Дублікат трудової книжки: особливості заповнення та зразок

Будучи необхідним і важливим документом, трудова книжка може підтвердити не тільки трудовий стаж людини, але і допомогти правильно розрахувати його майбутню пенсію. На жаль, бувають ситуації, у зв’язку з якими бланк трудової може бути пошкоджений або загублений. Тоді потрібно терміново робити дублікат трудової книжки. Навіщо це потрібно, розглянемо далі.

Поняття

Під трудовою книжкою розуміють індивідуальний документ, який може підтвердити інформацію про працевлаштування (за умови, що воно офіційне) та виробничому стажі роботи. Усі дані наведено з урахуванням ст. 66 ТК РФ.

Трудова книжка містить у собі такі дані:

Особисті дані.

Інформація про виконуваної роботі.

Дані про перекази, звільнення та нагороди.

Інформація про документи, які є підставами для записів у трудовій.

Зразок дубліката трудової книжки повинен повністю збігатися з оригіналом і включати в себе всю інформацію, яка була вказана в першому примірнику. Винятком є ті факти, коли записи були оскаржені в суді або інформація була втрачена і не підлягає відновленню.

В яких випадках видають

Оформлення дублікату трудової книжки відбувається тільки в тому випадку, коли експлуатація оригіналу стає неможливою. До таких випадків відносять:

• втрата документа самим працівником;
• втрата документа роботодавцем;
• псування бланка;
• занесення неправильної інформації, яка стосується звільнення або переведення.

Кожен з перерахованих випадків має свої особливості.

У разі коли оригіналу трудової ні, працівникові видають дублікат. Для цього він повинен написати заяву з проханням оформити повторний документ, заплатити за новий бланк (якщо трудова втрачений або зіпсований з вини працівника). Іноді можна помітити пропажу не відразу, а через якийсь час після звільнення з попередньої роботи і при влаштуванні на нове місце.

А що робити, якщо попередній роботодавець не бажає робити дублікат через давності звільнення? Так як законодавчо не передбачено, протягом якого часу можна звертатися за місцем старої роботи за дублікатами документів, колишній співробітник повинен наполягати на оформленні повторного документа, якщо оригінал трудової прийшов в непридатність. Або ж звернутися до суду.

Видача дубліката трудової книжки відбувається тільки за запитом. На титульному аркуші повинна бути позначка, що це дублікат. Щоб відновити інформацію, громадянин повинен пред’явити документи, що підтверджують особисті дані і завіряють робочий стаж.

Якщо трудова загублена роботодавцем, то робочий стаж може підтвердити спеціальна комісія. Члени комісії повинні представити документи або копії, які підтверджують інформацію про спеціалізацію і тих місцях, де працював працівник. Якщо таких документів немає, то комісія складає акт на свідченнях свідків, що мають достовірну інформацію про трудову діяльність працівника.

Оформлення

Оформлення дублікату трудової книжки (зразок подано далі) відбувається в тих випадках, коли громадянин мав офіційне працевлаштування і тут не грає ролі, загублений або зіпсований бланк.

Дублікат має ту ж юридичну силу, що й оригінал документа. Видавати дублікати може безпосередньо сам керівник або особа, уповноважена на ці дії. У більшості випадків це співробітник відділу кадрів, бухгалтер або секретар. Всі документи, які подаються для оформлення повторного бланка, повинен представити сам працівник. Але навіть незважаючи на це, компанія зобов’язана всіляко сприяти працівникові для їх отримання (якщо того вимагають обставини).

Ціна питання

Враховуючи норми ведення і зберігання трудових, про втрату бланка громадянин повинен повідомити керівнику з останньої роботи. При цьому керівник зобов’язаний видати дублікат трудової книжки не пізніше 15 днів з моменту написання відповідної заяви.

За встановленими законодавством правилами, організація може стягувати з працівника грошову плату за бланк трудової. Оплата не береться у тому випадку, якщо:

• втрата документів сталася роботодавцем за непередбаченими обставинами;
• невірно був заповнений титульний лист;
• псування документа сталася не з вини працівника.

Таким чином, компанія може взяти грошову винагороду за дублікат, якщо втрата книжки або її псування сталися з вини звертається особи.

Дублікат трудової книжки (приклад оформлення бланка) представлено в статті.

Покрокова інструкція

Розглянемо докладніше покрокову інструкцію до того, як отримати дублікат трудової книжки. Як оформити повторний документ і чіткий порядок, прописані в трудовому законодавстві. Що потрібно зробити:

Громадянин, який втратив документ, повинен написати заяву в ту організацію, яка вважається останнім місцем офіційного працевлаштування.

Підприємство з поданою заявою зобов’язана зібрати необхідні відомості про трудовий стаж громадянина.

Підписується наказ (дублікат трудової книжки може бути виданий лише на підставі наказу).

Трудова повинна бути оформлена з урахуванням певних правил: інформація повинна вноситись у відповідності з оригіналом.

Інформація про дублікаті повинна бути занесена в книгу обліку.

Після отримання готового документа громадянин повинен розписатися в його отриманні у спеціальному журналі.

Необхідна документація

Для того щоб отримати дублікат трудової, потрібно зібрати ряд документів, що підтверджують робочий стаж громадянина. Якщо їх немає, то компанія може зробити запит до ПФР.

У разі масової втрати документів керівництво компанії повинно створити комісію, завданням якої буде з’ясування, чи велася трудова діяльність, наявність стажу через запити і обробка даних.

Перше, що потрібно зробити громадянину, написати заяву, де має бути зазначено:

• причина відсутності бланка;
• прохання про видачу дубліката;
• дата написання і підпис.

Заяву можна написати як від руки, так і надрукувати. Більшість компаній можуть мати готові бланки для написання заяв.

Як оформити дублікат трудової книжки? Зразок заповнення заяви підкаже основні нюанси.

Після того як заява розглянута, керівник готує наказ про оформлення дубліката. У наказі має бути зазначено:

• номер документа;
• основні тези, які закріплюють підстави для видачі документа;
• сам документ видається тільки в письмовому вигляді;
• перш ніж вимагати підпис особи, наказ повинен бути переданий йому на ознайомлення.

Якщо зазначені вимоги не дотримуються, виданий документ вважається недійсним.

Для підтвердження робочого стажу приймаються такі документи, як:

• особиста справа працівника;
• накази про прийняття, звільнення, переведення;
• посвідчення;
• трудові договори;
• розрахункова книжка.

Вносяться відомості

Як правильно оформлюється дублікат трудової книжки? Перш за все, починати потрібно з заповнення першого аркуша, де повинна міститися тільки актуальна інформація. До таких відомостей належать:

• повні реквізити співробітника;
• дата народження;
• вид освіти і його наявність;
• професія або спеціальність.

Достовірність наведених даних повинна бути підтверджена документами. Отже, громадянин повинен пред’явити паспорт та документ про освіту. На першому аркуші також ставляться підписи працівника, який отримує дублікат, та відповідальної особи, а також штамп компанії.

Далі в бланку трудової потрібно вказати кількість робочого стажу. Для цього в третій графі у відомостях про роботу вноситься запис про загальний стаж. Такі відомості завіряються штампом та підписом.

Наступними інші графи заповнюються за порядком: коли працівник поступив на роботу, відомості про його посади та про організації, підстави для звільнення або переведення.

У дублікаті повинні бути відображені тільки ті відомості, які можна підтвердити документально. Інша інформація не вноситься.

Усі записи роблять синьою або чорною пастою. Не припустимі помилки, помарки, скорочення.

У повторно виданому документі в правому верхньому куті на титульному аркуші має бути написано «Дублікат».

Терміни

Як було сказано раніше, процес оформлення повторного документа починається з подачі заяви. На заповнення дубліката трудової книжки законодавство відводить 15 днів. Саме протягом цього часу дублікат має бути надано працівнику. Це ж правило поширюється і для колишніх працівників. Причому трудове право не передбачає строків давності для звернення громадянина за дублікатом трудової.

Важливі моменти

Є ситуації, коли керівник оформив дублікат трудової, а співробітник знаходить оригінал. У подібних випадках формальний статус може мати тільки один документ, який останній був зафіксований в журналі обліку. Отже, це дублікат.

Оригінал можна залишити на випадок, якщо знадобиться офіційне підтвердження трудового стажу в будь-яких органах.

Видача після звільнення

Як зробити дублікат трудової книжки у разі, якщо працівник вже звільнився? Законодавством передбачений той факт, що роботодавець не може відмовити громадянину лише на тих підставах, що він вже не працює в даній організації або не має змоги надати інформацію про місця роботи після звільнення.

Підприємство повинно видати дублікат документа на підставі заяви. При цьому ніде не зазначено той факт, що громадянин повинен пред’являти інформацію про ту діяльність, яку він вів після звільнення. Дублікат повинен бути виданий на загальних підставах.

Облік документа

Після того як повторний документ заповнений, інформація про нього вноситься в спеціальний журнал обліку. У зв’язку з тим, що дублюючий документ має ту ж юридичну силу, що й оригінал, правила його ведення, зберігання та обліку повинні бути відповідними. Єдина відмінність – це відмітка про те, що це дублікат.

Бланк трудової книжки вважається важливим документом, що підтверджує не тільки трудову діяльність людини протягом всього його життя, але і гарантом його подальших пенсійних нарахувань.

І незважаючи на те що законом передбачено оформлення дублікатів на втрачені або зіпсовані оригінали, краще все-таки бути обачнішим і уважнішим в обігу з власною трудовою книжкою. Адже збір інформації та необхідних відомостей займає чимало часу, а деяка інформація взагалі може бути втрачена. Тому треба бережно ставитися до такого роду документів, стежити за його веденням та зберіганням.