь. Форми і методи роботи з резервом визначаються керівником організації або її структурного підрозділу та вимог посади.

Висновок

Таким чином, створення кадрового резерву в компанії має на меті оновлення існуючого складу керівництва і фахівців за рахунок як власних, так і залучених співробітників. Входження в цей резерв вимагає наявності у кандидата спеціальних якостей, знань, досвіду, навичок, а також передбачає можливість його навчання і підвищення кваліфікації до необхідного рівня. Перелік посад та вимоги до них в організації визначаються індивідуально всередині неї.