Як вести касу ІП та ТОВ: покрокова інструкція

Частий питання: “чи Потрібно ІП вести касу?”. З 2012 року по 2014 рік всіх індивідуальних підприємців, які здійснюють розрахунок готівкою, зобов’язали мати касу.

Підприємцям було дозволено перейти до спрощеної системи ведення каси. Це істотно полегшило документообіг для індивідуальних підприємців, справа яких обмежена невеликими масштабами і ведеться без найманих працівників або не відрізняється регулярністю оборотів готівки. Якщо ж розрахунок за допомогою готівки проводиться досить часто і здійснюється найманим працівником, не варто зневажливо ставитися до касової дисципліни, так як налагоджений облік операцій дозволяє зберегти ваші фінансові кошти.

У цій статті розберемося, як вести касу індивідуального підприємця.

Касова дисципліна

Для початку спробуємо розібратися з термінологією. Що мають на увазі під «Касовою книгою»? У чому відмінність між «Касою» і «Касовим апаратом». Спеціальний журнал, що містить відомості про всі операції з готівкою називається касовою книгою. Закон зобов’язує вести книгу всіх індивідуальних підприємців, навіть тих, які використовують спрощенку (ССО). Вона називається ДО-4. «Касовим апаратом» (ККМ, ККТ) називають пристрій, встановлений для того, щоб ви мали можливість отримати готівку від ваших клієнтів. Цих пристроїв може бути встановлено стільки, скільки вам потрібно, але по кожному з них необхідно оформляти індивідуальну звітність. Податкова може поцікавитися, чи веде ІП касу?

«Каса» організації – це сукупна спільність всіх грошових операцій (видача, зберігання, прийом). В неї потрапляє вся сума виручки, яка отримана, в тому числі і по касовим апаратам. З неї ж здійснюють і всі готівкові витрати, які необхідні для здійснення діяльності організації. Гроші здають інкасаторам для наступної передачі в банк. Каса може бути окремим приміщенням, сейфом в кімнаті або навіть ящиком робочого столу. Весь перелік операцій по касі супроводжується оформленням касових документів, саме це і мають на увазі, коли говорять про дотримання касової дисципліни. Мають на увазі звід правил, необхідних для здійснення операцій, якими супроводжується прийом, видача і збереження готівкових грошей. Отже, як вести касу підприємцям?

У чому полягає касова дисципліна?

По-перше, це стосується оформлення документів по касі, які відображають рух грошей. Безумовно, також важливо дотримуватися ліміт каси (гранично можлива сума грошей, яка допускається до зберігання в кінці дня роботи). Дотримуватися правил видачі, що стосуються грошей під звіт. Крім того, обмеження розрахунків, вироблених з допомогою готівки, між учасниками підприємницької діяльності за одним договором сумою, що не перевищує 100 тис. рублів.

Ведення каси

Важливо розуміти, як правильно вести касу.

Обов’язок дотримання касової дисципліни ні від наявності касового апарата, ні від того, яку ви обрали систему оподаткування, не залежить. Ви можете не користуватися касовим апаратом при розрахунках, виписуючи товарні чеки, але правила касовий дисципліни повинні дотримуватися неухильно. Власне, порядок тут такий – є рух грошей, значить, касова дисципліна повинна бути на висоті. З середини 2014 року до теперішнього часу діє порядок, при якому ведення каси називається спрощеним. Найбільшою мірою ці зміни торкнулися ІП та їх працівників. Тепер ІП може не вести касу нарівні з ТОВ і, крім того, може не оформляти документи по касі (ПКО, ВКО, касову книгу).

Підприємці повинні тільки підтверджувати виплату заробітної плати за допомогою розрахункових і платіжних відомостей. Також згідно спрощенці, індивідуальним підприємцям і малим підприємствам (кількість працівників не перевищує ста людина, а виручка менше 800 мільйонів рублів в рік) не обов’язково встановлювати касовий грошовий ліміт. Всі правила ведення каси встановлені вказівками Банку РФ (Наказ від 11 березня 2014 р. № 3210-У і Вказівку від 7 жовтня 2013 р. № 3073-У).

Як вести касу і документи по ній?

Документи по касі

Вся сукупність операцій по касі проводиться уповноваженим на це співробітником (зазвичай це касир), за його відсутності ці функції виконує керівник. Якщо кілька касирів, то призначають старшого касира. Документи по касі формуються головним бухгалтером або іншим призначеним посадовою особою, з яким укладався договір про ведення бухгалтерського обліку. Касові операції оформляють такими документами: прибутковим касовим ордером, який заповнюється в разі кожного надходження грошей. Якщо гроші оформляється чеком ККМ або з допомогою БСО, то не заборонено складати прибутковий ордер на загальну суму прийнятої готівки за робочу зміну. Коли з каси видають гроші, то оформляють цю процедуру, виписуючи видатковий ордер. Коли касир отримує ордер (наприклад, від працівника, який відправляється за покупкою папери) він повинен переконатися, що на видатковому ордері є віза головного бухгалтера або керівника, а також встановити особу співробітника.

Дані по всім прибутково-видатковими ордерами заносяться в касову книгу (за формою КО-4). У кінці службового дня відбувається звірка даних по касовій книзі з даними виписаних ордерів і визначається сума залишку готівки в касі. Це обов’язок касира. Він повинен знати, як вести касу правильно.

Якщо протягом робочого дня касових операцій не проводилося, то в касовій книзі відповідно записи відсутні. Книгу обліку (за формою КО-5) заповнюють тільки у тих випадках, коли в організації не працює один касир, а кілька. Записи в книгу вносять під час роботи в той момент, коли відбувається передача готівки від старшого касира касиру, що підтверджують їх підписи. Для видачі зарплат, стипендій і інших виплат оформлюються розрахунково-платіжні та платіжні відомості. Заповнення касових документів можливо в документарному вигляді або в електронній формі. Документи на паперових носіях оформляють від руки або на комп’ютері і підписують особистими підписами. Документом в електронному вигляді, що оформлюються за допомогою комп’ютера, повинні забезпечуватися захист від несанкціонованого доступу, крім того, їх підписують електронними підписами. Слід нагадати, що такі види звітних документів як: КУДИР, Книга обліку БСЗ, звіти та журнали касирів-операціоністів не відносять до касової дисципліни.

Веде ІП касу? Це питання цікавить багатьох.

Касова книга

Початок касової книги відповідає початку календарного року. Ведеться вона у формі журналу, який складається з п’ятдесяти (або ста) сторінок, із зазначенням на титулі терміну дії. У ситуації, коли книга закінчується до того, як закінчився календарний рік, то заводять ще одну книгу, в якій записи продовжують вести в хронологічному порядку. На цьому примірнику теж вказують дату початку її ведення та дату закінчення. Така організація ведення дає можливість встановити послідовність касових книг. За попереднім вказівками, було необхідно пронумерувати, прошити всі листи і скріпити підписом відповідальної особи і печаткою. ІП зобов’язані вести касу, якщо у них є касовий апарат.

За новими вказівками центрального банку, чинним на даний момент, ці вимоги скасовані. Індивідуальний підприємець має право не визначати касовий ліміт. Якщо підприємець оформляє касову книгу, то при виписці прибутково-видаткової документації, виручку в касу він оформляє за допомогою одного прибуткового ордера, виписаного на загальну суму оформлених за робочий день документів. В організації ведення книги – обов’язок касира, він же приймає гроші і вносить записи до журналу. По закінченні робочого дня передається касиром залишок готівки і всі первинні документи бухгалтерові, який підписує цей лист в журналі (це може зробити і керівник в відсутність бухгалтера). Індивідуальний підприємець проводить, як правило, цю процедуру особисто.

Спосіб формування касової книги в електронному варіанті теж допускається. Тут є дві можливості: касова книга оформляється в електронному вигляді, а потім переноситься на паперові носії. Якщо користуватися другим варіантом, то касову книгу ведуть повністю в електронному вигляді, застосовуючи електронно-цифровий підпис. В першому випадку, ця процедура істотних відмінностей від класичного способу не має. Як вести бухгалтерію по касі? Про це далі.

Другий варіант оформлення касової книги припускає здійснення наступних дій:

• З метою забезпечення захисту інформації касової книги від доступу третіх осіб ставиться пароль.
• Обов’язково використовується резервний накопичувач або службова інформація зберігається на сервер.
• Електронний підпис до касовій книзі оформляють згідно із Законом № 63-ФЗ від 06.04.2011 року.

Після того як відповідальною особою поставлено підпис у книзі, виправлення вносити не можна. При виконанні перерахованих вище умов електронна касова книга прирівнюється до паперового варіанту і роздруківки не вимагає.

Як вести касу в 1С 8. 3?

Касова книга може вестись як, так і в комп’ютерній програмі. В «1С Бухгалтерія 8.3» касову книгу реалізували як звіт. Бухгалтер або касир не повинен робити для неї окремі записи, тим більше подвійні. Досить здійснювати внесення первинних документів з надходження та видачі готівки. Касова книга буде автоматично сформована на їх підставі.

Ліміт залишкових коштів по касі

Лімітом залишку по касі прийнято називати гранично допустиму суму грошей, зберігання якій дозволено в касі організації в кінці дня роботи. Всю готівку, отриману понад певного ліміту, потрібно передавати в банк. Це правило може бути порушене в дні, коли видається зарплата, стипендія, а також у вихідні дні (якщо проводили операції по касі). До процедури встановлення касового ліміту слід поставитися дуже уважно. Якщо ліміт не встановлений, то він буде вважатися рівним нулю, це означає, що будь-яка сума в касі на кінець службового дня вважається перевищує касовий ліміт. Як вести касу ІП, можна уточнити в податковій.

Наявність у касі готівки понад встановленого розміру – це грубе порушення касової дисципліни, за яке покладений штраф. Ліміт по касі встановлює керівник наказом за своїм підписом. Наказ може визначати термін, на який цей ліміт є чинним або ні, в останньому випадку сума ліміту буде чинною до видання нового наказу. Нагадуємо, що з 01. 06. 2014 р. індивідуальним підприємцям та малим підприємствам не потрібно встановлювати касовий ліміт. Для того, щоб його скасувати, досить надрукувати відповідний наказ. Наказ грунтується на Вказівках Банку РФ від 11.03. 2014 р. № 3210-У і обов’язково повинен містити наступне визначення: «Зберігати готівку грошові кошти в касі без встановлення ліміту залишку в касі».

Треба вести касу ІП?

Видача готівкових коштів під звіт

Підзвітними грошима називають суми, які видані підзвітним працівникам на відрядження або представницькі витрати госппотреби. Видають гроші під звіт, лише на підставі заяви працівника. Заява повинна відображати наступні дані: розмір суми, мета видачі і строк, по закінченні якого працівник повинен відзвітувати. Заяву пишуть у довільній формі і обов’язково підписують його у керівника. Якщо витрачені працівником власні засоби, то йому їх компенсують, також за заявою. Як правило, гроші під звіт видають працівникам, які не відзвітували за попередніми авансами. Авансовий звіт з додатком касового або товарного чека співробітник надає не пізніше, ніж через три дні. Якщо цього не зробити, то кошти видані працівникові не будуть зараховані на витрати.

Як вести касу в 1С мало хто знає.

Обмеження готівкових розрахунках

Ще одне важливе правило касової дисципліни – дотримання обмеження обсягу готівкових операцій між учасниками підприємницької діяльності (ІП і ТОВ) за одним договором сумою менше 100 тис. рублів. На розрахунки з фізичними особами це обмеження не поширюється. Також не потрібно дотримуватися цього положення при виплаті працівникам зарплати, виплат соціального характеру і підзвітних сум (виняток становлять випадки, коли підзвітний працівник вчиняє правочин від імені підприємства довіреності). При веденні касових розрахунків, треба звернути увагу на наступний момент: готівкову виручку можна використовувати для погашення позик, виплати дивідендів та оплати оренди нерухомості.

Особисті потреби

Все що зароблено організацією, належить їй. У зв’язку з цим положенням навіть якщо в ТОВ всього один єдиний засновник, то він все одно не може розпоряджатися коштами ТОВ за своїм бажанням. Брати з каси готівкові кошти у відповідності зі своїми особистими потребами засновникам заборонено. А ось індивідуальних підприємців на відміну від ТОВ не обмежують подібним чином. Вони можуть розпоряджатися своїми грошима в будь-який час. Суми, які ПІДПРИЄМЕЦЬ має право витрачати у відповідності зі своїми особистими потребами, які не обмежуються законом (єдина вимога, підприємець повинен вчасно сплачувати податки і страхові внески). У зв’язку з цим потрібно відзначити, що якщо індивідуальний підприємець не випустив наказ про скасування ведення документації каси, то одержуючи готівку з каси, він повинен оформляти видатковий ордер з позначкою про те, що кошти видані на власні потреби.

Перевірки податкових органів

До 2012 року контролювали дотримання правил ведення каси (як вести облік, розібратися нескладно) банки. Тепер ця функція покладена на працівників Федеральної Податкової служби. Вони здійснюють виїзні перевірки і можуть перевірити, наприклад, як готівкові кошти враховуються. Або проконтролювати процес роздруківки звітів, які містить фіскальна пам’ять ККТ і накопичувачі фіскальної пам’яті. Крім того, вони можуть вимагати всі документи, якими проводиться оформлення касових операцій (ПКО і ВКО, касова книга, звітність за ККМ і т. д.).

Також працівники податкової служби ретельно контролюють видачу касових чеків (бланків суворої звітності). За те, що підприємство або ПІДПРИЄМЕЦЬ не дотримується правил ведення каси і порушує послідовність роботи з готівкою, передбачається штраф за статтею 15.1 КоАП РФ: для ІП і відповідальних співробітників організації – від 4000 до 5000 рублів; для юридичних осіб – від 40 000 до 50 000 рублів.

Ми розібралися, чи повинен ПІДПРИЄМЕЦЬ вести касу.